Kluczowym wyzwaniem dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce jest prawidłowe zakwalifikowanie wydatków na utrzymanie psa do kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz interpretacjami organów podatkowych, możliwość ta istnieje wyłącznie w sytuacjach, gdy zwierzę pełni funkcję stróżującą, zabezpieczając majątek firmowy przed kradzieżą lub zniszczeniem. Warunkiem koniecznym jest jednak udowodnienie bezpośredniego związku między obecnością psa a zabezpieczeniem źródła przychodu, co wymaga precyzyjnej dokumentacji oraz proporcjonalnego podziału kosztów w przypadku wykorzystywania zwierzęcia zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych.
Podstawy prawne kwalifikacji wydatków na psa jako kosztów firmowych
Art. 22 ust. 1 ustawy o PIT a koncepcja „zabezpieczenia źródła przychodów”
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszty uzyskania przychodów uznaje się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia ich źródła. W przypadku psów stróżujących kluczowe znaczenie ma druga z przesłanek – ochrona mienia firmowego przed kradzieżą lub zniszczeniem stanowi bowiem działanie prewencyjne, mające na celu utrzymanie zdolności przedsiębiorstwa do generowania zysków.
Przykładowo, w interpretacji indywidualnej sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.505.2024.2.HJ Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) uznał, że wydatki na tresurę owczarka niemieckiego strzegącego dokumentacji w biurze rachunkowym spełniają kryterium „zabezpieczenia źródła przychodów”. Analogiczne stanowisko prezentowane jest w orzecznictwie sądów administracyjnych, które podkreślają, że ochrona fizyczna stanowi alternatywę dla systemów alarmowych i może być uznana za koszt uzasadniony gospodarczo.
Ograniczenia wynikające z art. 23 ustawy o PIT
Mimo ogólnej dopuszczalności, wydatki na psy podlegają ograniczeniom art. 23 ustawy o PIT, który wyłącza spod kosztów uzyskania przychodów m.in. nakłady o charakterze osobistym. W praktyce oznacza to konieczność wykazania, że pies nie jest traktowany jako zwierzę domowe, lecz jako element infrastruktury ochronnej przedsiębiorstwa.
W interpretacji z 25 października 2023 r. (sygn. 0112-KDWL.4011.75.2023.1.WS) Dyrektor KIS zaznaczył, że wydatki na zabawki dla psa lub akcesoria typu legowisko nie podlegają odliczeniu, gdyż służą zaspokajaniu potrzeb emocjonalnych właściciela. Dopuszczalne są natomiast koszty szkoleń z zakresu posłuszeństwa i obrony, pod warunkiem ich udokumentowania fakturą od certyfikowanego trenera.
Warunki zaliczenia wydatków na psa do kosztów firmowych
Funkcja stróżująca jako kryterium nadrzędne
Podstawowym wymogiem jest udowodnienie, że pies pełni funkcję stróżującą w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej. W tym kontekście organy podatkowe zwracają uwagę na:
- Lokalizację przedsiębiorstwa – preferowane są obiekty oddalone od miejsca zamieszkania, pozbawione systemów monitoringu.
- Rasę psa – dopuszczalne są wyłącznie rasy uznawane za stróżujące (np. rottweiler, owczarek niemiecki), podczas gdy pekińczyki lub shih tzu nie spełniają tego kryterium.
- Szkolenie – wymagane jest przedstawienie zaświadczenia o ukończeniu kursu posłuszeństwa lub ochrony.
W przypadku prowadzenia działalności w mieszkaniu, konieczne jest wykazanie, że pies chroni wyłącznie pomieszczenia służbowe (np. gabinet z dokumentacją), a nie całą nieruchomość.
Proporcjonalny podział kosztów
Gdy pies wykorzystywany jest zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, przedsiębiorca zobowiązany jest do podziału wydatków według czasu lub powierzchni użytkowej. W praktyce stosuje się trzy metody:
- Podział czasowy – uwzględniający godziny, w których pies pełni funkcję ochronną (np. 8 h/dobę).
