Formularz ZAW‑NR to urzędowe zawiadomienie składane do naczelnika urzędu skarbowego, gdy przedsiębiorca zapłaci za fakturę przelewem na rachunek bankowy nieujęty na tzw. białej liście VAT w dniu zlecenia przelewu.
Złożenie ZAW‑NR w terminie pozwala uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych – m.in. wyłączenia wydatku z kosztów podatkowych oraz odpowiedzialności solidarnej w VAT.
1. Czym jest formularz ZAW‑NR i jaki ma cel?
ZAW‑NR to „zawiadomienie o zapłacie należności na rachunek inny niż zawarty w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o VAT” – czyli rachunek spoza tzw. białej listy podatników VAT.
Ustawodawca wprowadził obowiązek składania ZAW‑NR, aby umożliwić podatnikom zachowanie prawa do ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów oraz zabezpieczyć ich przed odpowiedzialnością solidarną w VAT za zaległości kontrahenta związane z daną płatnością.
Zawiadomienie obejmuje dane podatnika, kontrahenta, szczegóły przelewu oraz numer rachunku, na który dokonano zapłaty mimo braku ujęcia w wykazie.
2. Dla kogo jest ZAW‑NR?
ZAW‑NR składa przedsiębiorca, który zapłacił przelewem na rzecz innego przedsiębiorcy za transakcję o wartości powyżej 15 000 zł brutto, a w dniu zlecenia przelewu rachunek odbiorcy nie widniał na białej liście.
Formularz może podpisać sam podatnik (osoba fizyczna, spółka) albo osoba działająca w jego imieniu – pod warunkiem posiadania pełnomocnictwa ogólnego PPO‑1 lub szczególnego PPS‑1.
ZAW‑NR dotyczy zarówno rachunków bankowych, jak i rachunków w SKOK, o ile powinny być wpisane na białą listę.
3. Kiedy trzeba złożyć ZAW‑NR – terminy
3.1 Podstawowy termin
ZAW‑NR trzeba złożyć w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.
Na podatki.gov.pl wskazano, że podatnik ma 7 dni od daty zlecenia przelewu. W czasie stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii COVID‑19 termin był wydłużony do 14 dni – obecnie ponownie wynosi 7 dni.
Termin liczony jest od dnia zlecenia przelewu, a nie daty księgowania środków.
3.2 Jak liczyć termin?
Stosuje się ogólne reguły z Ordynacji podatkowej:
- bieg terminu zaczyna się następnego dnia po dniu zlecenia przelewu,
- termin 7‑dniowy upływa z końcem siódmego dnia,
- jeżeli ostatni dzień przypada na sobotę, niedzielę lub święto – termin przesuwa się na następny dzień roboczy.
4. Do którego urzędu skarbowego składa się ZAW‑NR?
Zawiadomienie składa się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla nabywcy (podatnika dokonującego zapłaty), a nie dla kontrahenta. Obecna praktyka i materiały MF jednoznacznie wskazują właściwość urzędu nabywcy.
5. W jakiej formie można złożyć ZAW‑NR?
Zawiadomienie można złożyć w formie papierowej (wydrukowany, podpisany formularz złożony w urzędzie lub wysłany listem poleconym) albo w formie elektronicznej – przez e‑Urząd Skarbowy (eUS) na podatki.gov.pl.
Korzystanie z e‑Urzędu Skarbowego jest dobrowolne. Dostęp uzyskasz po zalogowaniu przez login.gov.pl (np. Profil Zaufany, e‑dowód, bankowość elektroniczna).
6. Kiedy ZAW‑NR nie jest potrzebny – ważne wyjątki
ZAW‑NR nie jest wymagany w poniższych sytuacjach:
- gdy jednorazowa wartość transakcji nie przekracza 15 000 zł,
- gdy płatność została dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności (MPP / split payment),
- gdy płatność dotyczy wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT),
- gdy płatność dotyczy importu towarów,
- gdy płatność dotyczy importu usług,
- gdy płatność dotyczy dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę (odwrotne obciążenie),
- gdy rachunek kontrahenta nie podlega wpisowi do białej listy (np. rachunek prywatny osoby fizycznej nieprowadzącej działalności, jeśli przepisy nie wymagają rachunku z wykazu).
Jeśli dokonasz pierwszej płatności na rachunek spoza białej listy i złożysz ZAW‑NR w terminie, kolejne płatności na ten sam rachunek nie wymagają ponownego zawiadomienia. Wystarczy jednorazowe zgłoszenie danego rachunku.
