Poniższy artykuł wyjaśnia, komu służy formularz ORD-U, kiedy powstaje obowiązek jego złożenia, jaki jest termin, jak wypełnić go krok po kroku, zawiera odpowiedzi na najczęstsze pytania oraz odnośnik do formularza na stronie administracji skarbowej. Artykuł opiera się na przepisach i opracowaniach wskazujących, że ORD-U dotyczy informacji o umowach zawartych z nierezydentami, składają go określone podmioty prowadzące działalność gospodarczą, a standardowy termin złożenia to 11 miesięcy po zakończeniu roku podatkowego.
Formularz ORD-U to roczna informacja o umowach zawartych z nierezydentami w rozumieniu prawa dewizowego. Obowiązek jego złożenia dotyczy wybranych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą i służy przekazaniu do urzędu skarbowego danych o kontraktach z podmiotami zagranicznymi spełniającymi ustawowe przesłanki raportowe.
W praktyce ORD-U jest jednym z obowiązków sprawozdawczych związanych z transakcjami transgranicznymi. Jeżeli przedsiębiorca zawiera umowy z nierezydentami i spełnione są warunki ustawowe dotyczące rodzaju relacji oraz wartości umów, musi sporządzić informację i przekazać ją do właściwego naczelnika urzędu skarbowego bez wezwania.
Czym jest formularz ORD-U?
ORD-U to informacja podatkowa o umowach zawartych z nierezydentami. Dokument składa się za dany rok podatkowy i obejmuje określone umowy zawarte z podmiotami zagranicznymi, jeśli spełnione są warunki przewidziane w przepisach wykonawczych do Ordynacji podatkowej.
Celem formularza jest przekazanie organom podatkowym danych o relacjach gospodarczych z nierezydentami, zwłaszcza gdy skala powiązań lub wartość umów uzasadnia dodatkowe raportowanie.
Kto musi złożyć ORD-U?
Obowiązek złożenia ORD-U dotyczy przede wszystkim:
- osób prawnych,
- jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej,
- osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.
To oznacza, że formularza nie składają osoby prywatne, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Obowiązek dotyczy podmiotów, które zawierają umowy z nierezydentami w ramach prowadzonego biznesu.
Kiedy trzeba wypełnić ORD-U?
Informację ORD-U składa się wtedy, gdy zostały zawarte umowy z nierezydentami i spełnione są ustawowe progi oraz przesłanki raportowe. Dla uproszczenia progi raportowe można ująć następująco:
| Przypadek | Kiedy powstaje obowiązek | Próg wartościowy |
|---|---|---|
| Umowy z tym samym nierezydentem w roku podatkowym | Gdy łączna wartość należności lub zobowiązań z tych umów przekroczy próg | 300 000 euro |
| Umowa z nierezydentem mającym w Polsce przedsiębiorstwo, oddział lub przedstawicielstwo | Gdy jednorazowa wartość należności lub zobowiązań z umowy przekroczy próg | 5 000 euro |
Istotne mogą być też powiązania kapitałowe lub osobowe między stronami (np. co najmniej 5% praw głosu albo udziału w kapitale), jeśli umowa jest zawierana z podmiotem powiązanym.
Termin złożenia ORD-U
Informację ORD-U składa się w terminie 11 miesięcy od zakończenia roku podatkowego do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według siedziby lub miejsca zamieszkania składającego.
Jeżeli rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin upływa co do zasady 30 listopada roku następnego.
W części starszych opracowań można spotkać termin 3 miesięcy, jednak nowsze źródła wskazują obecnie na 11 miesięcy po zakończeniu roku podatkowego.
Gdzie złożyć formularz ORD-U?
Formularz składa się do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
W praktyce informację można przekazać elektronicznie przez system e-Deklaracje lub interaktywny formularz udostępniany przez administrację skarbową.
Link do formularza i pozostałych druków znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów (podatki.gov.pl): https://www.podatki.gov.pl/pozostale-formularze/
Jak wypełnić ORD-U krok po kroku?
Poniżej znajdziesz praktyczną instrukcję, jak podejść do formularza ORD-U.
1. Ustal, czy w ogóle masz obowiązek złożenia formularza
Na początku należy sprawdzić:
- czy Twoja firma zawierała umowy z nierezydentami,
- czy umowy spełniają warunki ustawowe,
- czy wartość należności lub zobowiązań przekroczyła odpowiedni próg,
- czy nie zachodzi wyjątek wyłączający obowiązek raportowania.
Jeżeli współpracujesz z zagranicznym kontrahentem, ale nie przekraczasz progów lub nie spełniasz przesłanek z przepisów, obowiązek może nie powstać.
2. Zbierz dane identyfikacyjne podmiotu składającego
W formularzu trzeba wskazać dane identyfikacyjne podatnika, czyli podmiotu składającego informację. Najczęściej będą to:
- pełna nazwa firmy,
- NIP,
- adres siedziby lub miejsce zamieszkania,
- dane urzędu skarbowego właściwego do przyjęcia informacji.
3. Zidentyfikuj nierezydenta
Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych kontrahenta zagranicznego. Zazwyczaj potrzebne będą:
- nazwa nierezydenta,
- państwo rezydencji,
- adres,
- inne dane pozwalające jednoznacznie go zidentyfikować,
- ewentualnie informacje o powiązaniu, jeśli mają znaczenie dla obowiązku raportowego.
