Monthly Archives: April 2013

Czy masz dla swoich pracowników jakieś szczególne zlecenia? A może tych zadań jest tyle, że łatwo się w tym wszystkim pogubić?

Proces zlecania i realizacji spraw pozwala na wsparcie organizacji w realizacji zadań związanych z obsługą dowolnej realizowanej sprawy. Użytkownik posiada tu swobodę w definiowaniu zadań, może również śledzić stopień zaawansowania prac związanych z realizacją zleconej sprawy. Proces zlecania i realizacji spraw to wspaniałe narzędzie pozwalające na łatwe i szybkie delegowanie zadań do poszczególnych pracowników.

Każdy pracownik z utęsknieniem wyczekuje urlopu. Tak prosta rzecz jak wniosek urlopowy, może jednak przysporzyć firmie problemów i wprowadzić małe zamieszanie w firmowych dokumentach. Z tego też powodu wyposażyliśmy system OneClick w proces obsługi wniosku urlopowego, który pozwala na poprawę sprawności ich obsługi. Akceptacja wniosków urlopowych odbywa się w oparciu o strukturę organizacyjną, w procesie możliwa jest obsługa różnych typów urlopu (np. urlop wypoczynkowy, okolicznościowy, z tytułu uciążliwych warunków pracy itp.) oraz ewidencja i śledzenie ilości wykorzystanych i dostępnych dni urlopu dla poszczególnych pracowników.

Dla każdej firmy niezwykle istotne jest zapewnienie 100% ochrony danych, dlatego system OneClick oferuje rozwiązania, które w pełni sprostają nawet najbardziej rygorystycznym wymogom dotyczącym bezpieczeństwa.

Twoje dane będą przechowywane na serwerach dedykowanych, wyposażonych w najwyższe i potwierdzone certyfikatami standardy bezpieczeństwa. Dyski, na których zainstalowano system są zabezpieczone w RAID (RAID 5 i 10), a back-upy realizowane są na bieżąco, dzięki czemu nie musisz martwić się o utratę ważnych informacji i dokumentów. Zabezpieczone są ponadto połączenia do systemu, a użytkownicy mogą korzystać z transmisji szyfrowanej w SSL (wersja 3).

OneClick zapewnia również zabezpieczenie danych w samym systemie. Dokumenty do niego przesyłane są szyfrowane, a dostęp do systemu uzyskują jedynie zdefiniowani użytkownicy, posiadający swoje hasło i określony zakres uprawnień. Suncode oferuje usługi administrowania systemem, dzięki czemu Twój OneClick będzie nadzorowany przez specjalistów, którzy zadbają o bezpieczeństwo prowadzonych przez Ciebie operacji.

Wdrożenie systemu OneClick przyniesie Twojemu przedsiębiorstwu szereg wymiernych korzyści. Wśród nich przede wszystkim:

• usprawnienie i skuteczną koordynację obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie
• obniżenie kosztów operacyjnych firmy
• wyeliminowanie wszelkich działań nie wnoszących wartości do pracy w firmie (a więc m.in. czasu jaki jest tracony na przekazywanie dokumentów „z rąk do rąk” i oczekiwania na dokumenty)
• wyeliminowanie ryzyka związanego z możliwością zgubienia lub zniszczenia dokumentów
• analizę obiegu dokumentów w firmie dzięki wbudowanym w systemie raportom i statystykom

OneClick pozwoli na wydatne zwiększenie efektywności realizowanych w firmie procesów, sprawi że staną się one źródłem przewagi Twojego przedsiębiorstwa na rynku i przyczyni się do oszczędności zarówno czasu, jak i pieniędzy, które pochłaniała dotychczasowa działalność operacyjna.

Problemy, które szybko trzeba rozwiązać, są nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Często nie mamy na nie wpływu, wynikają bowiem z awarii systemowych, uszkodzenia sprzętu czy też zwyczajnie „złośliwości rzeczy martwych”.