7. Konsekwencje braku ZAW‑NR lub złożenia po terminie
Jeżeli podatnik zapłaci za fakturę powyżej 15 000 zł na rachunek spoza białej listy i nie złoży ZAW‑NR w ustawowym terminie, naraża się na:
- brak możliwości zaliczenia wydatku (w odpowiedniej części) do kosztów uzyskania przychodu,
- odpowiedzialność solidarną w VAT za zaległości podatkowe kontrahenta – do wysokości przelewu,
- konieczność korekt rozliczeń, zapłatę odsetek i ryzyko sankcji podatkowych.
Złożenie ZAW‑NR w terminie realnie zabezpiecza rozliczenia podatkowe przy omyłkowej lub świadomej płatności na rachunek spoza wykazu.
8. Jak wypełnić ZAW‑NR – instrukcja krok po kroku
Poniżej opis najważniejszych pól formularza (wersja po zmianach z lipca 2020 r.). Zakres danych jest taki sam niezależnie od sposobu składania (papierowo lub w eUS).
8.1 Część A – miejsce i cel składania zawiadomienia
Wskaż podstawowe informacje formalne:
- urząd skarbowy – wpisz pełną nazwę właściwego urzędu skarbowego dla Twojej firmy (nabywcy);
- cel złożenia – zaznacz, czy składasz zawiadomienie pierwotne, czy korektę (w korekcie wskaż, której płatności dotyczy);
- podstawa prawna – wybierz odpowiedni przepis wskazany na druku (Ordynacja podatkowa i ustawa o VAT);
- data wypełnienia – podaj faktyczną datę sporządzenia zawiadomienia.
8.2 Część B – dane identyfikacyjne podatnika (nabywcy)
Uzupełnij dane podmiotu składającego zawiadomienie:
- NIP podatnika – wpisz NIP nabywcy dokonującego płatności;
- pełna nazwa (firma) lub imię i nazwisko – dla spółek i osób prawnych podaj pełną nazwę, dla JDG imię, nazwisko i nazwę firmy;
- adres siedziby/zamieszkania – ulica, numer, kod, miejscowość, kraj;
- dane kontaktowe – telefon i e‑mail (opcjonalnie, ale ułatwia kontakt z urzędem).
Jeśli zawiadomienie składa pełnomocnik, wskaż jego dane oraz rodzaj pełnomocnictwa (PPO‑1 lub PPS‑1). Brak umocowania skutkuje wezwaniem do uzupełnienia lub nieskutecznością pisma.
8.3 Część C – dane kontrahenta (wystawcy faktury)
Wprowadź informacje o dostawcy/usługodawcy:
- NIP kontrahenta – 10‑cyfrowy numer sprzedawcy;
- nazwa lub imię i nazwisko – zgodnie z fakturą;
- adres kontrahenta – ulica, numer, miejscowość, kod, kraj.
Dane te pozwalają organowi zidentyfikować kontrahenta i powiązać płatność z konkretną fakturą.
8.4 Część D – dane przelewu (płatności)
Opisz szczegóły płatności:
- data zlecenia przelewu – dzień, w którym zlecono przelew (nie data księgowania);
- kwota należności – kwota brutto zgodna z fakturą (lub jej częścią, jeśli płatność była częściowa);
- waluta – PLN lub inna, jeżeli płatność była w walucie obcej;
- numer rachunku odbiorcy – pełny numer rachunku bankowego/SKOK, który nie figurował na białej liście (w niektórych wersjach można wskazać więcej niż jeden rachunek);
- identyfikacja zobowiązania – numer faktury, ewentualnie data jej wystawienia i krótki opis (np. „usługi IT”);
- dodatkowe informacje – doprecyzuj nietypowe sytuacje (np. płatność zbiorcza, korekta płatności).
8.5 Część E – oświadczenia i podpis
Oświadczenie zawiera klauzulę, że podane dane są zgodne ze stanem faktycznym – składający ponosi za nie odpowiedzialność.
Podpis: przy formie papierowej wymagany jest własnoręczny podpis podatnika lub upoważnionego przedstawiciela; przy formie elektronicznej podpisz w e‑Urzędzie Skarbowym (np. Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym).
9. Jak złożyć ZAW‑NR elektronicznie – przez e‑Urząd Skarbowy
Ministerstwo Finansów rekomenduje złożenie ZAW‑NR online. Poniżej najważniejsze kroki:
9.1 Logowanie do e‑Urzędu Skarbowego
Wykonaj następujące czynności:
- Wejdź na stronę podatki.gov.pl i wybierz e‑Urząd Skarbowy (eUS).
- Wybierz logowanie przez serwis login.gov.pl.
- Zaloguj się i potwierdź tożsamość zgodnie z instrukcjami systemu.
Możliwe metody logowania to:
- Profil Zaufany,
- e‑dowód osobisty,
- bankowość elektroniczna,
- inny sposób udostępniony w login.gov.pl.
