Strona główna

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie

Obieg dokumentów w firmie warunkuje jakość procesów biznesowych. Aby stał się on sprawny oraz maksymalnie skuteczny, warto sięgnąć po odpowiednie rozwiązania, które umożliwią umożliwią optymalizację procesów biznesowych. System OneClick został stworzony z myślą o wszystkich przedsiębiorcach, którzy pragną usprawnić oraz w pełni kontrolować pracę swojej firmy.

W obecnych czasach, zarządzanie przedsiębiorstwem coraz częściej wymaga informatycznego wsparcia. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie cieszy się popularnością wśród wielu właścicieli biznesu, którzy są zwolennikami nowoczesnych i profesjonalnych rozwiązań z zakresu informatyki.

OneClick to system obiegu dokumentów, który pozwoli na optymalną organizację pracy w firmie. Usprawnia on procesy biznesowe charakterystyczne dla profilu działalności danego przedsiębiorstwa.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie jeszcze nigdy nie był tak prosty

  • Rejestruj i akceptuj faktury. Usprawnij obieg dokumentów księgowych – faktur, korekt, rachunków. Efektywne zarządzanie dokumentami kosztowymi pozwoli Ci zaoszczędzić czas, jaki trzeba by było poświęcić na tradycyjne rejestrowanie, zatwierdzanie i weryfikowanie faktur kosztowych.
  • Prowadź korespondencję. Elektroniczna kancelaria to moduł umożliwiający skuteczne zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą. Rejestracja korespondencji, jej wysyłanie i potwierdzenie odebrania staną się procesami niezwykle sprawnymi i będą zajmować o wiele mniej czasu.
  • Składaj zapotrzebowania. Zarządzaj kosztami oraz strukturą zakupów. Miej nad nimi pełną kontrolę. Obniż koszt firmowych zakupów, przyspiesz proces składania zamówień, zapanuj nad planowanymi wydatkami na potrzebne wyposażenie.
  • Zaplanuj urlop. Popraw szybkość obiegu wniosków urlopowych. System OneClick został wyposażony w moduł umożliwiający ewidencję liczby już wykorzystanych i jeszcze dostępnych dni urlopowych. Błyskawiczna rejestracja wniosku i szybka akceptacja przełożonego czy działu kadr to tylko jedne z wielu funkcji tego systemu.

Poznaj pełną charakterystykę systemu OneClick. Przejrzyj specyfikację poszczególnych procesów biznesowych, które dzięki naszym rozwiązaniom będą przebiegać sprawniej, szybciej i efektywniej. Wykorzystaj potencjał wsparcia informatycznego. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie pomoże Ci zapanować nad ich stosami oraz zwiększyć efektywność oraz wydajność pracy Twoich pracowników. Proponowane przez nas optymalne rozwiązania dla biznesu w każdej chwili możesz przetestować zupełnie za darmo. Zamów bezpłatną wersję demonstracyjną programu i wypróbuj jego możliwości. W przypadku jakichkolwiek dodatkowych pytań, jesteśmy do Twojej pełnej dyspozycji. Serdecznie zachęcamy do skontaktowania się z nami za pośrednictwem maila, bądź też drogą telefoniczną.

Elektroniczny obieg dokumentów – dla kogo?

Rozbudowana ewidencja prowadzenia działalności gospodarczej to kwestia dotycząca nie tylko dużych i średnich firm, ale także niewielkich przedsiębiorstw. Archiwizowanie jest w tym wypadku dość problematyczne, podobnie jak ograniczona szybkość przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi działami. Możliwe jest jednak przeprowadzenie optymalizacji w tym zakresie poprzez wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Jest on przeznaczony zarówno dla spółek komandytowych, jak i znacznie mniejszych firm.

Usprawnienie ich funkcjonowania przynosi wiele korzyści właścicielom takich działalności gospodarczych. Nawet przy niewielkich dochodach, jakie generuje dany podmiot, wprowadzenie nowoczesnego systemu zarządzania dokumentacją daje przede wszystkim sporą oszczędność czasu. Sprawdzi się on wszędzie tam, gdzie ważnym elementem jest wdrażanie innowacyjnych rozwiązań w zakresie efektywnego kierowania przedsiębiorstwem. Elektroniczny obieg dokumentów jest przeznaczony dla firm z każdego sektora – mikro, średniego oraz makro.

To jednak przede wszystkim system usprawniający przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi działami. Z tego względu największą efektywność po jego wprowadzeniu odczują podmioty, które zatrudniają pracowników biurowych odpowiadających za przekazywanie danych np. właścicielowi przedsiębiorstwa i księgowym. Zachęcamy do kontaktu i zapoznania się ze specyfikacją OneClick – wydajnego rozwiązania w zakresie zarządzania dokumentacją m.in. poprzez jej skanowanie oraz elektroniczną archiwizację.

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Przechowywanie pism, faktur czy wniosków w formie papierowej jest dość kłopotliwe – generuje dodatkowe koszty i zajmuje przestrzeń w siedzibie firmy. Dokumentacja w wersji cyfrowej jest zdecydowanie wygodniejsza zarówno dla przedsiębiorcy, jak i zatrudnionych przez niego pracowników. Skanowanie umożliwia zapis danych np. w postaci plików PDF. Ich przesłanie do konkretnego działu trwa bardzo krótko – informacje przekazywane są najczęściej poprzez pocztę elektroniczną czy wewnętrzne systemy konkretnego przedsiębiorstwa.

Takie działanie możliwe jest dzięki wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów. Schemat działania jest w tym wypadku dość prosty. Konkretne informacje w formie papierowej są skanowane przez wskazanego pracownika, który następnie już w wersji cyfrowej przekazuje je bezpośrednio do odpowiedniego odbiorcy. Tym samym wyeliminowane zostają przestoje w dostarczaniu danych wynikające z przekazywania ich między sobą przez kilka osób lub działów. Usprawnia to komunikację w przedsiębiorstwie i zmniejsza koszty operacyjne, co stanowi kolejne zalety systemu OneClick.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to także bezpieczeństwo – możliwe jest udostępnianie wybranych danych wyłącznie autoryzowanych użytkowników. Dzięki OneClick przedsiębiorca w krótszym czasie odpowiada swoim kontrahentom na oferty czy reklamacje. Tworzenie kopii poszczególnych wniosków i rozliczeń jest znacznie prostsze niż w przypadku powielania ich w formie papierowej. To samo dotyczy archiwizacji – przy elektronicznym obiegu dokumentów przebiega ona w pełni bezproblemowo i szybko.