Schemat FA(3) to ujednolicony, ustrukturyzowany wzór dokumentu elektronicznego w formacie XML, który ma na celu ujednolicenie formy faktur elektronicznych.
Od 1 lutego 2026 roku struktura logiczna FA(3) zastąpiła poprzednią wersję FA(2) i stała się obowiązkowym standardem dla wszystkich faktur wystawianych za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność dostosowania się do nowych wymagań i zrozumienia, jakie dane są obowiązkowe, opcjonalne i fakultatywne w nowej strukturze. W tym przewodniku omawiamy budowę schematu FA(3) oraz zasady jego poprawnego wypełniania.
Co zmienia się w schemacie FA(3)?
Schemat FA(3) doprecyzowuje elementy pominięte lub niejednoznaczne w FA(2). Do kluczowych zmian należą:
- możliwość dołączenia załącznika do faktury – nowy węzeł Zalacznik pozwala przesłać specyficzny załącznik w formie ustrukturyzowanej (wcześniej wymagane jest zgłoszenie w e‑US);
- rozszerzony opis towarów i usług – zwiększono limit długości nazw pozycji do 512 znaków;
- zaktualizowany zakres daty zamówienia – umożliwiono wpisywanie dat począwszy od 1990 roku;
- ulepszone funkcjonalności płatnicze – dodano możliwość wskazania linku do płatności online oraz identyfikatora płatności;
- zmienione znaczniki płatności częściowych – nowy typ znacznika uwzględnia sytuację, gdy płatności częściowe pokryły całość należności.
Ważne zastrzeżenie: struktura FA(3) nie narzuca wzoru graficznego faktury, a jedynie precyzyjnie określa wymagane dane w pliku XML.
Uniwersalność schematu FA(3)
Struktura FA(3) obsługuje wszystkie podstawowe typy faktur, w tym:
- faktury podstawowe,
- faktury korygujące,
- faktury zaliczkowe,
- faktury rozliczające.
Każdy z powyższych typów może zawierać komplet danych określonych w ustawie o VAT oraz dodatkowe informacje wynikające z praktyki biznesowej.
Budowa struktury logicznej FA(3)
FA(3) składa się z kilku głównych komponentów, które tworzą „szkielet” dokumentu:
- Nagłówek (Naglowek) – informacje dotyczące samej faktury;
- Dane podmiotów – dane stron transakcji (sprzedawcy, nabywcy i ewentualnych podmiotów trzecich);
- Szczegółowe dane faktury (Fa) – pozycje towarów/usług, stawki, wartości i rozliczenia;
- Stopka – podsumowania i dane końcowe;
- Załącznik (Zalacznik) – integralna, ustrukturyzowana część faktury XML.
Elementy podmiotowe
W schemacie FA(3) wyróżniamy następujące elementy podmiotowe:
- Podmiot1 – sprzedawca (dostawca towarów lub wykonawca usługi);
- Podmiot2 – nabywca (kupujący towary lub usługobiorca);
- Podmiot3 – podmioty trzecie (np. pośrednicy, odbiorcy przesyłek);
- PodmiotUpowazniony – podmiot upoważniony do wystawienia faktury.
Najistotniejsze są Podmiot1 i Podmiot2 – to informacje obowiązkowe w każdej fakturze.
Klasyfikacja wymagalności elementów
Każdy element schematu FA(3) ma przypisany poziom wymagalności: obligatoryjny, opcjonalny lub fakultatywny.
Elementy obligatoryjne
Cztery elementy są bezwzględnie wymagane przy każdej fakturze ustrukturyzowanej przesyłanej do KSeF:
- Naglowek – dane nagłówka faktury;
- Podmiot1 – informacje o sprzedawcy;
- Podmiot2 – informacje o nabywcy;
- Fa – centralna część faktury z kluczowymi danymi transakcji.
Brak któregokolwiek elementu obligatoryjnego uniemożliwia prawidłowe wygenerowanie i przesłanie faktury do KSeF.
Elementy opcjonalne
Pola opcjonalne wspierają praktykę biznesową, ale nie są warunkiem ważności dokumentu. Należą do nich m.in. dane kontaktowe, szczegóły płatności czy opis transakcji w polu DodatkowyOpis.
Elementy fakultatywne
Pola fakultatywne wykorzystuje się w sytuacjach specjalistycznych i zwykle nie są potrzebne w standardowych transakcjach.
Szczegółowe dane faktury – kluczowe pola
Element Fa stanowi centralną część faktury FA(3), obejmując dane wymagane ustawą o VAT oraz elementy rozliczeń, płatności i warunków transakcji.
Podstawowe pola faktury to:
| Pole | Nazwa | Opis |
|---|---|---|
| P_1 | Data wystawienia | data faktycznego wystawienia faktury |
| P_1M | Miejsce wystawienia | opcjonalne miejsce wystawienia faktury |
| P_2 | Numer faktury | numer własny nadany przez wystawcę w ramach własnej numeracji |
| P_6 | Data sprzedaży | data dokonania lub zakończenia dostawy/usługi (jeśli wspólna dla wszystkich pozycji) |
Zasady poprawnego wypełniania schematu FA(3)
Porządkowanie informacji
Każde pole schematu służy konkretnej informacji. Jeśli struktura przewiduje miejsce na daną treść, należy wpisać ją właśnie tam. Podanie danych w niewłaściwych polach może skutkować odrzuceniem faktury przez KSeF.
Dane obowiązkowe
Faktura musi zawierać elementy określone przez ustawę o VAT i wymogi FA(3). Przykładowo, brak NIP sprzedawcy spowoduje odrzucenie dokumentu przez KSeF.
Dane dodatkowe i opcjonalne
Uzupełnienie pól opcjonalnych zwiększa przejrzystość dokumentu, ułatwia rozliczenia i wspiera procesy kontrolne po stronie kontrahentów.
Walidacja i legalizacja w systemie KSeF
Schemat FA(3) zapewnia jednolitą strukturę XML, umożliwiając systemowi KSeF automatyczną walidację i legalizację faktur.
System KSeF sprawdza każdą fakturę pod kątem:
- kompletności elementów obligatoryjnych,
- prawidłowości formatu danych,
- zgodności ze schematem FA(3),
- spełnienia wymogów ustawy o VAT.
Tylko faktury, które przejdą wszystkie kontrole, otrzymują numer ewidencyjny i są uznawane za prawidłowo wystawione.
Inne struktury obsługiwane przez KSeF
Poza schematem FA(3) KSeF obsługuje również alternatywne struktury, w tym PEF (zgodną z normą europejską dla e‑faktur w zamówieniach publicznych).
Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
Aby sprawnie wystawiać faktury w schemacie FA(3), warto wdrożyć następujące działania:
- zapoznanie się z dokumentacją – oficjalne materiały KSeF zawierają szczegółowe wytyczne i przykłady wypełniania;
- testowanie systemu – skorzystaj z trybów testowych w systemach księgowych przed pełnym wdrożeniem;
- szkolenie personelu – zadbaj, by osoby wystawiające faktury znały wymagania FA(3);
- przygotowanie załączników – jeśli planujesz dołączać pliki, złóż wcześniej zgłoszenie w e‑US;
- weryfikacja danych – przed wysyłką sprawdź komplet i poprawność pól obligatoryjnych.
