Formularz ZAW-FA to urzędowe zawiadomienie dotyczące korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), składane m.in. w związku z wystawianiem faktur w trybach szczególnych (awaryjnym, offline, offline24) oraz nadawaniem i odbieraniem uprawnień do KSeF. Składa się je na urzędowym wzorze opublikowanym przez Ministerstwo Finansów i dostępnym na portalu KSeF.
Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik: komu jest potrzebny ZAW-FA, kiedy trzeba go złożyć, jak wypełnić krok po kroku oraz odpowiedzi na najczęstsze pytania.
1. Czym jest formularz ZAW-FA?
ZAW-FA to zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego dotyczące następujących obszarów:
- Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – formalne zgłoszenie danych podmiotu oraz powiązanych użytkowników;
- Tryby szczególne – w tym tryb awaryjny, offline i offline24, wraz z zasadami późniejszego przekazania dokumentów do KSeF;
- Nadanie, zmiana lub odebranie uprawnień – wskazanie osób, które mogą działać w KSeF w imieniu podatnika (np. pracownicy, biuro rachunkowe);
- Inne zdarzenia wymagające zawiadomienia – sytuacje określone przepisami, w których należy zaktualizować dane lub uprawnienia w KSeF.
Formularz ma urzędowo określony wzór w rozporządzeniu Ministra Finansów – należy wypełniać go dokładnie w opublikowanym układzie i formie (interaktywny PDF na portalu MF).
2. Kiedy wchodzi w grę tryb awaryjny w KSeF?
Tryb awaryjny KSeF stosuje się, gdy z przyczyn technicznych nie można wystawiać faktur bezpośrednio w KSeF (np. awaria systemu KSeF, brak łączności, problemy po stronie podatnika lub dostawcy oprogramowania).
W trybie awaryjnym podatnik postępuje następująco:
- wystawia fakturę poza KSeF w formie elektronicznej zgodnie ze strukturą FA(3) (od 1 lutego 2026 r.),
- udostępnia fakturę nabywcy (np. mailowo, w systemie sprzedażowym lub w innej uzgodnionej formie),
- przesyła tę fakturę do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
Niedopełnienie obowiązku późniejszego wprowadzenia faktur do KSeF może, od 1 stycznia 2027 r., skutkować sankcją pieniężną.
3. ZAW-FA a tryb awaryjny – dla kogo i kiedy?
Tryb awaryjny (lub inne tryby szczególne) nie oznacza, że wypełniasz ZAW-FA za każdym razem, gdy wystawiasz fakturę „awaryjnie”. ZAW-FA dotyczy przede wszystkim formalnego zgłoszenia danych podmiotu oraz nadawania, zmiany lub cofania uprawnień do KSeF wskazanym osobom.
W praktyce ZAW-FA jest potrzebny w trzech typowych sytuacjach:
- Przed uruchomieniem pracy w KSeF – gdy podmiot nie korzysta z podpisu kwalifikowanego/pieczęci kwalifikowanej/profilu zaufanego reprezentanta i trzeba zarejestrować inne osoby (np. pracowników) jako uprawnione; oraz gdy chcesz nadać uprawnienia do obsługi KSeF biuru rachunkowemu lub konkretnej osobie.
- W trakcie korzystania z KSeF – gdy zmieniasz skład osób uprawnionych (dodajesz nowe lub odbierasz uprawnienia dotychczasowym) lub gdy zmieniają się dane identyfikacyjne w KSeF (np. dane kontaktowe wskazywane w zawiadomieniu).
- W kontekście trybów awaryjnych i offline – gdy formalnie wyznaczasz osoby odpowiedzialne za obsługę faktur w trybach szczególnych (wystawianie offline/awaryjne i późniejsze dosłanie do KSeF) oraz porządkujesz uprawnienia tak, aby w razie awarii praca mogła toczyć się bez przestojów.
Nie składa się osobnego ZAW-FA dla każdej awarii – dokument składasz przy nadawaniu, zmianie lub cofnięciu uprawnień do KSeF lub przy innych zdarzeniach określonych przepisami.
