Konieczność ograniczenia zużycia i nadmiernej eksploatacji naturalnych surowców przekłada się na wprowadzanie przepisów, których celem jest ochrona środowiska. Jednym z przejawów tego procesu jest dążenie do zmniejszenia wykorzystania papieru, a tym samym redukcja zapotrzebowania na jego produkcję i wycinkę drzew. Dlatego od kwietnia 2019 r. obowiązują faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych. Ich obligatoryjne włączenie do obiegu ma podłoże nie tylko ekologiczne. Ułatwiają one również kontrolowanie procesów biznesowych przez właściwe jednostki, a także skracają czas potrzebny na sfinalizowanie transakcji. Czym są i kiedy trzeba je wystawiać lub przyjmować?
Faktura elektroniczna online – co musi zawierać?
Jest to e-dokument, który ma taką samą wartość jak jego drukowany odpowiednik. Przepisy umożliwiają jego przygotowanie w wielu formatach – jednak najczęściej generuje się pliki XML. To, co wyróżnia zapis takich faktur w formie elektronicznej online, to fakt, że są one niezależne od aplikacji, w której powstały. Dzięki temu można je otwierać w różnych programach bez utraty zawartości oraz formatowania.
Faktura elektroniczna online musi zawierać dokładnie te same informacje, które powinny znajdywać się na egzemplarzu fizycznym. Niezwykle istotna jest data wystawienia oraz numer faktury. Oczywiście nie może zabraknąć danych dotyczących zarówno sprzedawcy, jak i podmiotu kupującego, czyli:
- nazwy i adresy firm,
- imiona i nazwiska reprezentantów,
- NIP obydwu kontrahentów lub specjalny numer GLN (Globalny Numer Lokalizacyjny), którym można się posługiwać w internecie.
Na każdym dokumencie musi być wyraźnie wskazany towar (lub usługa) oraz jego ilość i cena jednostkowa netto, suma netto i brutto, stawka podatkowa, a także ostateczna kwota do zapłaty. Jeśli data realizacji zamówienia (np. dostarczenia nabytego asortymentu lub wykonania usługi) będzie inna niż wystawienia rachunku, należy ją również uwzględnić.
Faktura elektroniczna — czy wymagany jest podpis online?
Wiele osób ma wątpliwości dotyczące tego, czy faktury elektroniczne online muszą być podpisane. Na chwilę obecną prawo nie przewiduje takiego obowiązku. Nie trzeba zatem korzystać z zaufanego profilu w celu uwierzytelnienia rachunku.
Jak wystawić faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych? – Program OneClick
Jeśli skorzystasz z naszego systemu elektronicznego obiegu dokumentów OneClick, zyskasz możliwość prostego generowania faktur elektronicznych online. Oprogramowanie wyróżnia się intuicyjnym interfejsem, dlatego bez problemu odnajdziesz się, w jego funkcjach. Dołożyliśmy wszelkich starań, aby aplikacja usprawniła funkcjonowanie każdego biznesu. Dzięki niej można jednym kliknięciem wystawić faktury w formie elektronicznej. Wystarczy wcześniej wprowadzić dane dotyczące konkretnej transakcji oraz kontrahenta, a następnie zatwierdzić wpisane informacje. Program sam wygeneruje dokument, a następnie go wyśle. Takie działanie oszczędza czas i zmniejsza ryzyko popełnienia błędu.
Faktury elektroniczne w zamówieniach publicznych – podstawa prawna
Funkcjonowanie e-rachunku kodyfikuje Ustawa o VAT. Art. 2 pkt 32, która uściśla, kiedy można mówić o e-fakturze. Zgodnie z zapisem dopuszczony jest dowolny jej format, nie tylko wspomniany XML. Może to być również popularny PDF czy CSV, ale także inne rozszerzenia. Nawet skan ręcznie sporządzonego pisma spełnia wymogi, pod warunkiem, że nie został wcześniej puszczony w obieg w wersji papierowej.
Aktualnie nie ma obowiązku każdorazowego korzystania z dokumentów online. Konieczność ta dotyczy jedynie transakcji, w których jedną ze stron jest podmiot państwowy. W zamówieniach publicznych, faktury elektroniczne są obligatoryjne i nie można z nich zrezygnować. Zarówno zamawiający, jak i wykonawca (lub sprzedawca) muszą respektować, w takich sytuacjach, e-dokumenty. Skorzystasz z nich, jeśli podpiszesz kontrakt z dyrekcją szpitali, szkół, muzeów, Policją lub Strażą Pożarną, przedstawicielami urzędów itp.
18 kwietnia 2019 r. pojawiły się pierwsze zapisy, regulujące tę kwestię. Ustawa wprowadzała wtedy przymus korzystania z e-faktur przy kontraktach opiewających na kwotę przewyższającą 30 000 euro. Postanowienia te zostały znowelizowane cztery miesiące później. 1 sierpnia tego samego roku weszła w życie poprawka wymagająca rozliczania zamówień w sektorze publicznym w sposób cyfrowy bez względu na wysokość kwoty.
