Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentacji w oryginalnej formie w określonym ustawowo czasie. Powinna się ona znajdować w siedzibie jego firmy lub jej oddziale. Dotyczy to głównie dokumentacji pracowniczej, ksiąg rachunkowych lub podatkowych, dowodów księgowych, inwentaryzacyjnych oraz sprawozdań finansowych. Właściciel przedsiębiorstwa jest również zobowiązany do tego, aby chronić je przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, niedozwolonymi zmianami czy nieupoważnionym rozpowszechnianiem.
Z dniem 1 stycznia 2019 roku obowiązywać zaczęła ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych zapisów prawnych w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zapewniła ona m.in. możliwość prowadzenia akt osobowych pracowników wyłącznie w formie elektronicznej. Zarówno tzw. e-teczki (czy e-akta), jak i inne dokumenty będące w e-obiegu to ukłon w stronę postępującej digitalizacji. Zarówno cyfrowy postęp, jak i przepisy prawa umożliwiają przechowywanie coraz większej ilości dokumentów w tej formie. Bez wątpienia wpływa to na ich dużo sprawniejsze tworzenie, przesyłanie i archiwizowanie.
Elektroniczny obieg dokumentów – dlaczego warto?
Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Nie ma tu znaczenia branża, w jakiej działają na co dzień. Zaletą tego systemu jest bowiem możliwość dopasowania go do potrzeb i wymagań każdej firmy, która zdecyduje się na oprogramowanie.
Jest to nie tylko forma unowocześniania jej, ale również rozwiązanie, dzięki któremu całkowicie niweluje się problem dotyczący zagubienia ważnych pism, faktur czy akt. Ich digitalizacja ułatwia swobodnie wyszukiwanie niezbędnych informacji z danego okresu. O tym, jak ma wyglądać obieg dokumentów w firmie oraz kto i w jakim stopniu ma do nich dostęp, a do tego, jak krążą po przedsiębiorstwie, można zadecydować indywidualnie.
System do zarządzania dokumentami (workflow) to także program do wystawiania faktur elektronicznych, tworzenie umów, zapytań ofertowych oraz pism. Dzięki temu, że są one dostępne za pomocą e-obiegu, każdy dział w firmie ma wgląd do bieżących informacji. W ten sposób udaje się wykluczyć wszelkie przeoczenia czy ryzyko ich zagubienia.
Dopuszczone prawem elektroniczne odpowiedniki wielu różnych papierowych pism to także działanie ekologiczne. Niosą one za sobą bowiem oszczędność papieru oraz czasu – wysyła się je e-mailem do zainteresowanych osób, zamiast pocztą czy kurierem. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie pozwala również zredukować koszty i przyspieszyć pracę.
Elektroniczny obieg dokumentów według prawa – ustawa
Jakie dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej? Szereg ustaw daje przedsiębiorcom coraz większe możliwości w tym zakresie. Papierowych odpowiedników nie muszą mieć np.:
- księgi rachunkowe,
- księgi podatkowe,
- dokumenty inwentaryzacyjne,
- sprawozdania finansowe,
- listy płac,
- dowody księgowe,
- kopie dokumentów kasowych,
- wyciągi bankowe,
- deklaracje podatkowe,
- faktury związane z delegacjami,
- umowy,
- oświadczenia woli,
- dokumentacje lekarskie (zwolnienia, zaświadczenia),
- osobowe akta pracowników.
Również inne dokumenty, których formy papierowej nie reguluje dana ustawa, mogą funkcjonować w elektronicznym obiegu.
Ustawa o rachunkowości – co reguluje?
Zgodnie z ustawą o rachunkowości:
- księgi rachunkowe,
- dowody księgowe,
- kopie dokumentów kasowych,
- sprawozdania finansowe,
- listy płac,
- dane inwentaryzacyjne
można przechowywać obok wersji papierowej również w formie elektronicznej na takich nośnikach jak np. płyty DVD/CD, dyski twarde, pod warunkiem, że umieszczone są w sejfach, szafach lub pomieszczeniach, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby. Konieczne jest również regularne wykonywanie kopii zapasowych.
Wspomniana wyżej ustawa dopuszcza archiwizowanie zarówno skanów, jak i innych form cyfrowych dokumentów, w tym m.in. dowodów księgowych takich jak np. faktury. Jednak ich treść w momencie przeniesienia na informatyczne nośniki danych musi być zachowana w trwałej i niezmienionej postaci. Dowody księgowe są podstawą zapisu w księgach rachunkowych i stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej. Aby dokument elektroniczny to gwarantował, musi spełniać wymogi, jakie znajdują się w art. 21 ust. 1, czyli zawierać m.in.:
- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
- opis dokonanej operacji oraz jej wartość,
- data,
- podpis wystawcy dowodu,
- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.
Ponadto nowelizacja ustawy o rachunkowości, obowiązująca od 1 stycznia 2019 r. zniosła obowiązek trwałego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Zgodnie z nowymi przepisami przechowywanie tych dokumentów przez co najmniej pięć lat liczy się od początku roku następującego po zatwierdzeniu sprawozdania. Z kolei rok wcześniej w życie wszedł obowiązek sporządzania i składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej.
Dla przedsiębiorstw, które na co dzień stosują zasady zawarte w ustawie o rachunkowości, jest to znaczne usprawnienie działalności księgowej oraz zmniejszenie kosztów archiwizacji. E-obieg umożliwia także szybszą eliminację błędów i przyspiesza wiele procesów w zakresie zarządzania firmą.