Formularz IFT-1/IFT-1R służy do wykazania przychodów lub dochodów uzyskanych w Polsce przez osoby fizyczne, które nie mają miejsca zamieszkania w Rzeczypospolitej Polskiej (nierezydentów). Dokument sporządza płatnik, a nie sam podatnik, i przekazuje go zarówno do urzędu skarbowego, jak i do osoby, której wypłacono należność.
Jeżeli Twoja firma wypłaca wynagrodzenie cudzoziemcowi albo innej osobie fizycznej niemającej w Polsce rezydencji podatkowej, ten formularz może być obowiązkowy nawet wtedy, gdy podatek nie był pobrany na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Link do formularza (gov.pl): https://www.gov.pl/web/finanse/ift-1ift-1r
Czym jest IFT-1 i IFT-1R
IFT-1/IFT-1R to informacja podatkowa o wysokości przychodu lub dochodu uzyskanego przez osoby fizyczne niemające miejsca zamieszkania w Polsce. W praktyce pełni funkcję informacyjną podobną do PIT-11, ale dotyczy nierezydentów i przychodów objętych odrębnymi zasadami opodatkowania.
W obrocie funkcjonują dwa oznaczenia:
- IFT-1R – informacja roczna sporządzana przez płatnika po zakończeniu roku podatkowego;
- IFT-1 – informacja przekazywana podatnikowi na jego wniosek, w terminie 14 dni od złożenia wniosku.
Dla kogo jest ten formularz
Formularz dotyczy nierezydentów, czyli osób fizycznych, które nie mają w Polsce miejsca zamieszkania i podlegają w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.
Obowiązek sporządzenia IFT-1/IFT-1R spoczywa na płatniku, czyli podmiocie wypłacającym należność, na przykład:
- osobie fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą,
- osobie prawnej,
- jednostce organizacyjnej niemającej osobowości prawnej.
Formularz sporządza się m.in. dla wypłat takich jak:
- umowy zlecenia,
- prawa autorskie,
- usługi niematerialne,
- odsetki,
- dywidendy,
- nagrody w konkursach i sprzedaży premiowej.
Kiedy trzeba sporządzić IFT-1/IFT-1R
IFT-1/IFT-1R sporządza się, gdy płatnik wypłaca nierezydentowi należności objęte przepisami ustawy o PIT (w szczególności art. 29–30a).
Najważniejsze zasady terminowe są następujące:
- IFT-1R – składa się co do zasady do końca lutego roku następującego po roku podatkowym;
- IFT-1 – jeżeli podatnik złoży wniosek, informację należy przekazać w ciągu 14 dni od dnia otrzymania wniosku;
- zaprzestanie działalności – jeśli płatnik kończy działalność przed upływem terminu, informację przekazuje się nie później niż do dnia zaprzestania działalności.
W praktyce dokument przygotowuje się po każdym roku, w którym wypłacano należności nierezydentowi podlegające raportowaniu – niezależnie od tego, czy faktycznie pobrano podatek.
W jakiej formie składa się formularz
Do urzędu skarbowego informację składa się wyłącznie elektronicznie. Dla urzędu nie ma możliwości złożenia jej papierowo.
Egzemplarz dla podatnika można przekazać elektronicznie lub papierowo.
Jak wypełnić IFT-1/IFT-1R krok po kroku
Poniżej znajduje się praktyczna instrukcja przygotowania formularza na podstawie struktury dokumentu i zasad jego stosowania.
1. Ustal, czy w ogóle masz obowiązek sporządzenia informacji
Na początku sprawdź, czy wypłata była dokonana na rzecz osoby fizycznej niemającej miejsca zamieszkania w Polsce oraz czy należność mieści się w katalogu przychodów raportowanych na IFT-1/IFT-1R.
Jeżeli wypłata dotyczyła nierezydenta i była objęta ryczałtowym opodatkowaniem albo podlegała wykazaniu mimo zwolnienia z poboru podatku, informacja będzie wymagana.
2. Wpisz właściwy urząd skarbowy
W części adresowej wskaż nazwę i adres właściwego urzędu skarbowego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.
Formularz trafia do urzędu właściwego dla spraw nierezydentów – nie do dowolnej jednostki.
3. Uzupełnij dane płatnika
W kolejnej części wpisuje się dane podmiotu wypłacającego należność, czyli:
- nazwę lub imię i nazwisko,
- adres,
- identyfikator podatkowy i inne wymagane dane identyfikacyjne.
Dane płatnika muszą być zgodne z danymi używanymi w rozliczeniach podatkowych.
4. Uzupełnij dane odbiorcy należności
Następnie wpisz dane nierezydenta, czyli podatnika otrzymującego świadczenie. W praktyce obejmuje to przede wszystkim:
- imię i nazwisko,
- adres zamieszkania,
- identyfikację podatkową, jeśli jest dostępna,
- państwo rezydencji, jeżeli formularz tego wymaga.
Zachowaj szczególną staranność – błędna identyfikacja odbiorcy utrudni wykorzystanie informacji przez podatnika i urząd.