4. Kto składa ZAW-FA?
Formularz ZAW-FA mogą złożyć następujące podmioty:
- Podatnik – osoba fizyczna – przedsiębiorca działający na własne imię i nazwisko;
- Podatnik – osoba prawna – np. spółka z o.o., S.A., fundacja, stowarzyszenie;
- Jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej – np. spółka jawna, partnerska;
- Pełnomocnik – uprawniony do działania w imieniu podatnika (np. na podstawie UPL-1 lub PPS-1), jeżeli tak ukształtowana jest reprezentacja.
W spółkach i innych osobach prawnych ZAW-FA podpisują osoby uprawnione do reprezentacji (np. członek zarządu, wspólnik uprawniony do reprezentacji).
5. Jak zdobyć formularz ZAW-FA?
Aktualny wzór formularza ZAW-FA jest udostępniony na portalu Ministerstwa Finansów w sekcji KSeF (interaktywny PDF do pobrania na podatki.gov.pl).
Główny adres serwisu KSeF, z którego przejdziesz do formularza, to: https://www.podatki.gov.pl/ksef/
6. Instrukcja wypełnienia ZAW-FA – krok po kroku
Uwaga: układ pól może minimalnie różnić się między wersjami, ale logika jest podobna. Poniżej instrukcja ogólna odpowiadająca aktualnemu wzorowi ZAW-FA MF.
6.1. Część A – miejsce i cel złożenia formularza
- A.1. Miejsce złożenia – wpisz naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika (np. „Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście”); właściwość ustalaj jak dla rozliczeń VAT, zazwyczaj wg siedziby podatnika.
- A.2. Cel złożenia formularza – zaznacz odpowiednią opcję:
- Złożenie – pierwszy wpis lub dodanie nowych uprawnień;
- Zmiana – modyfikacja danych lub uprawnień (np. dopisanie kolejnych osób);
- Odwołanie/Cofnięcie – odebranie uprawnień wskazanym wcześniej osobom.
6.2. Część B – dane podatnika (podmiotu)
Wybierz odpowiednią część formularza: B.1 – osoba fizyczna (przedsiębiorca); B.2 – osoba prawna; B.3 – jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.
Wypełnij następujące pola:
- NIP lub PESEL – w zależności od statusu podatnika;
- Nazwa firmy lub imię i nazwisko – zgodnie z rejestrem;
- Adres siedziby lub zamieszkania – ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość, kraj;
- Adres e-mail i telefon kontaktowy – na te dane mogą trafiać powiadomienia z urzędu.
Dane muszą odpowiadać aktualnym danym w CEIDG/KRS/NIP.
6.3. Część C – dane osoby uprawnionej do korzystania z KSeF
W tej części wpisujesz dane osób, którym nadajesz (lub odbierasz) uprawnienia do działania w KSeF w imieniu podatnika.
Dla każdej osoby uprawnionej uzupełnij kolejno:
- Identyfikację osoby – PESEL (jeśli posiada); w przypadku osoby bez PESEL lub z zagranicy: numer i rodzaj dokumentu tożsamości (np. paszport) oraz kraj wydania;
- Imię i nazwisko;
- Datę urodzenia;
- Adres zamieszkania – kraj, miejscowość, ulica, numer, kod;
- Adres e-mail oraz telefon – na te dane często trafia informacja o nadaniu lub cofnięciu uprawnień.
W niektórych wersjach formularza możesz wskazać rodzaj uprawnienia (np. pełne, do wystawiania/odbioru faktur, techniczne) – zaznacz zgodnie z instrukcją do danej wersji ZAW-FA.
Jeśli nadajesz uprawnienia kilku osobom, skorzystaj z kolejnych pozycji w formularzu; w razie potrzeby złóż więcej niż jeden egzemplarz (z oznaczeniem kontynuacji).
6.4. Część D – zakres uprawnień
W zależności od wzoru formularza wskaż, co konkretnie może robić dana osoba w KSeF:
- prawo do odbioru faktur,
- prawo do nadawania dalszych uprawnień (rola administratora KSeF),
- dostęp techniczny lub inny szczegółowy zakres przewidziany formularzem.
Określ również, jak szeroko obowiązują uprawnienia:
- całego podmiotu,
- konkretnej jednostki organizacyjnej (np. oddziału),
- innego, zawężonego zakresu – jeśli formularz to przewiduje.
