W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) załączniki do faktur nie mogą być dodawane w formie plików (PDF, JPG, DOCX) – wszystkie dane muszą być zgodne ze schematem logicznym XML. Od 1 lutego 2026 r. w strukturze FA(3) pojawi się nowa funkcjonalność: możliwość dodania jednego technicznego załącznika jako sekcji XML rozwijającej dane faktury, np. rozbijającej zużycie mediów na punkty poboru. Załącznik to część XML, a nie oddzielny plik.
Aktualny stan – dlaczego załączniki nie są możliwe?
Do końca 2025 r. KSeF nie obsługuje załączników w formie plików – protokoły odbioru, umowy, WZ, aneksy czy dokumenty transportowe nie mogą być fizycznie dołączone do e-faktury. Dane faktury muszą w 100% mieścić się w strukturze XML, co wyklucza jakiekolwiek pliki binarne.
Inne dokumenty należy przekazywać kontrahentom poza KSeF – np. pocztą, e-mailem lub innymi kanałami. Załączniki nie służą celom handlowym, marketingowym czy biznesowym (jak cenniki, warunki gwarancji, instrukcje).
Zmiany od 2026 r. – nowa struktura FA(3) z załącznikiem
Od 1 lutego 2026 r. w strukturze FA(3) pojawi się fakultatywny węzeł „Załącznik”, stanowiący integralną część faktury XML. Nie jest to plik PDF lub skan, lecz elastyczna sekcja tabelaryczna XML, dostosowana do potrzeb branżowych – można definiować kolumny, dodawać wiersze i wypełniać je złożonymi danymi (jednostki, ilości, ceny jednostkowe netto).
Kluczowe ograniczenia techniczne:
- jeden załącznik na fakturę – węzeł „Załącznik” może wystąpić tylko raz, ale może zawierać wiele bloków danych;
- maksymalny rozmiar – łącznie do 3 MB dla całego pliku XML (faktura + załącznik);
- obsługiwane operacje – możliwość wysyłki w sesji wsadowej (z wyjątkiem korekty technicznej offline);
- wykluczenia – brak załączników dla faktur VAT RR (w strukturze FA_RR(1) element „Załącznik” nie występuje).
Załącznik musi być zgodny z zasadami XML – KSeF nie przyjmuje osobnych plików ani formatów binarnych.
Jak zgłosić chęć dodawania załączników – procedura krok po kroku
Funkcjonalność nie jest dostępna domyślnie – wymaga zgłoszenia do Szefa KAS (kod urzędu: 0000). Zgłoszenie przypisuje się do konkretnego NIP-u i musi zostać zaakceptowane.
Wymagane elementy zgłoszenia:
- Dane techniczne formularza – zgodność z art. 106gba ustawy o VAT;
- Dane podatnika – NIP, imię/nazwa, adres e-mail;
- Oświadczenie – że faktury z załącznikiem dotyczą czynności o złożonej liczbie danych (np. różne jednostki, dodatkowe obliczenia);
- Szczegóły załączników – rodzaj danych, przybliżony rozmiar faktury z załącznikiem, szacunkowa liczba dokumentów miesięcznie;
- Aktualizacje – przy zmianach (np. jednostka miary, układ danych) konieczne jest złożenie nowego zgłoszenia.
Zgłoszenie przekaż przez e-US wraz z uzasadnieniem potrzeby. Po akceptacji możesz wystawiać faktury z załącznikami w KSeF.
Praktyczne wskazówki – jak przygotować i wysłać załącznik?
Kroki realizacji:
- projektowanie załącznika – zbuduj w XML tabelę z kolumnami i wierszami specyficznymi dla branży (np. zużycie energii według punktów poboru);
- integracja z fakturą – włącz załącznik jako węzeł w strukturze FA(3), tak aby był częścią jednego pliku XML;
- wysyłka – użyj KSeF online lub sesji wsadowej; odbiorca pobierze załącznik bezpośrednio w pliku z KSeF;
- oprogramowanie wspomagające – programy księgowe (np. Symfonia, inFakt) mogą przechowywać dodatkowe pliki biurowe wewnętrznie i udostępniać linki/podgląd (PDF/XML). Do KSeF trafia wyłącznie XML – bez plików binarnych.
Przykład użycia: dla dostawcy mediów załącznik rozbije fakturę na pozycje według punktów poboru, jednostek i cen.
Korzyści i ryzyka dla przedsiębiorców
Poniżej najważniejsze zalety:
- automatyzacja złożonych danych i redukcja błędów,
- pełna integracja z KSeF – bez osobnych wysyłek poza systemem,
- elastyczność branżowa dzięki tabelom o zmiennych wartościach.
Zwróć uwagę na ryzyka i ograniczenia:
- obowiązkowe zgłoszenia i aktualizacje mogą komplikować proces,
- brak wsparcia dla VAT RR oraz dla korekt w trybie offline,
- załącznik służy tylko do rozszerzenia danych faktury, nie do dokumentów handlowych,
- potencjalne opóźnienia w akceptacji zgłoszeń przez KAS.
Przesyłanie załączników nie jest obowiązkowe i nie wymaga zmian legislacyjnych poza aktualizacją struktury XML.
Podsumowanie zmian w tabeli
Najważniejsze różnice w pigułce:
| Aspekt | Do 31.01.2026 | Od 01.02.2026 (FA(3)) |
|---|---|---|
| Typ załącznika | brak (tylko dane w XML) | sekcja tabelaryczna XML (1 na fakturę) |
| Formaty | żadne pliki (PDF/JPG/DOCX) | tylko XML, limit 3 MB |
| Zgłoszenie | niepotrzebne | obowiązkowe do Szefa KAS |
| Zastosowanie | dane tabelaryczne w treści faktury | złożone, branżowe rozszerzenia danych |
Jak przygotować się już dziś?
Sprawdź listę działań na start:
- sprawdź oprogramowanie – wybierz narzędzia z integracją KSeF i obsługą załączników XML (np. Symfonia, inFakt);
- zbierz dokumentację – zidentyfikuj dane, które kwalifikują się do załącznika (bez treści marketingowych);
- przetestuj – od 2026 r. monitoruj aktualizacje schematów na ksef.mf.gov.pl;
- szkolenia – weź udział w webinarach nt. załączników, aby uspójnić procesy.
Wdrożenie załączników w KSeF to krok ku większej elastyczności, ale wymaga ścisłego trzymania się zasad XML i procedur administracyjnych. Najwięcej zyskają branże wystawiające faktury o wysokiej złożoności danych.