4. Ustal, jakie umowy podlegają wykazaniu
W formularzu należy wskazać umowy spełniające warunki raportowania. W praktyce trzeba przeanalizować:
- datę zawarcia umowy,
- rodzaj świadczenia,
- wartość należności lub zobowiązania,
- to, czy chodzi o jednego czy wielu nierezydentów,
- czy w roku podatkowym przekroczony został właściwy próg wartościowy.
5. Oblicz sumę należności lub zobowiązań
Jeżeli obowiązek dotyczy umów z tym samym nierezydentem, należy zsumować należności albo zobowiązania wynikające z tych umów zawartych w roku podatkowym.
Jeżeli w grę wchodzi próg 300 000 euro, trzeba przeliczyć wartości na euro według właściwego kursu i ocenić, czy próg został przekroczony.
6. Uzupełnij część dotyczącą wartości umów
W formularzu istotne jest wskazanie wartości umów, ponieważ to ona decyduje o powstaniu obowiązku w wielu przypadkach. Warto zwrócić szczególną uwagę na:
- czy wskazujesz wartość należności czy zobowiązań,
- czy dane obejmują cały rok podatkowy,
- czy wartości zostały poprawnie przeliczone do euro, jeśli wymagają przeliczenia.
7. Sprawdź, czy trzeba złożyć osobny formularz dla każdego nierezydenta
Jeżeli w ciągu roku podatkowego zawarto umowy z więcej niż jednym nierezydentem, należy złożyć osobne formularze dla każdego z nich.
To ważna praktyczna zasada: jeden formularz nie zawsze obejmuje wszystkich kontrahentów zagranicznych, jeśli dokumentacja dotyczy różnych nierezydentów.
8. Zweryfikuj dane i podpisz formularz
Po wypełnieniu formularza należy sprawdzić poprawność wszystkich danych i złożyć go w formie elektronicznej lub innej dopuszczalnej przez system administracji skarbowej.
Złożenie elektroniczne jest możliwe z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
9. Wyślij formularz do właściwego urzędu skarbowego
Ostatnim krokiem jest przesłanie informacji do właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie ustawowym. Po wysłaniu warto zachować:
- potwierdzenie złożenia,
- kopię formularza,
- dokumentację pomocniczą potwierdzającą wyliczenia i kwalifikację umów.
Jakie dane są potrzebne do wypełnienia ORD-U?
Do poprawnego wypełnienia formularza przydadzą się przede wszystkim:
- dane identyfikacyjne firmy,
- dane nierezydenta,
- treść i data zawarcia umowy,
- informacje o wartości należności lub zobowiązań,
- dane pozwalające ustalić, czy strony są powiązane,
- zestawienie umów z całego roku podatkowego.
Najczęstsze błędy przy ORD-U
Najczęściej popełniane błędy to:
- nieuwzględnienie wszystkich umów z tym samym nierezydentem,
- błędne zsumowanie wartości umów,
- pomylenie progu 300 000 euro z progiem 5 000 euro,
- brak oddzielnych formularzy dla różnych nierezydentów,
- błędne dane identyfikacyjne kontrahenta,
- spóźnienie z wysyłką.
ORD-U a TPR i inne obowiązki raportowe
Po zmianach obowiązujących od 1 stycznia 2022 r. podmiot, który ma obowiązek sporządzenia informacji o cenach transferowych (TPR), może być zwolniony z obowiązku sporządzania i przekazywania ORD-U, z pewnymi wyjątkami.
Przed złożeniem ORD-U warto sprawdzić relację tego obowiązku do TPR i innych sprawozdań w firmie, zwłaszcza przy transakcjach z podmiotami powiązanymi.
Najczęściej zadawane pytania o ORD-U
Czy ORD-U składa każdy przedsiębiorca?
Nie. Obowiązek dotyczy tylko tych podmiotów, które prowadzą działalność gospodarczą i zawierają umowy z nierezydentami spełniające warunki ustawowe.
Czy ORD-U dotyczy wyłącznie firm z kontrahentami zagranicznymi?
Tak, jego istotą jest raportowanie umów z nierezydentami, czyli podmiotami zagranicznymi w rozumieniu przepisów prawa dewizowego.
Do kiedy trzeba złożyć ORD-U?
Co do zasady w terminie 11 miesięcy od zakończenia roku podatkowego.
Gdzie wysyła się formularz?
Do właściwego naczelnika urzędu skarbowego właściwego według siedziby albo miejsca zamieszkania podmiotu składającego informację.
Czy ORD-U można złożyć elektronicznie?
Tak, możliwe jest złożenie przez system elektroniczny, w tym przez e-Deklaracje i interaktywne formularze administracji skarbowej.
Czy trzeba składać osobny formularz dla każdego kontrahenta?
Tak, jeżeli w roku podatkowym umowy zawarto z więcej niż jednym nierezydentem, formularze powinny być złożone oddzielnie dla każdego z nich.
Czy trzeba wykazywać wszystkie umowy z zagranicznym kontrahentem?
Nie zawsze. Wykazuje się umowy spełniające ustawowe przesłanki, w tym limity wartości i warunki dotyczące relacji między stronami.
Czy ORD-U jest związany z podatkiem dochodowym?
Nie bezpośrednio. To obowiązek informacyjny, a nie deklaracja podatku do zapłaty. Jego celem jest przekazanie danych o umowach z nierezydentami.
Co jeśli spóźnię się ze złożeniem formularza?
Spóźnienie może oznaczać naruszenie obowiązku sprawozdawczego. W takiej sytuacji warto niezwłocznie złożyć zaległą informację i ocenić ryzyko sankcyjne z doradcą podatkowym.
