Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanowi nowy standard w wymianie dokumentów między przedsiębiorstwami a administracją podatkową.
Integracja KSeF z systemem Wapro Mag umożliwia automatyczną wysyłkę i odbiór e-faktur bez ręcznych czynności, przyspieszając obieg dokumentów i ograniczając błędy.
Aby działała poprawnie, wymaga właściwej konfiguracji zarówno po stronie KSeF, jak i w programie Wapro.
Co to jest KSeF i dlaczego warto go wdrożyć?
KSeF to platforma do elektronicznej wymiany faktur, która automatyzuje procesy fakturowania, raportowania oraz weryfikacji dokumentów.
Dzięki integracji z Wapro Mag dokumenty trafiają do KSeF bezpośrednio z systemu, a potwierdzenia UPO oraz numery KSeF są odbierane automatycznie.
Krok 1 – rejestracja w Krajowym Systemie e-Faktur
Pierwszym etapem jest rejestracja w systemie KSeF. Aby to zrobić:
- Udaj się na oficjalną stronę KSeF;
- Postępuj zgodnie z instrukcjami rejestracyjnymi;
- Podaj kompletne dane firmowe (NIP, REGON, dane reprezentanta);
- Wybierz operatora technicznego, który będzie obsługiwać Twoje faktury.
Ważne: dla spółek pierwsze logowanie do systemu musi być poprzedzone zgłoszeniem w Urzędzie Skarbowym na druku ZAW-FA pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z KSeF.
Krok 2 – nabycie usługi Wapro Businesslink
Aby korzystać z wymiany dokumentów KSeF w programie Wapro Mag, należy wykupić dostęp do usługi Wapro Businesslink. Jest to bezpieczna usługa pośrednicząca w wymianie dokumentów między Wapro a Krajowym Systemem e-Faktur.
Dostępne warianty pakietów różnią się liczbą dokumentów do wysyłki:
- Wariant 200 – możliwość wysyłki 200 dokumentów;
- Wariant 600 – możliwość wysyłki 600 dokumentów;
- Warianty rozszerzone – kolejne progi o rosnącej liczbie dokumentów.
Pakiety są ważne przez 360 dni od zakupu produktu.
Krok 3 – konfiguracja Businesslink w Wapro Mag
Po aktywowaniu usługi Businesslink należy przystąpić do konfiguracji w systemie. Proces wygląda następująco:
- Zaloguj się do konta w systemie Wapro Mag;
- Przejdź do sekcji „Inne”;
- Wybierz „Businesslink”;
- Wprowadź niezbędne dane konfiguracyjne zgodnie z posiadanymi uprawnieniami i dostępami.
W trakcie konfiguracji podaj dane administratora oraz NIP partnera, a następnie przetestuj połączenie.
Krok 4 – zarządzanie uprawnieniami KSeF
Konfiguracja uprawnień związanych z KSeF to kluczowy element wdrożenia. W ramach tego etapu:
- Konfiguracja modułu KSeF Businesslink – aktywuj integrację w odpowiednich programach Wapro i wskaż firmy, których dotyczy;
- Ustawienia uprawnień – zdefiniuj role i zakresy: wysyłanie, odbiór, podpisy, podgląd dokumentów;
- Zaproszenia dla użytkowników – dodaj osoby uprawnione do obsługi KSeF w Twojej firmie i przypisz im odpowiednie role.
System Wapro oferuje pomoc w konfiguracji uprawnień na portalu KSeF oraz opcjonalne wsparcie w definiowaniu magazynu kosztów.
Krok 5 – konfiguracja ustawień KSeF
Po aktywowaniu usługi w Businesslink należy dostosować ustawienia zgodnie z potrzebami firmy:
- Preferowane formaty i tryb wymiany – wybierz formaty faktur i sposób komunikacji z KSeF;
- Odpowiedzialność – wskaż osoby lub działy odpowiedzialne za przesyłanie i odbieranie faktur;
- Pozostałe parametry – skonfiguruj podpisy, słowniki kontrahentów oraz automatyzacje odbioru UPO.
