Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jeśli nie widzisz oczekiwanej faktury, najpierw upewnij się, gdzie jej szukać i jakimi narzędziami możesz się posłużyć.
Gdzie znaleźć faktury w KSeF?
Po zalogowaniu do systemu wszystkie dokumenty znajdziesz w dedykowanej sekcji. W menu po lewej stronie wybierz zakładkę „Lista faktur” – tu masz dostęp do faktur sprzedażowych (wystawionych przez ciebie) i zakupowych (otrzymanych).
Aby wyświetlić dokumenty kosztowe, przejdź do zakładki „Otrzymane faktury”. To w tym miejscu znajdują się wszystkie faktury wystawione na twoją firmę i przesłane do KSeF.
Jak się zalogować do KSeF?
Dostępne są trzy bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów do przeglądania i odbierania faktur:
- Aplikacja Podatnika KSeF – dostępna na stronie www.ksef.podatki.gov.pl;
- Aplikacja Mobilna KSeF – do pobrania na telefon;
- e‑Mikrofirma – dostęp przez e‑Urząd Skarbowy.
Do logowania możesz użyć Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Możliwe jest też logowanie z poziomu programu księgowego zintegrowanego z KSeF.
Kto ma uprawnienia do logowania?
Nie każda osoba w firmie ma dostęp do KSeF. Zalogować się mogą m.in. następujące osoby:
- przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą,
- prezes zarządu – w przypadku spółek (uprawnienia muszą być nadane przez ZAW‑FA),
- inne osoby, którym wcześniej nadano uprawnienia.
Jeśli jesteś osobą prawną i nie masz dostępu do systemu, poproś administratora o nadanie uprawnień za pomocą formularza ZAW‑FA.
Użyj filtrów wyszukiwania
Gdy nie możesz znaleźć konkretnej faktury, skorzystaj z filtrów. System umożliwia wyszukiwanie dokumentów według m.in. takich kryteriów:
- NIP sprzedawcy,
- daty wystawienia lub otrzymania,
- numeru KSeF,
- numeru faktury nadanego przez kontrahenta.
Dzięki filtrom szybko odnajdziesz właściwy dokument, nawet przy dużej liczbie faktur.
Jakie informacje zobaczysz na liście faktur?
Lista faktur prezentuje kluczowe dane każdego dokumentu:
- Nr faktury – numer nadany przez sprzedawcę;
- Data wystawienia – kiedy sprzedawca wystawił dokument;
- Data zapisania w KSeF – kiedy faktura trafiła do systemu;
- Data otrzymania – kiedy dokument został odebrany w KSeF;
- Wartości netto, brutto oraz VAT – kwoty widoczne w podsumowaniu faktury.
Trzy sposoby pobrania faktury z KSeF
Widoczną fakturę pobierzesz na jeden z trzech sposobów:
- Po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF – gdy pobierasz własne faktury sprzedażowe lub otrzymane;
- Za pomocą linku lub kodu QR – udostępnionego przez wystawcę;
- W trybie anonimowym – podając dane faktury, bez konieczności logowania.
Jeśli pobierasz dokument przez aplikację, system automatycznie:
- pobiera plik XML,
- zapisuje go w bazie programu,
- tworzy wizualizację (PDF), abyś mógł od razu sprawdzić treść dokumentu.
Co zrobić, jeśli faktury wciąż nie widzisz?
Poczekaj na pojawienie się dokumentu w systemie – sprzedawca ma czas na jego przesłanie, a KSeF potrzebuje chwili na przetworzenie. Regularnie sprawdzaj, czy nie otrzymałeś faktury od kontrahenta, bo ma to wpływ na termin płatności.
Zweryfikuj dane kontrahenta – upewnij się, że NIP jest prawidłowy. Błędne dane mogą kierować fakturę do innego podmiotu.
Sprawdź zakres dat – w filtrach ustaw odpowiedni przedział. Czasem dokumenty są widoczne dopiero po kilku godzinach od wystawienia.
Użyj kodu QR lub linku – jeśli otrzymałeś od wystawcy, zeskanuj/kliknij i sprawdź podstawowe dane (numer KSeF, NIP sprzedawcy, datę wystawienia), aby potwierdzić, że faktura jest w KSeF.
Gdzie szukać pomocy?
W razie problemów skontaktuj się z Krajową Administracją Skarbową. Aktualne informacje znajdziesz na www.ksef.podatki.gov.pl oraz na infolinii KAS: 801 055 055, 22 330 03 30.
Regularne monitorowanie wpływu faktur do KSeF jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia VAT i rzetelnej dokumentacji finansowej firmy.
