Obieg faktur to proces wymagający uważnej kontroli. Faktura kosztowa jest szczególnym rodzajem dokumentu, który ma wysoką rangę ważności. Dlatego niezbędne jest, aby ściśle nadzorować proces obiegu faktur. Papierowa dokumentacja może łatwo zaginąć, czy też ulec zniszczeniu. Jak uchronić się przed takim ryzykiem, a dodatkowo zwiększyć efektywność tego typu procesów biznesowych?
Skutecznym rozwiązaniem jest program do faktur OneClick. System został wyposażony w elektroniczny obieg faktur, który ułatwia i usprawnia pracę działu księgowego. Rejestracja faktur kosztowych i ich akceptacja odbywa się za pomocą “jednego kliknięcia”. Proponowane oprogramowanie wspomaga ewidencję oraz zarządzanie dokumentami różnego typu: fakturami kosztowymi, korektami i rachunkami. Program OneClick obsługuje zarówno dokumenty papierowe, jak i elektroniczne. Jego atutem jest m.in. możliwość automatycznego łączenia dokumentacji kosztowej z zamówieniami. Daje on również sposobność dekretacji kosztów na zróżnicowane centra oraz konta. Proces rejestracji i akceptacji dokumentów kosztowych uwzględnia zarówno faktury w polskiej, jak i obcej walucie.
Elektroniczny obieg faktur kosztowych w firmie – jakie korzyści?
Przejdźmy zatem do realnych korzyści, jakie może otrzymać firma, która zastąpi tradycyjny obieg faktur papierowych wersją zautomatyzowaną. Do najważniejszych zalet tego rozwiązania zalicza się:
- redukcja ilości papierowych odpadów, a więc troska o zasoby środowiska i mądre zarządzanie nimi,
- możliwość zdalnego kontrolowania procesów i dostęp do faktur z dowolnego miejsca na świecie,
- najlepsza ochrona dokumentów przed zniszczeniem czy zgubieniem,
- ustandaryzowane nazewnictwo plików, które ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie w systemie,
- archiwizacja i wykonywanie kopii zapasowych,
- pełna kontrola nad terminami płatności, brak ryzyka opóźnień,
- zminimalizowane ryzyko błędów na etapie wypełniania faktur czy ich przechowywania. Wiele działów posługuje się w codziennej pracy elektronicznym obiegiem faktur, dostrzegając wymierne korzyści, które odczuwa cała firma.. Dla klientów często na pierwszym miejscu jest bezpieczeństwo poufnych danych, które biorą udział w procesie oraz są później archiwizowane. Dzięki doświadczeniu i profesjonalizmowi nasi partnerzy obdarzyli nas zaufaniem i to właśnie nam powierzyli wdrożenie systemu BPM w swoim przedsiębiorstwie.
Elektroniczny obieg faktur pozwoli Ci oszczędzić czas, jaki trzeba by było poświęcić na zatwierdzenie, weryfikację i rejestrację faktur w wieloetapowym trybie tradycyjnym. Dzięki temu zyskujesz możliwość odpowiedniego zabezpieczenia dokumentów i wyeliminowania ewentualnych błędów. Sprawujesz także pełną kontrolę nad fakturami, gdyż osoby zarządzające systemem doskonale wiedzą, co zostało już rozliczone, a czym trzeba się jeszcze zająć. Ustawienia programu możesz dostosowywać indywidualnie do specyfiki Twojej firmy. W praktyce oznacza to np. możliwość przypisania odpowiedzialności za konkretne faktury, przykładowo zależnie od ich kwoty. Użytkownicy OneClick mają równie podgląd na skany faktur. Inaczej mówiąc, elektroniczny obieg dokumentów to optymalizacja procesów biznesowych.
Elektroniczny obieg faktur w firmie – funkcjonalności programu
Nasz system ma wiele praktycznych funkcjonalności, które ułatwiają zarządzanie elektronicznym obiegiem faktur. Za pośrednictwem platformy Plus Workflow można:
- zgłaszać zapotrzebowanie na zakupy,
- planować i kontrolować budżet, aby nie wygenerować deficytu,
- obsługiwać przedpłaty,
- akceptować, dekretować i archiwizować faktury,
- usprawniać zamówienia składane dostawcom,
- wprowadzać do obiegu faktury kosztowe,
- budżetować i kontrolować zamówienia z różnych działów,
- łączyć faktury z zamówieniami.
Jak widzisz, nasze rozwiązania służą do optymalizacji oraz automatyzacji procesu, który obejmuje wszystkie etapy obiegu faktur — od momentu złożenia wniosku o zakup, aż po wysłanie faktury i jej archiwizację. A to wszystko przy zredukowanym do minimum ryzyku wystąpienia jakichkolwiek błędów, które mogłyby opóźnić proces płatności.
Elektroniczny obieg faktur a optymalizacja procesów biznesowych
Zdecydowanie można powiedzieć, że elektroniczny obieg faktur to często pierwszy z krok na drodze do optymalizacji procesów biznesowych. Dokumenty rejestrowane są natychmiastowo po wykonaniu skanu i przesłaniu go do bazy lub trafiają automatycznie do systemu Plus Workflow bezpośrednio ze wskazanej skrzynki mailowej. To Ty decydujesz, kto ma uprawnienia do umieszczania danych w systemie oraz ich odczytywania. Dla jeszcze sprawniejszej obsługi, informacje z dokumentów są sczytywane i uzupełniane automatycznie, dzięki technologii OCR. Po ich obsłużeniu następuje przekazanie do właściwego działu, który zajmuje się opisywaniem, a następnie akceptowaniem faktur. Obieg papierowy dokumentów kosztowych nie ma porównania do elektronicznego tak pod względem szybkości, jak również intuicyjności czy transparentności.
Powierz nam wdrożenie zmian w swojej firmie poprzez jej digitalizację. Plus Workflow pozwoli Ci maksymalnie wykorzystać potencjał i zintegrować system z urządzeniami biurowymi. Codzienna praca z dokumentami stanie się znacznie szybsza, a ryzyko pomyłek zmniejszy się niemal do zera. Brak deficytów, opóźnień w płatnościach, ale też konieczności utrzymywania rozbudowanego działu personalnego w kadrach to kolejne zalety tego rozwiązania. Teraz, dzięki Suncode, jest ono w zasięgu Twoich możliwości. Skontaktuj się z nami, abyśmy mogli zaproponować Ci optymalny wariant tego rewolucyjnego systemu.