Krok 6 – włączenie obsługi KSeF u kontrahentów
Przed wysłaniem faktury do KSeF konieczne jest włączenie obsługi KSeF dla danego kontrahenta. Jest to krok obowiązkowy:
- Wejdź do kartoteki kontrahentów;
- Zaznacz jednego lub wielu kontrahentów;
- Kliknij prawy przycisk myszy i wybierz „Operacje dodatkowe” → „Grupowa zmiana danych handlowych”;
- Przejdź na zakładkę „KSeF”;
- Wskaż datę, od kiedy dokumenty mają być wysyłane i odbierane przez KSeF;
- Zatwierdź wprowadzone zmiany.
Alternatywnie możesz włączyć KSeF bezpośrednio w danych pojedynczego kontrahenta na zakładce „Dane handlowe cd. JPK, program lojalnościowy”.
Krok 7 – wysyłanie faktur do KSeF
Wysyłka faktur do KSeF w Wapro Mag zawsze odbywa się przez Bufor dokumentów. Procedura wygląda następująco:
- Wystaw fakturę w programie Wapro Mag;
- W menu operacji dodatkowych wybierz tryb wysyłki: bezpośrednio do KSeF lub najpierw do bufora, a następnie do KSeF;
- Po poprawnym wysłaniu faktury usługa Wapro Czynności Automatyczne odbierze numer KSeF oraz potwierdzenie UPO.
W zależności od scenariusza użyj opcji: „Prześlij zaznaczone dokumenty do Businesslink” lub „Oznacz dokumenty do wysłania KSeF”.
Bufor dokumentów – kluczowy element systemu
Bufor dokumentów to centralne miejsce kontroli wysyłek i odbioru dokumentów KSeF. Każda wysyłka przechodzi przez ten bufor, gdzie możesz:
- sprawdzić status wysyłki,
- wyświetlić otrzymane potwierdzenia UPO,
- wykonać wymagane podpisy (w przypadku dużych wysyłek),
- zarządzać dokumentami przed ostateczną wysyłką.
Na liście szczegółów w buforze dostępna jest opcja podpisu pliku – dopiero po podpisaniu możliwa jest ponowna wysyłka.
Certyfikaty i tokeny – ważne zmiany w 2026/2027 roku
Ważne: tokeny autoryzacyjne będą ważne jedynie do końca 2026 roku. Od stycznia 2027 roku certyfikaty zastąpią tokeny jako główny sposób uwierzytelniania w API KSeF 2.0.
Kluczowy termin: od 1 lutego 2026 roku certyfikaty będą konieczne do logowania w systemie KSeF 2.0 oraz do wystawiania faktur offline (podczas awarii systemu lub braku dostępu do internetu).
Poniżej zestawienie kluczowych terminów i metod uwierzytelniania w KSeF 2.0:
| Okres | Metoda uwierzytelniania | Co to oznacza w praktyce |
|---|---|---|
| Do 31.12.2026 | Tokeny autoryzacyjne (wygasają z końcem 2026) | Możliwa obsługa istniejących integracji z użyciem tokenów, zalecana migracja na certyfikaty. |
| Od 01.02.2026 | Certyfikaty wymagane do logowania i faktur offline | Konieczne dodanie certyfikatu w Businesslink oraz przypisanie uprawnień dla użytkowników. |
| Od 01.01.2027 | Certyfikaty jako główna metoda, tokeny niewspierane | Logowanie i integracje wyłącznie na podstawie certyfikatów KSeF 2.0. |
Aby wprowadzić certyfikaty do programu, w oknie konfiguracji usługi Businesslink na zakładce „Uprawnienia KSeF” kliknij „Pokaż certyfikaty KSeF” i dodaj właściwy certyfikat.
Warunki wysyłki faktur – zasady, które musisz znać
Aby wysyłka faktur przebiegła bez problemów, pamiętaj o następujących warunkach:
- każda wysyłka musi przejść przez bufor dokumentów,
- kontrahent musi mieć włączoną obsługę KSeF,
- usługi Businesslink i Czynności Automatyczne muszą działać,
- status i UPO sprawdzisz w buforze.
W przypadku dużych dokumentów lub paczek system może wymagać podziału na porcje i podpisu kwalifikowanego, aby zachować spójność wysyłki.
Obsługa e-faktur importowanych do Wapro
System Wapro umożliwia także odbieranie e-faktur z KSeF. W Buforze dokumentów importowane e-faktury są przetwarzane i przygotowywane do importu do ksiąg rachunkowych.
Automatyzacja tego procesu znacząco skraca czas księgowania i ogranicza liczbę pomyłek.