5. Wykaz przychodów lub dochodów
W części dotyczącej należności wykazuje się:
- rodzaj przychodu,
- kwotę wypłaty,
- podstawę opodatkowania,
- zastosowaną stawkę podatku,
- kwotę pobranego podatku.
Jeżeli w danym przypadku nie pobrano podatku (np. zastosowano umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania albo przepisy krajowe nie nakazywały poboru), wypłatę nadal ujmuje się w formularzu, ale bez wykazywania podatku tam, gdzie nie wystąpił.
Jeżeli podatek był pobrany, wskaż zarówno kwotę należności, jak i podatek pobrany przez płatnika.
6. Wskaż daty przekazania informacji
W formularzu podaj daty przekazania informacji do urzędu skarbowego oraz podatnikowi.
To element o znaczeniu dowodowym – porządkuje wykonanie obowiązku informacyjnego.
7. Uzupełnij część podpisową
Na końcu wpisz dane osoby uprawnionej do działania w imieniu płatnika oraz złóż wymagane podpisy lub zatwierdzenie elektroniczne, zależnie od sposobu wysyłki.
Przed wysłaniem warto sprawdzić:
- zgodność danych płatnika i podatnika,
- poprawność kwot,
- właściwy urząd skarbowy,
- poprawny rok podatkowy,
- termin złożenia.
Najczęstsze błędy przy IFT-1/IFT-1R
Najczęstsze problemy przy wypełnianiu tego formularza to:
- wpisanie danych osoby, która nie jest nierezydentem,
- pominięcie obowiązku sporządzenia informacji mimo braku poboru podatku,
- wysłanie dokumentu do niewłaściwego urzędu,
- błędne oznaczenie roku podatkowego,
- rozbieżności między kwotą wypłaty a kwotą wykazaną w informacji,
- opóźnienie w przekazaniu informacji podatnikowi na jego wniosek.
IFT-1/IFT-1R a brak poboru podatku
Obowiązek sporządzenia informacji może istnieć także wtedy, gdy płatnik nie pobrał podatku – np. z uwagi na zastosowanie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania lub przepisów ustawy o PIT.
Oznacza to, że zwolnienie z poboru podatku nie zawsze oznacza zwolnienie z obowiązku informacyjnego.
IFT-1 a IFT-1R – czym się różnią
Poniżej znajdziesz krótkie porównanie obu formularzy:
| Element | IFT-1 | IFT-1R |
|---|---|---|
| Charakter | informacja na wniosek podatnika | informacja roczna |
| Termin | 14 dni od wniosku podatnika | do końca lutego roku następnego |
| Adresat | podatnik i urząd | podatnik i urząd |
| Zastosowanie | na żądanie | standardowy obowiązek roczny |
W praktyce IFT-1R jest obowiązkową informacją roczną, a IFT-1 służy przekazaniu danych szybciej – na wniosek podatnika.
Najczęściej zadawane pytania
Czy IFT-1R składa się tylko wtedy, gdy pobrano podatek?
Nie. Informację trzeba sporządzić także wtedy, gdy podatku nie pobrano, ale istnieje obowiązek wykazania wypłaty dla nierezydenta.
Czy podatnik zawsze dostaje kopię formularza?
Tak, informację przekazuje się zarówno do urzędu skarbowego, jak i podatnikowi.
Czy IFT-1R można złożyć papierowo do urzędu?
Nie – do urzędu skarbowego składa się ją elektronicznie.
Czy IFT-1R jest tym samym co PIT-11?
Nie. IFT-1R dotyczy nierezydentów, podczas gdy PIT-11 jest standardową informacją dla rezydentów i niektórych nierezydentów w innych sytuacjach.
Kto odpowiada za sporządzenie formularza?
Za sporządzenie odpowiada płatnik, czyli podmiot wypłacający należność.
Czy trzeba sporządzić IFT-1R, jeśli cudzoziemiec pracuje lub świadczy usługi w Polsce?
Jeżeli wypłata mieści się w katalogu przychodów objętych IFT-1/IFT-1R i odbiorca jest nierezydentem, obowiązek może wystąpić.
Do kiedy trzeba przekazać formularz podatnikowi na jego wniosek?
W przypadku informacji IFT-1 termin wynosi 14 dni od złożenia wniosku.
Do kiedy trzeba złożyć roczną informację IFT-1R?
Co do zasady do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.
Praktyczna wskazówka dla działu księgowości
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest weryfikacja każdej wypłaty dla cudzoziemca już na etapie księgowania: ustalenie rezydencji podatkowej, rodzaju przychodu, podstawy prawnej poboru podatku i obowiązku informacyjnego. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w której IFT-1R trzeba przygotowywać po czasie, korygować dane albo wyjaśniać rozbieżności z urzędem.
Formularz do pobrania
Aktualny formularz i materiały dotyczące IFT-1/IFT-1R są dostępne na gov.pl: https://www.gov.pl/web/finanse/ift-1ift-1r