Aby pracownicy szybko radzili sobie z rozwiązywaniem wszelkich tego typu problemów, wyposażyliśmy system OneClick w proces help-desk, który poprawia sprawność pracy działów wsparcia wewnętrznego, takich jak np. IT.

Sys­tem OneC­lick stwo­rzy­liśmy z myślą o wszyst­kich przed­siębior­stwach, które:

• chcą ograniczyć straty czasu i ryzyko utraty dokumentów wynikające z tradycyjnego ich obiegu
• pragną zredukować koszty, które do tej pory ponosiły w związku z działalnością operacyjną
• nie posiadają odpowiedniego sprzętu i serwerów potrzebnych do wdrożenia innych systemów obiegu dokumentów
• wykorzystują urządzenia wielofunkcyjne
• są zainteresowane wdrożeniem systemu obiegu dokumentów, ograniczając jednocześnie koszty jakie się z tym wiążą
• pracownicy firmy są bardzo mobilni i potrzebują łatwego i szybkiego dostępu do systemu

Braki w zaopatrzeniu są prawdziwą zmorą pracowników w wielu przedsiębiorstwach, tym bardziej, że często nie wynikają z braku środków na zakup potrzebnego sprzętu, a z niewłaściwego obiegu informacji i skomplikowanej procedury składania zapotrzebowań.

Proces zapotrzebowań, w który wyposażony jest system OneClick, pozwala na skuteczne zarządzanie kosztami i strukturą zakupów. Zapewnia nad nimi kontrolę, pozwala też na drukowanie zamówień z poziomu systemu.

Ważne wiadomości zaginęły pod tonami papierów? Kontrahenci niecierpliwią się czekając na odpowiedź? Jedno kliknięcie i uporządkujesz swoją korespondencję.

System OneClick zapewnia wsparcie organizacji w zakresie przychodzącej i wychodzącej korespondencji, pozwala na ewidencję wszystkich wpływających i wypływających dokumentów oraz kontrolę dystrybucji korespondencji. Dodatkowo automatycznie tworzy dziennik korespondencji wychodzącej i generuje książkę podawczą.

Do fir­my spływają tysiące umów, które następnie za­le­gają wśród in­nych ważnych do­ku­mentów, przez co łatwo je zgu­bić i w ten sposób na­ra­zić się na po­na­glające te­le­fo­ny od kon­tra­hentów.

Dzięki modułowi obsługującemu pro­ces umów, w który wy­po­sażyliśmy pro­gram OneC­lick, Twoi pra­cow­ni­cy w pro­sty sposób będą mo­gli je re­je­stro­wać i prze­syłać do ak­cep­ta­cji. Do­dat­ko­wo, po za­re­je­stro­wa­niu wszyst­kie do­ku­men­ty tra­fią do elek­tro­nicz­ne­go ar­chi­wum, gdzie w szyb­ki i pro­sty sposób można je wy­szu­ki­wać i przeglądać.

Elektroniczne archiwum kontraktów i produktów zapewnia wsparcie działów prawnych, inwestycyjnych oraz administracyjnych w zakresie archiwizacji umów. Do jego funkcji należą obsługa umów standardowych i niestandardowych, archiwizacja szablonów umów, wersjonowanie umów, skanowanie i archiwizacja podpisanych umów oraz weryfikacja okresu ich ważności. Dzięki wbudowanemu w nasz system archiwum, już nigdy Twoi pracownicy nie będą mieli problemów z odnalezieniem interesujących ich dokumentów. Wszystko odbywa się za pośrednictwem prostego i przejrzystego panelu, który daje błyskawiczny dostęp do wszystkich dokumentów jakie zostały wprowadzone do systemu. Wyszukiwarka pozwala na przeglądanie archiwum wedle takich kryteriów jak np. nazwa kontrahenta, numer NIP, rodzaj dokumentu itd.