Zakres uprawnień decyduje o tym, czy dana osoba będzie mogła obsługiwać faktury wystawione w trybie awaryjnym i dosyłać je do KSeF.
6.5. Część E – podpisy
Na końcu formularza wykonaj następujące czynności:
- wpisz miejscowość i datę wypełnienia,
- złóż podpis: w przypadku osoby fizycznej podpisuje przedsiębiorca, a w przypadku osoby prawnej/jednostki – osoba uprawniona do reprezentacji (np. członek zarządu, wspólnik),
- sprawdź kompletność danych i zgodność z rejestrami.
Przy składaniu elektronicznym postępuj tak:
- podpisz formularz podpisem elektronicznym,
- użyj podpisu kwalifikowanego lub Profilu Zaufanego osoby uprawnionej,
- wyślij do urzędu (np. poprzez e-Urząd Skarbowy w sekcji „Pismo ogólne”, załączając podpisany plik PDF ZAW-FA),
- zachowaj UPO (urzędowe poświadczenie odbioru).
7. Złożenie ZAW-FA elektronicznie – krok po kroku
- Pobierz formularz ZAW-FA – z serwisu podatki.gov.pl → KSeF → formularze.
- Wypełnij formularz na komputerze – uzupełnij wymagane pola (NIP, urząd skarbowy, dane podmiotu, dane osoby uprawnionej, zakres uprawnienia).
- Podpisz elektronicznie plik PDF – skorzystaj z usługi podpisywania dokumentów; wybierz Profil Zaufany lub certyfikat kwalifikowany, a następnie pobierz podpisany plik.
- Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego – wejdź do sekcji „Złóż dokument” → „Pismo ogólne”; wskazuj, czy działasz w imieniu własnym, czy innego podmiotu (w tym drugim wypadku wymagane odpowiednie pełnomocnictwo, np. UPL-1).
- Uzupełnij pismo – wybierz rodzaj pisma „inne pismo”, jako temat wpisz „ZAW-FA”, ewentualnie wskaż zakres sprawy VAT; w treści umieść krótki opis (np. „W załączeniu przekazuję formularz ZAW-FA dotyczący nadania uprawnień do KSeF dla [nazwa podmiotu].”).
- Dodaj załącznik i wyślij – dołącz podpisany plik ZAW-FA, sprawdź dane, zatwierdź i wyślij; pobierz i zachowaj UPO.
8. Najczęściej zadawane pytania (FAQ) – ZAW-FA i tryb awaryjny KSeF
8.1. Czy ZAW-FA trzeba składać przy każdej awarii KSeF?
Nie. ZAW-FA to zawiadomienie o uprawnieniach i danych podmiotu w KSeF, a nie zgłoszenie samego faktu awarii. Awarię (np. po stronie KSeF) ogłasza Ministerstwo Finansów; podatnik w czasie awarii wystawia faktury w trybie awaryjnym/offline, a następnie dosyła je do KSeF w terminie – bez składania każdorazowo ZAW-FA.
Składasz ZAW-FA wtedy, gdy:
- po raz pierwszy nadajesz uprawnienia do KSeF konkretnej osobie,
- zmieniasz lub odbierasz uprawnienia,
- aktualizujesz inne dane objęte formularzem.
8.2. Jak długo mam na dosłanie faktur wystawionych w trybie awaryjnym do KSeF?
Zgodnie z informacją MF podatnik przesyła fakturę do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
W opracowaniach branżowych bywa wskazywane rozróżnienie terminów dla trybów offline/offline24, jednak kluczowy pozostaje termin 7 dni roboczych po zakończeniu awarii KSeF wskazany przez MF.
8.3. Jakie sankcje grożą za niewysłanie faktur z trybu awaryjnego do KSeF?
Niedopełnienie obowiązków związanych z przesłaniem do KSeF faktur wystawionych w okresie awarii lub niedostępności systemu może skutkować karą pieniężną. Zgodnie z zapowiedziami sankcje mają być stosowane od 1 stycznia 2027 r.
