Obowiązek Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymusza na biurach rachunkowych ujednolicenie zasad współpracy i precyzyjne opisanie procesów. Umowa powinna wprost obejmować przygotowanie podatnika do pracy w KSeF, jasno określając prawa i obowiązki obu stron.
Kluczowe elementy umowy z biurem rachunkowym w erze KSeF
Struktura podstawowej umowy
Aby ograniczyć ryzyka i usprawnić współpracę, nowoczesna umowa powinna zawierać następujące sekcje:
- strony umowy – dokładna identyfikacja wykonawcy i zleceniodawcy;
- definicje – m.in. KSeF, faktura ustrukturyzowana, uprawnienia, certyfikat/token;
- przedmiot i zakres usług – pobieranie/wystawianie faktur, weryfikacja, księgowanie, deklaracje VAT;
- obowiązki klienta – dostarczanie danych, terminy, odpowiedzialność za poprawność informacji;
- uprawnienia w KSeF – rodzaj i tryb nadania, zarządzanie uprawnieniami, certyfikaty KSeF;
- podział i ograniczenia odpowiedzialności – zakres po obu stronach, limity i wyłączenia.
Przedmiot umowy w kontekście danych ustrukturyzowanych
W przedmiocie umowy warto wprost wskazać pracę na fakturach ustrukturyzowanych przesyłanych przez KSeF oraz źródła danych (plik XML, wizualizacja, eksport). To rozróżnienie porządkuje sposób obsługi dokumentów i minimalizuje spory interpretacyjne.
Typowe źródła danych, które warto wskazać w umowie:
- plik xml pobrany z ksef,
- wizualizacja faktury z ksef (np. pdf),
- eksport z systemu erp/handlowego klienta.
Uprawnienia i zarządzanie dostępem
Kluczową kwestią jest precyzyjne opisanie nadawania, zakresu i delegowania uprawnień w KSeF oraz odpowiedzialności za działania użytkowników. Jeśli klient przyznaje dostęp konkretnym pracownikom biura, umowa powinna wskazywać ich role i tryb nadania uprawnień tak, aby biuro nie odpowiadało za działania tych osób ponad przyjęty zakres.
Modelowe klauzule umowne
Wzór klauzuli dotyczącej uprawnień i certyfikatów
Poniższa formuła może zostać dopasowana do wybranego modelu współpracy:
„Klient udziela Biuru stosownych uprawnień w KSeF umożliwiających pobieranie dokumentów (zarówno sprzedażowych, jak i zakupowych) oraz generuje i przekazuje niezbędne certyfikaty/tokeny. Biuro zobowiązuje się do przechowywania tych certyfikatów w bezpieczny sposób i nieudzielania ich osobom trzecim”.
Kompleksowe wzory umów dostępne do pobrania
Pakiety zawierające umowy dostosowane do KSeF
Dostępne są gotowe pakiety opracowane przez specjalistów: wzór umowy o świadczenie usług księgowych i obsługę kadrowo‑płacową obejmuje 8 załączników i kompleksowo porządkuje kluczowe obszary prawne i biznesowe funkcjonowania biura rachunkowego. Dokumenty dostępne są w dwóch formatach (PDF oraz Word) na ponad 60 stronach.
Różne wersje dla różnych klientów
Wzory zawierają 3 wersje dopasowane do typu ewidencji: KPiR, ryczałt i księgi rachunkowe. Takie zróżnicowanie ułatwia dostosowanie postanowień do faktycznych warunków współpracy.
Zakres zawartości pakietów umów
Główna umowa oraz załączniki najczęściej obejmują następujące obszary:
- zakres usług,
- obowiązki i odpowiedzialność stron,
- warunki finansowe współpracy,
- wymagania dotyczące danych osobowych wynikające z RODO,
- aspekty obowiązkowego raportowania schematów podatkowych (MDR),
- procedury związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy (AML),
- modele współpracy i obiegu dokumentów wynikające z KSeF,
- wymagania i procedury dotyczące sygnalistów (dla biur rachunkowych).
Aneks do istniejącej umowy – alternatywa dla kompleksowej zmiany
Dostosowanie umowy do nowych realiów – forma aneksu
Nie zawsze konieczna jest wymiana całej umowy — dostosowanie do KSeF można przeprowadzić w formie aneksu. To dobre rozwiązanie, gdy fundamenty współpracy pozostają aktualne, a zmiany dotyczą głównie procesów związanych z KSeF.
Istotne postanowienia do zmian i uzupełnień
Najczęściej aktualizacji wymagają następujące obszary:
- procedury integracji danych i bezpieczeństwa informacji,
- procedury obsługi błędów i anomalii w KSeF,
- szkolenia pracowników i klientów – procedury wdrożeniowe.
Cztery modele współpracy z biurem rachunkowym
Wybór modelu współpracy w KSeF powinien być jednoznacznie opisany w umowie lub jej załącznikach, łącznie z zasadami obiegu dokumentów i odpowiedzialności. Poniżej przykładowe modele i ich konsekwencje:
| Model | Rola biura i klienta | Odpowiedzialność | Kluczowe plusy | Potencjalne ryzyka |
|---|---|---|---|---|
| Biuro jako pełnomocnik w KSeF | Biuro pobiera i/lub wystawia faktury; klient dostarcza dane i akceptuje procesy | Klient za poprawność danych, biuro za obsługę techniczną i terminy (zgodnie z umową) | Minimalny wysiłek klienta, spójny i scentralizowany proces | Silna zależność od biura, konieczność precyzyjnego uregulowania uprawnień |
| Współdzielony dostęp | Klient wystawia faktury w KSeF; biuro pobiera, weryfikuje i księguje | Klient za treść faktur, biuro za poprawność księgowania i raportowanie | Większa kontrola klienta nad sprzedażą, klarowny podział ról | Ryzyko opóźnień i niespójności, potrzeba stałej koordynacji |
| Samoobsługa klienta + import | Klient wystawia i udostępnia eksporty; biuro księguje na podstawie plików | Klient za kompletność i format danych, biuro za ich prawidłowe ujęcie | Brak konieczności nadawania biuru dostępu do KSeF | Utrata ciągłości danych w razie błędów eksportu, ryzyko niezgodnych formatów |
| Integracja API/automatyzacja | Zautomatyzowany obieg między systemami klienta i biura | Dzielenie odpowiedzialności według procedur i uzgodnionych SLA | Wysoka szybkość, mniej błędów ręcznych, lepsza skalowalność | Koszty wdrożenia i utrzymania, potrzeba testów i ciągłego nadzoru |
Dodatkowe dokumenty i procedury
Aby domknąć obszary regulacyjne, do umowy warto dołączyć następujące dokumenty:
- Umowa powierzenia danych (RODO) – reguluje przetwarzanie danych osobowych i środki bezpieczeństwa;
- Procedura AML – opisuje identyfikację i ocenę ryzyka oraz obowiązki raportowe;
- Procedura MDR – definiuje zasady identyfikacji i zgłaszania schematów podatkowych.
Gdzie znaleźć wzory umów?
Na rynku są dostępne specjalistyczne pakiety zawierające wzory umów dla biur rachunkowych, w tym klauzule KSeF oraz zobowiązania RODO. Część platform edukacyjnych udostępnia wzory także w pakietach szkoleniowych.
Materiały te zwykle można pobrać w formatach edytowalnych (PDF/Word), co ułatwia szybkie dostosowanie do specyfiki biura i profilu klientów.
