W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) faktura ustrukturyzowana to elektroniczny dokument w formacie XML, zgodny ze strukturą logiczną FA(3), umożliwiający pełne odwzorowanie danych wymaganych przez ustawę o VAT oraz uzupełnienie ich o pola opcjonalne.
FA(3) obowiązuje od 1 lutego 2026 r. dla wszystkich faktur wystawianych w KSeF.
Struktura dokumentu obejmuje następujące sekcje:
- nagłówek,
- dane podmiotów,
- szczegółowe dane faktury (pozycje),
- stopkę,
- załącznik.
Wprowadzenie do KSeF i faktury ustrukturyzowanej
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, które staną się obowiązkowe dla transakcji B2B od 2026 r. Dane faktury są zapisywane w sztywnym, maszynowo czytelnym formacie XML, co ogranicza ryzyko błędów interpretacji i ułatwia automatyzację procesów księgowych.
Od 1 lutego 2026 r. jedyną stosowaną strukturą jest FA(3), która zastępuje FA(2) i wprowadza m.in. dłuższe nazwy towarów/usług (do 512 znaków), szerszy zakres dat (od 1990 r.) oraz możliwość dołączania załączników.
System nadaje każdej fakturze unikalny numer KSeF ID, który nie zwalnia jednak z prowadzenia własnej numeracji chronologicznej.
Pod kątem obowiązywania poszczególnych pól, struktura dzieli się na:
- obligatoryjne,
- logiczne (zależne od typu transakcji),
- opcjonalne (dla dodatkowych potrzeb biznesowych),
- fakultatywne.
Budowa struktury logicznej FA(3)
Struktura FA(3) to hierarchiczny schemat XML, obejmujący cztery główne sekcje oraz opcjonalny załącznik. Poniżej znajdziesz ich opis:
1. Nagłówek faktury
Nagłówek zawiera podstawowe metadane identyfikujące dokument:
- numer faktury – własna numeracja wystawcy oraz automatyczny KSeF ID;
- data wystawienia – domyślnie bieżąca, z możliwością edycji;
- data sprzedaży – pole obligatoryjne, zgodne z art. 106i ust. 1 ustawy o VAT;
- rodzaj faktury – np. podstawowa, korygująca, zaliczkowa, uproszczona;
- waluta i kurs przeliczeniowy – dla transakcji walutowych.
Zmiana w FA(3): rozszerzono zakres wykazywanych dat (m.in. daty zamówienia) – od 1990 r.
2. Dane podmiotów
Sekcja opisuje strony transakcji oraz ewentualne podmioty pośredniczące:
- sprzedawca i nabywca – NIP, REGON, pełna nazwa, adres oraz dane kontaktowe (pola obligatoryjne);
- podmioty pośredniczące – opcjonalnie, np. agenci lub podmioty biorące udział w dostawie;
- dane bankowe – numer rachunku, forma płatności.
Pola opcjonalne w tej sekcji pozwalają doprecyzować informacje biznesowe, np. wskazać dział lub oddział nabywcy.
3. Szczegółowe dane faktury (pozycje)
To rdzeń dokumentu – lista towarów lub usług z obliczeniami podatkowymi:
- nazwa towaru/usługi – do 512 znaków (nowość w FA(3));
- parametry pozycji – ilość, jednostka miary, cena netto, stawka VAT, kwota VAT, wartość brutto;
- GTU – grupy towarów i usług dla transakcji akcyzowych lub szczególnych;
- rabaty i opusty – z rozróżnieniem płatności częściowych (nowy znacznik dla pełnego pokrycia należności);
- zaliczki – pozycje właściwe dla faktur zaliczkowych lub korygujących.
Przykład procesu wypełnienia pozycji: dodaj pozycję, uzupełnij dane, a system automatycznie przeliczy sumy i podatki.
4. Stopka faktury
Stopka gromadzi podsumowania oraz informacje uzupełniające:
- suma netto, VAT i brutto – wyliczane automatycznie,
- warunki płatności – forma, termin, opcjonalnie data zapłaty,
- oznaczenia szczególne – np. MPP, WNT, eksport,
- informacje dodatkowe – uwagi, klauzule i adnotacje.
