Od 1 lutego 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienił sposób obsługi faktur w polskich firmach i u osób fizycznych. System udostępnia kilka metod pobierania dokumentów – zarówno dla użytkowników zaawansowanych, jak i osób zaczynających pracę z platformą.
Trzy główne sposoby pobrania faktury z KSeF
Pobieranie faktur z systemu można realizować na trzy różne sposoby, w zależności od Twoich potrzeb i dostępu do konta:
- Po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF – gdy pobierasz własne faktury sprzedażowe lub otrzymane;
- Za pomocą linku lub kodu QR – udostępnionego przez wystawcę;
- W trybie anonimowym – podając dane faktury bez konieczności logowania.
Dla szybkiego porównania dostępnych opcji zapoznaj się z poniższą tabelą:
| Sposób | Logowanie | Jakie dane potrzebne | Najlepsze dla | Dostępne formaty |
|---|---|---|---|---|
| Aplikacja Podatnika KSeF | wymagane | dostęp do konta i uprawnienia | firm z regularnym obiegiem dokumentów | PDF, XML |
| Link lub kod QR | niewymagane | numer faktury, identyfikator nabywcy, kwota brutto | szybkiej weryfikacji pojedynczych dokumentów | PDF, XML |
| Tryb anonimowy | niewymagane | numer KSeF, dane nabywcy, kwota brutto i inne identyfikatory | jednorazowego pobrania bez logowania | PDF, XML |
Metoda 1 – pobieranie faktur przez Aplikację Podatnika KSeF
To najprostszy i najczęściej stosowany sposób na pobranie faktur z systemu. Po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF w kilka chwil znajdziesz i pobierzesz potrzebny dokument.
Krok po kroku:
Krok 1: Zaloguj się do systemu
Wejdź na portal KSeF i zaloguj się do Aplikacji Podatnika za pomocą wybranej metody uwierzytelniania.
Krok 2: Przejdź do zakładki „Otrzymane faktury”
W menu głównym otwórz sekcję Faktury → Lista faktur. Zobaczysz cztery listy, w tym Otrzymane faktury – to tutaj znajdują się wszystkie faktury kosztowe wystawione na Twoją firmę i przekazane do KSeF.
Krok 3: Skorzystaj z filtrów wyszukiwania
System pozwala szybko znaleźć dokument według wielu kryteriów, takich jak:
- identyfikator NIP sprzedawcy,
- data wystawienia lub otrzymania,
- numer KSeF,
- numer faktury nadany przez kontrahenta.
Filtry umożliwiają odszukanie wszystkich faktur z danego okresu, od konkretnego kontrahenta lub pojedynczego dokumentu po numerze KSeF.
Krok 4: Wybierz fakturę z listy
Zaznacz interesujący dokument, aby przejść do pobrania.
Krok 5: Pobierz dokument w preferowanym formacie
Użyj ikony pobierania i wskaż format pliku. Dostępne są dwa warianty: XML (oryginał ustrukturyzowany – do systemów księgowych) oraz PDF (wizualizacja – do podglądu, druku i przekazania kontrahentowi). W przypadku pobierania wielu dokumentów system spakuje je do archiwum ZIP i wyświetli potwierdzenie po zakończeniu.
Jak działa pobieranie w tle?
Gdy zlecisz pobieranie faktury, system KSeF:
- pobiera plik XML,
- zapisuje go w bazie programu,
- tworzy wizualizację (PDF), abyś mógł od razu obejrzeć treść faktury.
Metoda 2 – pobieranie za pomocą linku lub kodu QR
Jeśli wystawca udostępnił wydruk faktury z kodem QR lub plik PDF z kodem QR oraz linkiem „Sprawdź fakturę w KSeF”, możesz pobrać dokument bez logowania. To najszybsza metoda, gdy chcesz tylko zweryfikować lub pobrać pojedynczą fakturę.
