Wapro (Mag, Fakturka) a KSeF – konfiguracja i cennik

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowe rozwiązanie dla przedsiębiorców wystawiających faktury w Polsce.

Oprogramowanie Wapro ERP oferuje pełną integrację z KSeF poprzez moduły Wapro Mag i Wapro Fakturka. W poniższym przewodniku znajdziesz klarowne instrukcje konfiguracji oraz aktualne informacje o kosztach.

Które programy Wapro wspierają KSeF?

Wapro Mag i Wapro Fakturka są zintegrowane z systemem Ministerstwa Finansów poprzez usługę Businesslink, co umożliwia bezpośrednią wymianę danych z KSeF.

Wystawianie e-faktur w KSeF nie wymaga posiadania elektronicznej pieczęci kwalifikowanej ani elektronicznego podpisu kwalifikowanego — potrzebny jest token autoryzacyjny zarejestrowany w usłudze Businesslink.

Wymagania wstępne do rozpoczęcia pracy z KSeF

Aby wystawiać e-faktury w KSeF z wykorzystaniem aplikacji Wapro, przedsiębiorstwo musi zapewnić:

1. Program do wystawiania faktur – Wapro Mag lub Wapro Fakturka;
2. Usługę Businesslink – niezbędną do integracji z KSeF;
3. Program księgowy – do księgowania wystarczy posiadany Wapro Kaper;
4. Token autoryzacyjny – wygenerowany w portalu KSeF i zarejestrowany w usłudze Businesslink.

Należy podkreślić, że ani Wapro Mag, ani usługa Businesslink nie są obowiązkowe do wystawiania e-faktur. Faktury można wysyłać do KSeF również za pośrednictwem dowolnego zintegrowanego programu lub bezpłatnej aplikacji KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów.

Konfiguracja KSeF w systemie Wapro

Pierwsze logowanie do portalu KSeF

Podczas pierwszego logowania do portalu KSeF wykonasz następujące kroki:

• omówienie procedury nadania uprawnień w portalu KSeF dla przedstawiciela firmy,
• konfigurację uprawnień na portalu KSeF,
• ustawienie odpowiednich permisji dostępu.

Włączenie obsługi KSeF u kontrahenta

Aktywacja obsługi KSeF dla kontrahenta w Wapro Mag wygląda następująco:

1. wejdź do kartoteki kontrahentów;
2. zaznacz jednego lub wielu kontrahentów;
3. kliknij prawym przyciskiem myszy;
4. z menu Operacje dodatkowe wybierz Grupowa zmiana danych handlowych.

Faktura może być wysłana do KSeF tylko wtedy, gdy kontrahent ma w systemie włączoną obsługę KSeF.

Nadawanie uprawnień dostępu w programie

Nadawanie uprawnień do KSeF polega na zarejestrowaniu tokenu autoryzującego z odpowiednią rolą.

W Wapro Mag uprawnienia można nadawać na poziomie firmy – w konfiguracji usługi Businesslink (pierwsza zakładka).

Na poziomie pracowników – każdy użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami może wystawiać i wysyłać e-faktury.

Konfiguracja modułu KSeF Businesslink

W ramach wdrożenia zwykle realizuje się poniższe działania:

• konfigurację modułu KSeF Businesslink w programach Wapro,
• prezentację sposobu zarządzania uprawnieniami KSeF w Wapro Mag,
• pomoc w opcjonalnym zdefiniowaniu magazynu kosztów,
• pobranie pierwszej faktury z KSeF do bufora dokumentów.

Proces wysyłki faktur do KSeF

Przebieg procedury

Wysyłka faktur do KSeF w Wapro Mag odbywa się przez Bufor dokumentów. Proces wygląda następująco:

1. Wystawianie faktury – utwórz dokument sprzedaży w Wapro Mag;
2. Wybór sposobu wysyłki – wyślij dokument bezpośrednio do KSeF lub prześlij go do Bufora dokumentów, a następnie do KSeF;
3. Potwierdzenie wysyłki – usługa Wapro Czynności Automatyczne odbiera numer KSeF (KSeF ID) oraz potwierdzenie UPO.