5. Załącznik – nowość w FA(3)
W FA(3) można dołączyć plik (np. PDF, umowę). Użycie załączników wymaga wcześniejszego zgłoszenia w e-Urząd Skarbowy (e-US).
W schemacie XML załącznik odwzorowuje element Zalacznik.
Typy faktur w strukturze FA(3)
FA(3) obsługuje wszystkie główne typy dokumentów:
- podstawowe i uproszczone – standardowe faktury sprzedażowe oraz uproszczone do 450 zł;
- korygujące – z odniesieniem do faktury pierwotnej (także zaliczkowej/rozliczeniowej);
- zaliczkowe i rozliczające – do ewidencji zaliczek oraz ich rozliczenia;
- PEF – europejski standard EN 16931, zintegrowany od 1 lutego 2026 r., obsługiwany przez API KSeF 2.0.
| Typ faktury | Kluczowe elementy w FA(3) | Obowiązkowość |
|---|---|---|
| Podstawowa | Pozycje, stawki VAT, sumy | Obowiązkowa dla B2B |
| Korygująca | Poprzedni numer KSeF ID, korekta kwot | Zawsze z odniesieniem do oryginału |
| Zaliczkowa | Kwota zaliczki, data wpływu | Pola logiczne zależne od zdarzenia |
| Uproszczona | Nazwa, kwota brutto (do 450 zł) | Dla drobnych transakcji |
| PEF | Dane zgodne z normą EN 16931 | Dla wybranych kontrahentów unijnych |
Proces wystawiania faktury w KSeF
Aby wystawić fakturę w KSeF, wykonaj następujące kroki:
- Logowanie do KSeF przez interfejs API lub oprogramowanie zintegrowane.
- Wypełnienie nagłówka – numer faktury oraz odpowiednie daty.
- Dodanie podmiotów i pozycji – wraz z klasyfikacją GTU, jeśli wymagana.
- Uzupełnienie sekcji dodatkowych – dane bankowe, warunki płatności.
- Zatwierdzenie i wysyłka – system generuje plik XML, nadaje KSeF ID i udostępnia dokument do pobrania.
- Dodanie załącznika – możliwe po zgłoszeniu w e-US.
Faktura jest skuteczna po przesłaniu do KSeF; za datę otrzymania uznaje się moment, w którym dokument staje się dostępny dla nabywcy.
Zmiany w FA(3) względem FA(2)
Nowa wersja struktury porządkuje i doprecyzowuje schemat XML. Najważniejsze różnice to:
- dłuższe nazwy towarów i usług (do 512 znaków),
- nowy znacznik dla płatności częściowych (oznaczenie pełnego pokrycia należności),
- doprecyzowanie opisów i formatów poszczególnych pól,
- obsługa załączników oraz integracja z PEF.
Aktualna dokumentacja techniczna, broszury i przykładowe pliki są dostępne na stronie KSeF Ministerstwa Finansów.
Zalety i wyzwania struktury FA(3)
Najważniejsze korzyści dla przedsiębiorców to:
- automatyzacja procesów i szybsza obsługa księgowa,
- ograniczenie błędów dzięki spójnej strukturze danych,
- unikalny KSeF ID i łatwiejsze wyszukiwanie dokumentów,
- możliwość dołączania załączników,
- zgodność z wymogami VAT i standardem PEF.
Potencjalne wyzwania przy wdrożeniu to:
- konieczność użycia oprogramowania z dostępem do API KSeF,
- dodatkowe zgłoszenia w e-US dla obsługi załączników,
- migracja z FA(2) do FA(3) i dostosowanie procesów.
Przedsiębiorcy powinni wdrożyć zintegrowane systemy księgowe przed 1 lutego 2026 r., aby uniknąć przerw w wystawianiu dokumentów.
Podsumowanie kluczowych elementów
Poniższa tabela zbiera sekcje struktury FA(3) wraz z najważniejszymi polami i charakterem ich stosowania:
| Sekcja | Główne pola | Charakter |
|---|---|---|
| Nagłówek | Numer, daty, typ | Obligatoryjne |
| Podmioty | NIP, adresy | Obligatoryjne + opcjonalne |
| Pozycje | Nazwa (512 zn.), VAT | Szczegółowe |
| Stopka | Sumy, płatność | Logiczne/opcjonalne |
| Załącznik | Plik | Fakultatywne (po e-US) |