Instrukcja krok po kroku:
Krok 1: Zeskanuj kod QR lub kliknij link
Użyj aparatu w smartfonie, dedykowanej aplikacji do skanowania kodów QR albo kliknij link otrzymany od wystawcy.
Krok 2: Przejrzyj podstawowe dane dokumentu
System wyświetli kluczowe informacje o fakturze:
- numer KSeF,
- NIP sprzedawcy,
- data wystawienia,
- skrót faktury,
- typ schemy,
- data otrzymania.
Krok 3: Podaj dane weryfikacyjne
Wpisz wymagane informacje w celu potwierdzenia dostępu:
- numer faktury nadany przez sprzedawcę,
- identyfikator NIP lub inny identyfikator nabywcy (lub informację o jego braku),
- kwota należności ogółem.
Krok 4: Pobierz fakturę
Jeśli dane są poprawne, pobierzesz dokument w formacie XML (oryginał) lub PDF (wizualizacja).
Metoda 3 – anonimowy dostęp do faktury
Trzecia opcja to anonimowe pobieranie faktury bezpośrednio z portalu KSeF, bez konieczności logowania. Ta metoda wymaga dokładnych danych identyfikujących dokument.
Kroki do wykonania:
Krok 1: Wejdź na stronę anonimowego dostępu
Przejdź na stronę anonimowego dostępu w portalu KSeF.
Krok 2: Podaj wymagane dane identyfikujące dokument
Wpisz następujące informacje:
- numer KSeF,
- numer faktury nadany przez sprzedawcę,
- identyfikator NIP lub inny identyfikator nabywcy (lub informację o jego braku),
- nazwa/imię i nazwisko nabywcy (jeżeli widnieje na fakturze),
- kwota należności ogółem.
Krok 3: Pobierz fakturę
Po wprowadzeniu prawidłowych danych pobierzesz dokument w wybranym formacie PDF lub XML.
Ważne informacje dotyczące pobierania faktur kosztowych
Jeśli chcesz pobrać faktury zakupowe (kosztowe), pamiętaj o warunkach, które muszą być spełnione:
- dostawca wystawił fakturę w KSeF lub przekazał ją do systemu,
- posiadasz odpowiednie uprawnienia do pobierania dokumentów w KSeF,
- system KSeF przetworzył i udostępnił dokument.
Formatowanie i późniejsze zastosowanie pobranej faktury
Format PDF
Pobrany PDF to wizualizacja faktury, która:
- jest wygodna do podglądu na ekranie,
- umożliwia druk dokumentu (np. do rejestracji pojazdu lub rozliczeń),
- może być wysłana kontrahentom,
- może być zapisana na telefonie lub komputerze.
Format XML
Plik XML to oryginał faktury ustrukturyzowanej – idealny do wczytywania przez systemy fakturowo-księgowe. Nie zawiera jednak danych kluczowych dla deklaracji VAT.
Alternatywne metody pobrania faktury
Bezpośrednio w programie finansowo-księgowym
Dokument można pobrać automatycznie bezpośrednio w programie finansowo-księgowym przy użyciu tokenu lub certyfikatu. To rozwiązanie jest szczególnie przydatne dla firm korzystających z zaawansowanych systemów finansowych.
Za pośrednictwem e‑Segregatora mBanku
Aby samodzielnie pobrać fakturę z KSeF przez e‑Segregator, wykonaj następujące kroki:
- przejdź do zakładki Pulpit,
- włącz e‑Segregator,
- postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie.
Pobieranie faktur bez komputera
Tak – fakturę pobierzesz również na smartfonie. Wszystkie metody opisane powyżej (kod QR, link, tryb anonimowy oraz logowanie do Aplikacji Podatnika KSeF) działają na urządzeniach mobilnych.
Kontakt i wsparcie
W razie problemów z pobieraniem faktur z KSeF skontaktuj się z infolinią Krajowej Administracji Skarbowej: 801 055 055 lub 22 330 03 30.
