Krajowy System e-Faktur (KSeF) to kluczowa zmiana w polskim systemie podatkowym, która wprowadza wymóg wystawiania faktur w postaci ustrukturyzowanej. Przedsiębiorcy na karcie podatkowej, podobnie jak inni podatnicy, muszą zrozumieć, jakim przepisom podlegają i w jakich sytuacjach mogą z nich skorzystać. Artykuł wyjaśnia zasady stosowania KSeF dla osób na karcie podatkowej, wskazując na dostępne wyłączenia i bieżące obowiązki.
Status przedsiębiorców na karcie podatkowej w systemie KSeF
Osoby prowadzące działalność na karcie podatkowej są co do zasady objęte obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), z zastrzeżeniem ściśle określonych wyłączeń transakcyjnych oraz tymczasowych odroczeń.
Nie można pozostać całkowicie poza systemem – wyjątki są limitowane i wynikają wprost z przepisów.
Główne wyłączenia dla przedsiębiorców na karcie podatkowej
Faktury konsumenckie (B2C)
Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) nie podlegają obowiązkowi wystawiania w KSeF. Dotyczy to każdego przypadku, gdy fakturę wystawia się konsumentowi – osobie prywatnej.
Faktury zastępujące standardowe dokumenty
Całkowicie wyłączone z KSeF są bilety pełniące funkcję faktury. Dotyczy to w szczególności: świadczeń przewozu osób (kolejami, autobusami, statkami, samolotami) udokumentowanych biletem jednorazowym pełniącym funkcję faktury; oraz świadczeń przejazdu płatną autostradą, gdy dokumentem jest paragon z NIP uznany za fakturę.
Usługi finansowe i ubezpieczeniowe
Faktury dotyczące usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT, dokumentowane fakturami uproszczonymi, są wyłączone z obowiązku wystawiania w KSeF.
Czasowe wyłączenia dla małych przedsiębiorców
Od kwietnia do grudnia 2026 r. podatnicy, w tym przedsiębiorcy na karcie podatkowej, których miesięczna sprzedaż (brutto) nie przekroczy 10 000 zł, mogą wystawiać faktury poza KSeF.
Przekroczenie limitu skutkuje obowiązkiem stosowania KSeF od kolejnej faktury i w następnych miesiącach. Wyłączenie obowiązuje przejściowo do 31 grudnia 2026 r.
Wyłączenia ze względu na procedury szczególne VAT
Przedsiębiorcy na karcie podatkowej korzystający z procedur szczególnych VAT są wyłączeni z obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Dotyczy to następujących procedur:
- procedura OSS nieunijna (dla usługodawców z krajów trzecich świadczących usługi na terytorium UE),
- procedura importu IOSS,
- procedura SME (zwolnienie, o którym mowa w art. 113a ustawy o VAT).
W tych przypadkach nie jest możliwe dobrowolne wystawianie w KSeF faktur dokumentujących wymienione czynności.
Status podmiotów bez siedziby w Polsce
Podatnicy, którzy nie posiadają siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, są wyłączeni z obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Wyłączenie obejmuje również sytuacje, w których zagraniczny podatnik ma w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności, lecz to miejsce nie uczestniczy w danej transakcji.
Samofakturowanie
Faktury w procedurze samofakturowania są wyłączone z KSeF tylko wtedy, gdy nabywca lub sprzedawca nie są zidentyfikowani polskim NIP. W pozostałych przypadkach samofakturowanie wymaga wystawiania faktur w KSeF.
Praktyczne implikacje dla przedsiębiorców na karcie podatkowej
Poniżej znajdziesz najważniejsze konsekwencje i kroki, o których warto pamiętać:
- Do końca 2026 r. – możliwe skorzystanie z odroczenia KSeF, jeśli miesięczna sprzedaż (brutto) nie przekracza 10 000 zł;
- Od 1 stycznia 2027 r. – KSeF staje się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców;
- Faktury B2C – nigdy nie wymagają wystawiania w KSeF;
- Bilety i paragony z NIP – uznane za fakturę pozostają poza KSeF.
Szybka ściąga: kiedy KSeF jest wymagany, a kiedy nie
Ta tabela zbiera najczęstsze sytuacje i wskazuje, czy trzeba wystawiać faktury w KSeF:
| Sytuacja | KSeF wymagany? | Uwaga |
|---|---|---|
| Faktura dla konsumenta (B2C) | Nie | Transakcje z osobami prywatnymi poza KSeF |
| Bilet pełniący funkcję faktury | Nie | Bilety jednorazowe (kolej, autobus, statek, samolot) |
| Paragon z NIP uznany za fakturę (autostrady) | Nie | Paragon z NIP spełniający warunki faktury |
| Usługi finansowe/ubezpieczeniowe (zw. z VAT) – faktury uproszczone | Nie | Wyłączone z KSeF |
| Procedury szczególne VAT (OSS nieunijna, IOSS, SME) | Nie | Brak możliwości dobrowolnego wystawiania w KSeF |
| Samofakturowanie bez polskiego NIP (u którejkolwiek strony) | Nie | Gdy obie strony mają polski NIP – KSeF wymagany |
| Podatnik bez siedziby/SMPD w Polsce lub SMPD nieuczestniczące w transakcji | Nie | Wyłączenie podmiotowe |
| Mały przedsiębiorca do 10 000 zł brutto/mies. (IV–XII 2026) | Nie | Wyłączenie czasowe do 31.12.2026 |
| Pozostałe transakcje B2B krajowe | Tak | Standardowy obowiązek korzystania z KSeF |