8.4. Czy faktura wystawiona w trybie awaryjnym bez FA(3) jest ważna?
W typowym trybie awaryjnym KSeF, gdy zakłada się późniejsze wprowadzenie faktury do KSeF, wymagana jest struktura FA(3) (od 1 lutego 2026 r.).
W przypadku tzw. awarii całkowitej usług KSeF nie ma obowiązku stosowania struktury FA(3) ani kodów QR – wystawia się faktury papierowe lub elektroniczne poza systemem.
8.5. Czy przy fakturach awaryjnych muszą być kody QR?
W trybach szczególnych (offline/offline24/awaryjny), zanim dokument trafi do KSeF, na wizualizacji faktury powinny znaleźć się dwa kody QR: kod „OFFLINE” prowadzący do zasobu weryfikacyjnego oraz kod z danymi do weryfikacji faktury poza KSeF. Po dosłaniu faktury do KSeF i nadaniu numeru KSeF stosuje się już tylko kod QR z numerem KSeF. W przypadku awarii całkowitej kody QR nie obowiązują.
8.6. Czy osoba spoza firmy (np. biuro rachunkowe) może obsługiwać faktury w trybie awaryjnym?
Tak, o ile ma nadane uprawnienia w KSeF do działania w imieniu podatnika. Nadanie takich uprawnień konkretnym osobom lub podmiotom odbywa się m.in. poprzez złożenie formularza ZAW-FA do naczelnika urzędu skarbowego.
8.7. Czy ZAW-FA mogę złożyć tylko papierowo?
Nie. Możliwe jest złożenie elektroniczne – wypełnienie formularza, podpisanie (np. Profilem Zaufanym) i wysłanie jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym.
Dopuszczalna jest także forma papierowa (złożenie w urzędzie skarbowym), jednak przy KSeF administracja rekomenduje formę elektroniczną.
8.8. Czy za błędnie wypełniony ZAW-FA grożą sankcje?
Błędnie wypełniony ZAW-FA może spowodować:
- brak skutecznego nadania uprawnień,
- problemy z dostępem do KSeF (np. brak możliwości wprowadzenia faktur z trybu awaryjnego),
- konieczność złożenia korekty lub kolejnego zawiadomienia.
Sankcje finansowe wiążą się głównie z niewykonaniem obowiązków w zakresie fakturowania i przekazywania faktur do KSeF; jednak błąd w ZAW-FA może pośrednio doprowadzić do naruszenia tych obowiązków (np. brak osoby z odpowiednim uprawnieniem).
9. Dobre praktyki dla księgowych i biur rachunkowych
Aby usprawnić pracę i zminimalizować ryzyko w czasie awarii, wdroż poniższe działania:
- uporządkuj uprawnienia – przed startem obowiązkowego KSeF zidentyfikuj wszystkie osoby (w firmie i na zewnątrz), które muszą mieć dostęp, i nadaj im uprawnienia na podstawie ZAW-FA;
- wyznacz administratorów KSeF – wskaż w formularzu osoby, które będą mogły nadawać dalsze uprawnienia, je odwoływać i zarządzać kontami;
- przygotuj procedurę na awarie – określ:
- kto wystawia faktury w trybie awaryjnym,
- jak są przechowywane i oznaczane faktury do czasu dosłania do KSeF,
- kto odpowiada za dosłanie ich w terminie 7 dni roboczych po zakończeniu awarii.
- regularnie aktualizuj ZAW-FA – przy każdej zmianie kadrowej lub zmianie zakresu odpowiedzialności pamiętaj o nowym zawiadomieniu do urzędu.
10. Gdzie znaleźć aktualny formularz ZAW-FA?
Aktualny wzór ZAW-FA jest opublikowany przez Ministerstwo Finansów na portalu KSeF. Pobierzesz go w formacie PDF bezpośrednio z serwisu podatkowego MF (podatki.gov.pl) w sekcji dokumentów/formularzy KSeF.
Wejdź na stronę Krajowy System e-Faktur (KSeF): https://www.podatki.gov.pl/ksef/. W sekcji z formularzami znajdziesz plik „zaw-fa.pdf”. Po pobraniu możesz od razu wypełnić formularz elektronicznie, podpisać i złożyć go online, co znacząco przyspiesza uruchomienie pracy w KSeF – również w trybach awaryjnych.