9.2 Wypełnienie ZAW‑NR online
Po zalogowaniu postępuj tak:
- Przejdź do sekcji Konto organizacji (usługi dla firmy).
- Wybierz usługę Zawiadomienie ZAW‑NR.
- Uruchom formularz elektroniczny – część danych identyfikacyjnych pobierze się automatycznie.
- Uzupełnij wymagane pola.
- Zatwierdź i podpisz zgłoszenie odpowiednią metodą, a następnie pobierz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
W formularzu online wpisz między innymi:
- urząd skarbowy,
- cel złożenia (zawiadomienie lub korekta),
- dane kontrahenta,
- dane przelewu (data, kwota, numer rachunku, numer faktury).
10. Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czy muszę złożyć ZAW‑NR, jeśli wartość transakcji jest niższa niż 15 000 zł?
Nie. Obowiązek płatności na rachunek z białej listy oraz konsekwencje braku ZAW‑NR dotyczą transakcji przekraczających 15 000 zł brutto między przedsiębiorcami. Przy niższych kwotach możesz zapłacić gotówką lub przelewem na dowolny rachunek – bez konieczności składania ZAW‑NR.
Co jeśli płacę w ratach – każda rata poniżej 15 000 zł?
Liczy się jednorazowa wartość transakcji, a nie wysokość pojedynczej raty. Jeżeli łączna wartość faktury/umowy przekracza 15 000 zł, stosuje się zasady dotyczące białej listy – a więc potencjalnie ZAW‑NR przy płatności na rachunek spoza wykazu.
Czy ZAW‑NR składa się przy każdej kolejnej płatności na ten sam rachunek spoza białej listy?
Nie. Wystarczy jedno zawiadomienie dotyczące pierwszej płatności na dany rachunek kontrahenta spoza białej listy. Kolejne płatności na ten sam rachunek obejmuje to samo zgłoszenie.
Czy muszę składać ZAW‑NR, gdy zastosowałem mechanizm podzielonej płatności (MPP)?
Nie. Jeżeli zastosowano mechanizm podzielonej płatności, brak wpisu rachunku na białej liście nie powoduje negatywnych skutków (wyłączenia kosztów, odpowiedzialności solidarnej) – ZAW‑NR nie jest wymagany.
Co jeśli spóźnię się ze złożeniem ZAW‑NR?
Złożenie po terminie (po 7 dniach) co do zasady nie zapewnia pełnej ochrony. Organ może zakwestionować koszty i zastosować odpowiedzialność solidarną. Można powoływać się na szczególne okoliczności (np. brak winy), ale wiąże się to z ryzykiem sporu – kluczowe jest dochowanie terminu.
Czy ZAW‑NR dotyczy także płatności zagranicznych?
Zawiadomienie odnosi się przede wszystkim do płatności na rzecz krajowych podatników VAT czynnych, których rachunki powinny być ujawnione w polskim wykazie. W przypadku WNT, importu lub rozliczeń w odwrotnym obciążeniu – jak wyżej – ZAW‑NR nie stosuje się.
Czy ZAW‑NR można wycofać lub poprawić?
W razie błędu (np. omyłka w numerze rachunku, kwocie, dacie) należy złożyć korektę ZAW‑NR – w formularzu wskaż cel „korekta” i podaj prawidłowe dane.
Czy księgowy może złożyć ZAW‑NR za przedsiębiorcę?
Tak. Zawiadomienie może złożyć pełnomocnik (np. biuro rachunkowe) posiadający pełnomocnictwo ogólne PPO‑1 lub pełnomocnictwo szczególne PPS‑1 do reprezentowania podatnika przed urzędem skarbowym.
Czy ZAW‑NR trzeba składać również dla jednostek budżetowych i innych podmiotów publicznych?
Jeżeli spełnione są warunki stosowania przepisów o białej liście i limicie 15 000 zł, zasady są co do zasady takie same – decydują przepisy materialne, a nie status własnościowy kontrahenta. W praktyce część rachunków podmiotów publicznych nie podlega wpisowi do wykazu – wówczas obowiązek ZAW‑NR nie powstaje.
11. Gdzie znaleźć aktualny formularz ZAW‑NR?
Aktualny wzór i możliwość złożenia zawiadomienia online są dostępne w serwisie Ministerstwa Finansów podatki.gov.pl. Bezpośredni odnośnik do usługi:
https://www.podatki.gov.pl/eurzad-skarbowy/konto-organizacji/zawiadomienie-zaw-nr/
Na tej stronie możesz:
- zapoznać się z opisem usługi,
- zalogować się do e‑Urzędu Skarbowego i złożyć formularz elektronicznie,
- pobrać aktualny wzór formularza (jeśli jest udostępniony do wypełnienia offline).
