Category Archives: Procesy

W każdej firmie, dział księgowości musi mierzyć się z niełatwym zadaniem zapanowania nad obiegiem faktur kosztowych. Aby ułatwić i usprawnić ich pracę, wyposażyliśmy system OneClick w proces rejestracji i akceptacji faktur kosztowych, który służy do ewidencji oraz zarządzania dokumentami kosztowymi (faktury, korekty, rachunki). Możliwa jest tu obsługa dokumentów papierowych i elektronicznych, automatyczne łączenie dokumentów kosztowych z zamówieniami oraz dekretacja kosztów na różne centra kosztów i konta. W procesie obsługiwane są faktury zarówno w PLN jak i innych walutach.

Czy masz dla swoich pracowników jakieś szczególne zlecenia? A może tych zadań jest tyle, że łatwo się w tym wszystkim pogubić?

Proces zlecania i realizacji spraw pozwala na wsparcie organizacji w realizacji zadań związanych z obsługą dowolnej realizowanej sprawy. Użytkownik posiada tu swobodę w definiowaniu zadań, może również śledzić stopień zaawansowania prac związanych z realizacją zleconej sprawy. Proces zlecania i realizacji spraw to wspaniałe narzędzie pozwalające na łatwe i szybkie delegowanie zadań do poszczególnych pracowników.

Każdy pracownik z utęsknieniem wyczekuje urlopu. Tak prosta rzecz jak wniosek urlopowy, może jednak przysporzyć firmie problemów i wprowadzić małe zamieszanie w firmowych dokumentach. Z tego też powodu wyposażyliśmy system OneClick w proces obsługi wniosku urlopowego, który pozwala na poprawę sprawności ich obsługi. Akceptacja wniosków urlopowych odbywa się w oparciu o strukturę organizacyjną, w procesie możliwa jest obsługa różnych typów urlopu (np. urlop wypoczynkowy, okolicznościowy, z tytułu uciążliwych warunków pracy itp.) oraz ewidencja i śledzenie ilości wykorzystanych i dostępnych dni urlopu dla poszczególnych pracowników.

Problemy, które szybko trzeba rozwiązać, są nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Często nie mamy na nie wpływu, wynikają bowiem z awarii systemowych, uszkodzenia sprzętu czy też zwyczajnie „złośliwości rzeczy martwych”.

Aby pracownicy szybko radzili sobie z rozwiązywaniem wszelkich tego typu problemów, wyposażyliśmy system OneClick w proces help-desk, który poprawia sprawność pracy działów wsparcia wewnętrznego, takich jak np. IT.

Braki w zaopatrzeniu są prawdziwą zmorą pracowników w wielu przedsiębiorstwach, tym bardziej, że często nie wynikają z braku środków na zakup potrzebnego sprzętu, a z niewłaściwego obiegu informacji i skomplikowanej procedury składania zapotrzebowań.

Proces zapotrzebowań, w który wyposażony jest system OneClick, pozwala na skuteczne zarządzanie kosztami i strukturą zakupów. Zapewnia nad nimi kontrolę, pozwala też na drukowanie zamówień z poziomu systemu.

Ważne wiadomości zaginęły pod tonami papierów? Kontrahenci niecierpliwią się czekając na odpowiedź? Jedno kliknięcie i uporządkujesz swoją korespondencję.

System OneClick zapewnia wsparcie organizacji w zakresie przychodzącej i wychodzącej korespondencji, pozwala na ewidencję wszystkich wpływających i wypływających dokumentów oraz kontrolę dystrybucji korespondencji. Dodatkowo automatycznie tworzy dziennik korespondencji wychodzącej i generuje książkę podawczą.

Do fir­my spływają tysiące umów, które następnie za­le­gają wśród in­nych ważnych do­ku­mentów, przez co łatwo je zgu­bić i w ten sposób na­ra­zić się na po­na­glające te­le­fo­ny od kon­tra­hentów.

Dzięki modułowi obsługującemu pro­ces umów, w który wy­po­sażyliśmy pro­gram OneC­lick, Twoi pra­cow­ni­cy w pro­sty sposób będą mo­gli je re­je­stro­wać i prze­syłać do ak­cep­ta­cji. Do­dat­ko­wo, po za­re­je­stro­wa­niu wszyst­kie do­ku­men­ty tra­fią do elek­tro­nicz­ne­go ar­chi­wum, gdzie w szyb­ki i pro­sty sposób można je wy­szu­ki­wać i przeglądać.

Elektroniczne archiwum kontraktów i produktów zapewnia wsparcie działów prawnych, inwestycyjnych oraz administracyjnych w zakresie archiwizacji umów. Do jego funkcji należą obsługa umów standardowych i niestandardowych, archiwizacja szablonów umów, wersjonowanie umów, skanowanie i archiwizacja podpisanych umów oraz weryfikacja okresu ich ważności. Dzięki wbudowanemu w nasz system archiwum, już nigdy Twoi pracownicy nie będą mieli problemów z odnalezieniem interesujących ich dokumentów. Wszystko odbywa się za pośrednictwem prostego i przejrzystego panelu, który daje błyskawiczny dostęp do wszystkich dokumentów jakie zostały wprowadzone do systemu. Wyszukiwarka pozwala na przeglądanie archiwum wedle takich kryteriów jak np. nazwa kontrahenta, numer NIP, rodzaj dokumentu itd.