Samofakturowanie to rozwiązanie pozwalające nabywcy wystawiać faktury w imieniu sprzedawcy, a od 2026 roku może być w pełni realizowane w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Rozwiązanie to ma solidne podstawy prawne wynikające z art. 106d ustawy o VAT i stanowi wyjątek od ogólnej zasady, zgodnie z którą faktury wystawia sprzedawca.
Czym jest samofakturowanie?
Samofakturowanie to szczególny tryb, w którym fakturę w imieniu sprzedawcy przygotowuje i wysyła nabywca. W praktyce oznacza to, że kupujący może wystawić fakturę za transakcję, jeśli obie strony wcześniej uzgodniły to w pisemnej umowie.
Mechanizm jest często stosowany ze względów organizacyjnych, szczególnie gdy nabywca dysponuje kompletnymi danymi o transakcji.
KSeF dopuszcza samofakturowanie wyłącznie na ściśle określonych zasadach i w ramach faktury ustrukturyzowanej. Oznacza to obowiązek wystawienia w imieniu sprzedawcy faktury ustrukturyzowanej (XML) z wykorzystaniem KSeF.
Warunki prawne i formalne
Aby procedura samofakturowania mogła być stosowana, muszą być spełnione następujące warunki:
- Umowa między stronami – przed wystawieniem pierwszej faktury konieczne jest zawarcie pisemnej umowy określającej zasady samofakturowania, w tym tryb akceptacji faktur przez sprzedawcę;
- Oznaczenie w dokumencie – faktura wystawiona w trybie samofakturowania musi zawierać wyraz „samofakturowanie”, co stanowi formalne potwierdzenie zastosowania procedury;
- Uprawnienia w KSeF – sprzedawca nadaje nabywcy odpowiednie uprawnienia w KSeF do wystawiania faktur w jego imieniu; uprawnienia mogą nadać także osoby upoważnione (np. księgowy, pełnomocnik, dyrektor finansowy).
Nadanie uprawnień w KSeF do samofakturowania nie oznacza, że wszystkie faktury muszą być w tej procedurze wystawiane.
Procedura wystawiania faktury w KSeF
Proces samofakturowania w systemie KSeF przebiega według następujących kroków:
- Nadanie uprawnień – sprzedawca loguje się do KSeF i nadaje nabywcy specyficzne uprawnienia do wystawiania faktur w jego imieniu.
- Wystawienie faktury – nabywca tworzy fakturę w formacie XML, z kompletem wymaganych danych oraz z odpowiednim oznaczeniem „samofakturowanie” w polu schemy, zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną.
- Wysłanie do systemu – nabywca przesyła fakturę do KSeF; po pomyślnej weryfikacji system nadaje jej unikalny numer KSeF.
- Dostęp obu stron – faktura z numerem KSeF jest uznana za doręczoną i staje się natychmiast dostępna dla obu stron transakcji; sprzedawca ma pełny wgląd w faktury wystawione w jego imieniu.
Potwierdzenie i akceptacja faktury
Potwierdzenie faktury odbywa się zgodnie z procedurą uzgodnioną w umowie między stronami i jest realizowane poza KSeF.
Tylko faktury wystawione w procedurze samofakturowania, które zostały zaakceptowane przez sprzedawcę, dają nabywcy prawo do odliczenia VAT.
Obsługa księgowa po stronie sprzedawcy
Faktura wystawiona w KSeF (plik XML) przez nabywcę musi zostać zaimportowana przez sprzedawcę do jego systemu finansowo-księgowego. Dopiero wtedy może być zaksięgowana po stronie sprzedaży i wykazana w JPK_V7 w rozliczeniu miesięcznym lub kwartalnym.
Brak konieczności przekazywania sprzedawcy numeru KSeF wystawionych faktur to istotne uproszczenie – system zapewnia automatyczny dostęp do dokumentów.
Różnice między samofakturowaniem tradycyjnym a samofakturowaniem w KSeF
Wprowadzenie KSeF zmienia formę dokumentu, ale nie modyfikuje zasad prawnych. Najważniejsze różnice dotyczą sposobu wystawiania i przekazywania dokumentu:
| Aspekt | Samofakturowanie tradycyjne | Samofakturowanie w KSeF |
|---|---|---|
| Format dokumentu | Zazwyczaj PDF, dokument tradycyjny | Faktura ustrukturyzowana (XML) |
| Potwierdzenie | Zgodnie z procedurą w umowie (np. e‑mail) | Zgodnie z procedurą w umowie (poza KSeF) |
| Wymagania | Umowa, procedury akceptacji | Umowa, procedury akceptacji oraz nadanie uprawnień w KSeF |
| Dostęp do faktury | Wymaga ręcznego przekazania | Automatycznie dostępna w systemie KSeF |
Obowiązek korzystania z KSeF
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będzie wdrażany etapowo. Od 1 lutego 2026 roku obejmie dużych podatników, których wartość sprzedaży za 2024 rok (z VAT) przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek obejmie wszystkich pozostałych przedsiębiorców.
