System Krajowej Szkoły E-Faktur (KSeF) wprowadza fundamentalne zmiany w sposobie wystawiania i obiegu faktur w Polsce. Dla klientów biur rachunkowych zmiana ta oznacza konieczność dostosowania procedur współpracy i przekazywania dokumentów. Artykuł ten stanowi praktyczny przewodnik zawierający instrukcję i wzór procedury, które pomogą zaplanować przejście na nowy system e-fakturowania.
Harmonogram wdrażania KSeF – kluczowe daty
Zmiany wdrażane są etapowo, aby umożliwić podmiotom stopniowe przygotowanie się do nowych wymogów. Najważniejsze terminy przedstawia poniższe zestawienie:
| Data | Zakres | Kogo dotyczy | Uwagi |
|---|---|---|---|
| 1 lutego 2026 r. | KSeF obowiązkowy | duzi podatnicy | sprzedaż za 2024 r. > 200 mln zł (z VAT) |
| 1 kwietnia 2026 r. | KSeF obowiązkowy | większość firm (pozostali podatnicy VAT) | wejście powszechnego obowiązku |
Dla biur rachunkowych oznacza to sukcesywne przechodzenie klientów na nową ścieżkę – rozwiązania należy wdrażać etapowo i z odpowiednim wyprzedzeniem.
Znaczenie dostępu biura rachunkowego do KSeF
Kluczową kwestią dla biura rachunkowego jest zapewnienie dostępu do faktur swoich klientów w systemie KSeF. Wymaga to nie tylko technicznego przystosowania, ale również uregulowania kwestii uprawnień i procedur współpracy. Biuro musi mieć dostęp zarówno do faktur sprzedażowych wystawianych przez klientów, jak i do faktur zakupowych, które otrzymują.
Aby umożliwić bezproblemowy dostęp, klienci muszą nadać biuru rachunkowemu stosowne uprawnienia do wystawiania i pobierania ich faktur z systemu KSeF. Ta kwestia wymaga szczególnej uwagi i precyzyjnej komunikacji między stronami.
Struktura obiegu dokumentów w dobie KSeF
Dobry obieg dokumentów powinien być spójny i wymagać jak najmniej ręcznej pracy. Proces powinien obejmować następujące etapy:
- wystawienie dokumentu,
- wewnętrzną weryfikację,
- wysyłkę do KSeF,
- dostarczenie do kontrahenta.
Każdy z tych etapów wymaga jasnego określenia ról, odpowiedzialności i przepływu informacji między biurem rachunkowym a klientem.
Kluczowe etapy przygotowania – plan wdrażania
Biuro rachunkowe powinno przeprowadzić wdrażanie KSeF w oparciu o poniższe kroki:
- Krok 1 – poznaj harmonogram obowiązkowości KSeF i dopasuj go do profilu swoich klientów; ustal, którzy klienci muszą przejść na system w pierwszej kolejności;
- Krok 2 – przeanalizuj obecne procesy (papier, e‑mail, OCR), zidentyfikuj ręczne wprowadzanie danych oraz braki integracji z systemami;
- Krok 3 – skomunikuj zmiany klientom, zaktualizuj umowy i zasady współpracy oraz przekaż instrukcje udzielania uprawnień;
- Krok 4 – zapewnij właściwe uprawnienia do wystawiania i pobierania faktur z KSeF dla biura po stronie klienta;
- Krok 5 – przetestuj wystawianie i odbieranie faktur w środowisku testowym/przedprodukcyjnym, zweryfikuj poprawność danych i integrację z systemem księgowym.
Weryfikacja i kontrola dokumentów
Weryfikacja formalna – pracownik z księgowości lub administracji sprawdza kompletność i poprawność faktury; dokument może zostać odrzucony, zwrócony do wyjaśnienia lub przekazany dalej.
Opis merytoryczny – faktura trafia do osób odpowiedzialnych za rozpis kosztów na projekty, MPK i rodzaje kosztów; możliwe jest rozbicie jednego dokumentu na części i przypisanie ich do różnych działów lub projektów.
Załączniki i dokumentacja towarzysząca
Elementy wspierające proces biznesowy, takie jak protokoły odbioru, zamówienia czy umowy, powinny być podpięte jako załączniki do faktury lub powiązane poprzez sprawy i projekty. Umożliwia to osobie akceptującej koszt szybkie uzyskanie pełnego kontekstu bez żmudnego wyszukiwania materiałów.