Wizualizacja e-faktury

Po uzyskaniu KSeF ID i potwierdzenia odbioru, wizualizacja faktury z wymaganym kodem QR może zostać automatycznie wysłana do odbiorcy.

Obsługa e-faktur od dostawców

Wapro Mag umożliwia nie tylko wystawianie, ale także pobieranie e-faktur zakupu bezpośrednio z KSeF, wspierając pełny obieg dokumentów w firmie.

Integracja z innymi programami finansowo-księgowymi

Jeśli używasz Wapro Mag oraz programu finansowo-księgowego innego producenta zintegrowanego z KSeF, program FK może samodzielnie pobierać wszystkie e-faktury z KSeF.

Jeżeli program księgowy importuje dokumenty z plików Wapro XML, w Wapro Mag przygotujesz eksport zgodny ze schematem Wapro XML do dalszego księgowania.

Cennik usług KSeF w Wapro

Struktura kosztów

Cennik Wapro ERP obejmuje następujące elementy:

• licencje na programy – Wapro Mag lub Wapro Fakturka (warianty: bezterminowe, czasowe, chmurowe);
• usługa Businesslink – wymagana do integracji i komunikacji z KSeF;
• wsparcie techniczne – pakiety usług wdrożeniowych i serwisowych.

Aktualny cennik 2026

Zgodnie z informacjami na rok 2026, licencje na Wapro ERP dostępne są od 279 zł netto. Pełny cennik obejmuje następujące obszary:

• licencje na moduły (Mag, Fakir, Gang),
• moduł KSeF,
• usługi chmurowe Wapro Cloud 365.

Dokładne ceny znajdziesz na oficjalnej stronie Wapro oraz u autoryzowanych partnerów.

Koszty alternatywnych rozwiązań

Pamiętaj, że e-faktury w KSeF można wystawiać także bez programów Wapro – korzystając z bezpłatnej aplikacji KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów. Wybór rozwiązania warto dostosować do skali biznesu i potrzeb operacyjnych.

Wdrażanie KSeF – usługa profesjonalnego wdrożenia

Wapro oferuje usługę wdrożeniową KSeF dla firm, które chcą szybko i bezpiecznie uruchomić nowy system. W ramach usługi realizowane są:

• konfiguracja modułu KSeF Businesslink w programach Wapro,
• omówienie procedury nadania uprawnień,
• konfiguracja uprawnień dostępu,
• pierwsze logowanie do portalu,
• pobranie pierwszych faktur z KSeF do systemu.

Takie podejście minimalizuje ryzyko błędów i znacząco przyspiesza start produkcyjny.

Przyszłe ulepszenia systemu

Planowane jest rozszerzenie funkcjonalności o następujące elementy:

• publikację modułu obiegu dokumentów do akceptacji i opisu dokumentów,
• możliwość eksportu pobranych, opisanych i zaakceptowanych e-faktur,
• obsługę kodów QR na wizualizacjach e-faktur (po publikacji dokumentacji przez Ministerstwo Finansów).

Podsumowanie wskazówek praktycznych

Poniżej znajdziesz szybkie zestawienie kluczowych informacji dotyczących obsługi KSeF w Wapro:

Autor

Paweł Radłowski

Księgowy z 4-letnim doświadczeniem, absolwent Finansów i Rachunkowości SGH. Autor 3 ponad 250 artykułów o podatkach, automatyzacji księgowości i e-commerce, publikowanych w mediach elektronicznych i papierowych. Wdrożył 30+ projektów elektronicznego obiegu dokumentów, a jego szkolenia (800 h) pomogły już ponad 70 przedsiębiorcom obniżyć koszty administracji średnio o 18%.