- Podział powierzchniowy – oparty na stosunku metrażu pomieszczeń firmowych do całkowitej powierzchni nieruchomości.
- Podział mieszany – łączący oba powyższe kryteria, rekomendowany przez doradców podatkowych jako najbardziej precyzyjny.
W większości interpretacji organy podatkowe akceptują podział 50/50, uznając go za rozwiązanie kompromisowe, choć nie mają podstaw prawnych do narzucania konkretnych proporcji.
Dokumentacja wymagana do rozliczenia wydatków
Dowody zakupu i utrzymania
Aby zaliczyć wydatki na psa do kosztów firmowych, konieczne jest posiadanie:
- Faktur za zakup zwierzęcia z określeniem rasy i przeznaczenia.
- Rachunków za usługi weterynaryjne, w tym szczepienia obowiązkowe.
- Umów z trenerami psów, potwierdzających zakres szkoleń.
- Notatek służbowych dokumentujących obecność psa w miejscu pracy.
Ewidencja czasu pracy psa
Przedsiębiorcy powinni prowadzić dziennik aktywności psa, uwzględniający:
- Godziny sprawowania funkcji ochronnej.
- Okresy urlopowe lub choroby zwierzęcia.
- Incydenty związane z odstraszaniem intruzów.
W przypadku kontroli skarbowej, dokumentacja ta stanowi podstawę do weryfikacji zasadności przyjętych proporcji podziału kosztów.
Case study – Praktyczne zastosowanie przepisów
Przykład 1 – Biuro rachunkowe w kamienicy
W interpretacji z 28 sierpnia 2024 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.335.2024.2.PK) Dyrektor KIS zezwolił na odliczenie 60% kosztów utrzymania owczarka belgijskiego w biurze rachunkowym, uzasadniając decyzję brakiem systemu alarmowego oraz koniecznością ochrony dokumentów klientów. Pozostałe 40% uznano za wydatek prywatny, związany z obecnością psa w części mieszkalnej budynku.
Przykład 2 – Działalność transportowa
W sprawie sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.45.2021.2.DJD przedsiębiorca prowadzący firmę transportową uzyskał zgodę na zaliczenie pełnych kosztów utrzymania psa towarzyszącego kierowcom podczas długich tras. Argumentacja opierała się na zwiększeniu bezpieczeństwa ładunków oraz redukcji ryzyka napadów.
Ryzyka i kontrowersje podatkowe
Nieuzasadnione rasy psów
Organy podatkowe konsekwentnie odmawiają uznawania wydatków na rasy ozdobne (np. yorkshire terrier) nawet w przypadku posiadania certyfikatów szkoleniowych. W interpretacji z 10 kwietnia 2024 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.109.2024.2.AG) podkreślono, że „funkcja stróżująca musi wynikać z cech gatunkowych, a nie wyłącznie z deklaracji podatnika”.
Nadużycia związane z podziałem kosztów
W przypadku prób rozliczenia 100% kosztów za psa mieszkającego w lokalu firmowym, organy często kwestionują takie praktyki, powołując się na art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT, który wyłącza wydatki o charakterze mieszanym. W skrajnych przypadkach może to prowadzić do nałożenia kar za zaniżanie dochodu.
Podsumowanie i rekomendacje
Aby minimalizować ryzyko sporów z organami podatkowymi, przedsiębiorcy powinni:
- Wybierać rasy psów wpisane do rejestru zwierząt stróżujących.
- Szkolić psy w akredytowanych ośrodkach tresury.
- Stosować podział kosztów nieprzekraczający 50% bez indywidualnej interpretacji.
- Digitalizować dokumentację dotyczącą aktywności psa.
Przytoczone przypadki pokazują, że przy zachowaniu należytej staranności, wydatki na utrzymanie psa mogą stanowić uzasadniony koszt firmowy, contributing to the security and operational continuity of the business.