Wzór instrukcji obiegu dokumentów KSeF – szablon dla biura rachunkowego
Poniżej zamieszczamy propozycję struktury instrukcji, którą biuro rachunkowe może dostosować do swoich potrzeb i komunikować klientom:
Instrukcja współpracy przy wdrażaniu systemu KSeF
Dla: Klientów Biura Rachunkowego [Nazwa Biura]
Data wejścia w życie: [Data]
1. Cel i zakres
Niniejsza instrukcja określa zasady współpracy między Biurem Rachunkowym a Klientem w kontekście wdrażania Krajowego Systemu E‑Faktur (KSeF) oraz nowych procedur obiegu dokumentów finansowych.
2. Harmonogram wdrażania
Etapy prac przedstawiają się następująco:
- Faza przygotowawcza – [Data od–do];
- Faza testowania – [Data od–do];
- Wdrażanie pełne – [Data od–do].
3. Uprawnienia w KSeF
Klient upoważnia Biuro Rachunkowe do następujących czynności:
- pobierania faktur sprzedażowych wystawianych przez klienta,
- pobierania faktur zakupowych otrzymywanych przez klienta,
- pośredniego dostępu do systemu KSeF (jeśli biuro nie wystawia faktur bezpośrednio).
Procedura nadania uprawnień – rekomendowana sekwencja działań:
- klient loguje się do systemu KSeF,
- przechodzi do sekcji „Zarządzanie uprawnieniami”,
- dodaje użytkownika reprezentującego Biuro Rachunkowe,
- potwierdza uprawnienia poprzez [wybrane kanały autoryzacji].
4. Obieg dokumentów
A. Faktury sprzedażowe – standardowy przebieg:
- klient wystawia fakturę w systemie KSeF,
- faktura jest automatycznie dostępna dla odbiorcy (jeśli zarejestrowany w KSeF),
- kopię faktury klient może przesłać do Biura Rachunkowego na [email] lub przez [inny kanał],
- biuro pobiera fakturę z KSeF poprzez dostęp do konta klienta.
B. Faktury zakupowe – rekomendowany przebieg:
- klient otrzymuje fakturę od dostawcy (papierowo, mailowo lub z KSeF),
- w przypadku faktury papierowej lub z pliku PDF klient skanuje dokument i przesyła do biura,
- biuro rejestruje fakturę w swoim systemie poprzez:
- wprowadzenie ręczne,
- odczyt OCR z pliku PDF,
- import z KSeF (jeśli dostępne).
wybór metody zależy od dostępności danych,
- faktura podlega weryfikacji formalnej i merytorycznej.
5. Weryfikacja i kontrola
Poniżej przedstawiono role i etapy akceptacji:
- Weryfikacja formalna – pracownik biura sprawdza kompletność, poprawność danych i zgodność z umową;
- Weryfikacja merytoryczna – pracownik klienta (w porozumieniu z biurem) rozpisuje koszty na projekty/MPK/sprawy;
- Akceptacja – osoba uprawniona w biurze zatwierdza dokument do księgowania;
- Odrzucenie/uwagi – w przypadku błędów dokument jest odsyłany do wyjaśnienia.
6. Terminy przekazywania dokumentów
Ustalamy następujące terminy operacyjne:
- faktury zakupowe: najpóźniej do [liczba] dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano dokument,
- faktury sprzedażowe: dostęp poprzez KSeF w bieżącym czasie,
- dokumenty towarzyszące: w terminie umożliwiającym właściwą weryfikację.
7. Kontakt i wsparcie
W kwestiach operacyjnych i technicznych prosimy o kontakt:
- Koordynator KSeF w Biurze – [Imię, nazwisko, email, telefon];
- Osoba odpowiedzialna w Kliencie – [do uzupełnienia przez klienta];
- Godziny dostępności – [godziny].
8. Testy systemu
Przed pełnym wdrożeniem rekomendujemy wykonanie następujących testów:
- klient i biuro przeprowadzają test wystawiania i odbierania faktury w środowisku testowym KSeF,
- sprawdzana jest integracja z systemem księgowym,
- weryfikowana jest automatyzacja obiegu dokumentów.
Integracja z systemami informatycznymi
Wdrażając KSeF, biuro rachunkowe powinno wybrać narzędzie wspomagające obieg dokumentów. Rozwiązanie powinno pozwalać na:
- centralne zarządzanie fakturami zakupu – wprowadzane ręcznie, przez OCR, z maila lub z KSeF,
- automatyzację procesu od wpływu faktury do wysłania do KSeF,
- przydzielanie uprawnień do poszczególnych etapów procesu,
- rozbijanie dokumentów i rozpis kosztów na różne projekty,
- archiwizację i raportowanie.
Zasady archiwizacji dokumentów
Zgodnie z wytycznymi, faktury pobrane z systemu KSeF przez wyznaczonego pracownika powinny być drukowane (wizualizowane) i rejestrowane. Za datę dostarczenia faktury wygenerowanej z KSeF uważa się datę nadania unikalnego numeru KSeF.
