Zapanowanie nad tym, aby obieg dokumentów w firmie był zarówno wydajny, jak i przede wszystkim czytelny, wcale nie należy do zadań łatwych, z czego sprawę zdaje sobie każdy przedsiębiorca. Fakt ten dotyczy głównie listów otrzymywanych od urzędów, kontrahentów czy też partnerów handlowych. Niejednokrotnie zdarza się, że szybkie odnalezienie tego typu korespondencji sprawia sporo trudności. Cała sprawa staje się wyjątkowo poważna w sytuacji, w której zagubiony zostaje ważny z formalnego lub prawnego punktu widzenia dokument. Niestety może się to wiązać nawet ze stratami finansowymi.
Dlatego też przygotowana przez nas oferta usługowa przeznaczona jest dla odbiorców, którym zależy na tym, aby raz na zawsze rozwiązać ten problem. Elektroniczny rejestr korespondencji to coraz popularniejsze rozwiązanie, którego wdrożenie gwarantuje wiele praktycznych korzyści. Zachęcamy do zapoznania się ze szczegółami i do kontaktu z naszymi doświadczonymi doradcami!
Podział korespondencji
Bez względu na zakres prowadzonej działalności gospodarczej w każdej firmie można spotkać się z 2 rodzajami korespondencji – przychodzącą oraz wychodzącą. W pierwszej grupie znajdują się dokumenty, które wpływają do biura, czyli różnego rodzaju umowy, pisma od klientów, pisma z urzędów, podania, a także wnioski. Druga kategoria natomiast jest szczególnie istotna w przypadku sklepów internetowych, ponieważ obejmuje wszystko, co zostaje wysłane lub przekazane na zewnątrz za pośrednictwem poczty czy też firm kurierskich.
Kluczem do poradzenia sobie z tak ogromną ilością danych oraz informacji jest wyeliminowanie ryzyka popełnienia błędu. To bardzo istotne. Dla przykładu – wysłanie oferty przetargowej o jeden dzień za późno jednoznacznie wiąże się z tym, że firma nie weźmie udziału w całym wydarzeniu. Aby zagwarantować sobie należytą wydajność pracy, warto wziąć pod uwagę inwestycję w elektroniczny obieg korespondencji. Zapewniamy, że odpowiednio dobrane oprogramowanie komputerowe pomoże Państwu w prowadzeniu działalności.
Elektroniczny rejestr korespondencji – zalety
Sprawne funkcjonowanie firm coraz częściej uzależnione jest od umiejętnego wdrożenia najnowocześniejszych technologii. Doskonały tego przykład stanowią właśnie systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Ich wykorzystanie niesie ze sobą wiele praktycznych korzyści. Po pierwsze, oprogramowanie tego typu umożliwia szybkie wyszukiwanie plików w dziennikach korespondencji poprzez wpisywanie ich nazw lub numerów ewidencyjnych. Po drugie, dobrze skonfigurowany system pozwala nie tylko kategoryzować, ale również śledzić wszystkie przychodzące i wychodzące listy.
Po trzecie natomiast, bardzo przydatna okazuje się opcja cyfrowego powiązania korespondencji z kontrahentem, czy też z konkretną sprawą. Na tym jednak zalety się nie kończą. Doskonale wiemy o tym, że naszym klientom zależy również na tym, aby odciążyć pracowników sekretariatu. Co warte podkreślenia – systemy rejestru elektronicznego umożliwiają też digitalizację danych papierowych. Zapraszamy do kontaktu. Nasi doświadczeni specjaliści z przyjemnością przybliżą Państwu wszystkie szczegóły techniczne.