W pozostałych przypadkach możliwość skorzystania z e-rachunku jest przywilejem, a nie koniecznością. Jakie zalety płyną z rozliczeń online? To przede wszystkim korzyść ekologiczna. Ograniczenie zużycia papieru zmniejsza zapotrzebowanie na jego produkcję, a tym samym również i wycinkę drzew. Przedsiębiorcy, dla których ochrona planety jest istotna, powinni zatem zastąpić drukowanie papierowych przyjaznym dla środowiska e-obiegiem.
Kolejną zaletą jest bezpieczeństwo i przyspieszenie transakcji. Wysyłka faktur w formach elektronicznych to gwarancja ich dotarcia do adresata na czas, co nie zawsze jest takie oczywiste w przypadku rozwiązania tradycyjnego. Niestety zdarzają się sytuacje, w których przesyłki giną – wtedy pojawia się zagrożenie, wycieku poufnych danych. Częste są, także opóźnienia z winy samego dostawcy. Już dziś przenieś rozliczanie formalności do naszego systemu OneClick, a zapomnisz o takich sytuacjach.
Faktury w formie elektronicznej — przechowywanie
Jak wygląda archiwizacji rachunków wystawianych online? To jedno z najczęściej zadawanych pytań przez osoby, które zamierzają przejść na system internetowy. Przedsiębiorcy rozliczający swoje transakcje w sieci też są zobligowani do gromadzenia dowodów ich przebiegu. Obowiązujący okres wynosi pięć lat, czyli tyle samo, co w przypadku tradycyjnego systemu papierowego. Osoby wybierające e-faktury mają jednak dużo łatwiej. Nie muszą wydzielać w swoich biurach olbrzymiej ilości miejsca na składowanie segregatorów z rachunkami. Wystarczy, że będą zapisywać potrzebne pliki w chmurze, na twardym dysku lub w pamięci aplikacji, z której korzystają do ich tworzenia.
Zasady wystawiania faktur elektronicznych
Zgodnie z definicją określającą, czym jest faktura elektroniczna, za jej wystawienie można uważać zwykłe wysłanie wiadomości e-mail z załączonym plikiem np. z rozszerzeniem PDF. Należy jednak pamiętać, że przy współpracy innej niż zamówienia publiczne, będzie on ważny tylko za zgodą odbiorcy, np. zleceniodawcy. Nie ma jednak wymogu uzyskania uprzedniej akceptacji, chociażby w formie pisemnej.
Sprzedawca ma prawo po prostu przesłać taki rachunek online. Jeżeli adresat nie wyrazi sprzeciwu, uznaje się, że go przyjął. Jeśli jednak kontrahent zgłosi zastrzeżenia i poprosi o papierowy egzemplarz, zgodnie z prawem trzeba go wystawić i dostarczyć do klienta. Udostępnienie faktury jest obligatoryjne i należy to uczynić niezwłocznie, bez oczekiwania na zapytanie, czy ponaglenie kupującego.
Ważne jest również to, w jaki sposób liczony jest moment otrzymania dokumentu. Nie jest to chwila, w której wiadomość została przeczytana (wiele osób tak myśli). Liczy się dostarczenie, wpłynięcie do skrzynki. Powiadomienie, że e-mail dotarł do adresata, jest równoznaczne z potwierdzeniem otrzymania przez niego faktury. Jeśli przeoczy on wiadomość, jest to jego niedopełnienie, za które wystawca nie ponosi odpowiedzialności.
Prawo nakazuje, by rachunek był integralny w treści. Co to oznacza? Obydwie strony kontraktu muszą dysponować dokładnie takimi samymi egzemplarzami. Zabronione jest także nanoszenie na nie poprawek. Jeżeli pojawią się na nich błędy, stosuje się taką samą procedurę jak w przypadku tradycyjnego obiegu. Należy zatem sporządzić tzw. dokument korygujący, a nie wprowadzać poprawki na oryginalnych wersjach.
Faktury elektroniczne online – podsumowanie
W nowoczesnym biznesie coraz więcej formalności załatwia się w internecie. Tradycyjne metody rozliczania kontraktów są czasochłonne, niewygodne i stwarzają problem z archiwizowaniem olbrzymiej ilości materiałów drukowanych. Dlatego warto zamówić nasze oprogramowanie do szybkiego i komfortowego wystawiania oraz wysyłania dokumentów sprzedażowych drogą online. Wygenerowane pliki są łatwe w przechowywaniu. Wystarczy je zapisać na dysku komputera. W przypadku zamówień publicznych korzystanie z elektronicznych faktur jest obowiązkowe. W sektorze prywatnym wymóg ten nie występuje. Jednak ze względu na korzyści odczuwane przez obydwie strony, coraz większa ilość przedsiębiorców decyduje się na taki sposób rozliczania transakcji.