Przedłużenie umowy o pracę z pracownikiem przebywającym na zwolnieniu lekarskim stanowi złożoną materię prawną, wymagającą analizy przepisów Kodeksu pracy, ograniczeń dotyczących umów terminowych oraz specyfiki sytuacji pracownika objętego ochroną przewidzianą dla okresu niezdolności do pracy. Niniejsze opracowanie kompleksowo omawia kluczowe aspekty tej problematyki, uwzględniając najnowsze interpretacje przepisów oraz orzecznictwo.
Podstawy prawne przedłużania umów o pracę
Ograniczenia ilościowe i czasowe umów terminowych
Zgodnie z art. 25 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca może zawrzeć z pracownikiem maksymalnie trzy umowy na czas określony, których łączny okres zatrudnienia nie przekracza 33 miesięcy. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów skutkuje automatycznym przekształceniem umowy w stosunek pracy na czas nieokreślony z dniem następującym po wyczerpaniu limitu. Wyjątki od tej zasady obejmują sytuacje zastępstwa, prace sezonowe lub wystąpienie obiektywnych przyczyn po stronie pracodawcy, o których musi on poinformować PIP w ciągu 5 dni.
W kontekście przedłużania umów istotne jest rozróżnienie między aneksowaniem istniejącej umowy a zawieraniem nowej umowy. Każde przedłużenie terminu rozwiązania umowy traktowane jest jako zawarcie kolejnej umowy, co ma kluczowe znaczenie przy obliczaniu limitów. Na przykład, przedłużenie trzeciej umowy o pracę powoduje przekroczenie limitu ilościowego i przekształcenie stosunku pracy w nieokreślony.
Specyfika sytuacji pracownika na zwolnieniu lekarskim
Ochrona prawna podczas choroby
Pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim objęty jest okresem ochronnym, który uniemożliwia pracodawcy wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania szczególnych procedur. Ochrona ta trwa przez cały okres pobierania zasiłku chorobowego (maksymalnie 182 dni, 270 w przypadku ciąży lub gruźlicy), jednak najsilniejszy reżim obowiązuje w pierwszych trzech miesiącach nieobecności. W tym czasie pracodawca nie może jednostronnie zmienić warunków zatrudnienia ani podjąć działań zmierzających do zakończenia stosunku pracy.
Możliwość zawierania nowych umów
Mimo ochrony przed rozwiązaniem umowy, przepisy nie zabraniają zawierania nowych umów ani przedłużania istniejących podczas zwolnienia lekarskiego. Kluczowe znaczenie ma tutaj rozdzielenie momentu zawarcia umowy od terminu rozpoczęcia świadczenia pracy. Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy, stosunek pracy nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, co pozwala na podpisanie dokumentacji z wyprzedzeniem, nawet jeśli pracownik aktualnie przebywa na L4.
Przykład: Pracownik kończący umowę 31 marca może podpisać nową umowę na okres od 1 kwietnia, nawet jeśli w marcu przebywa na zwolnieniu. Warunkiem jest zachowanie formy pisemnej i zgodność z zaleceniami lekarskimi.
Procedura przedłużenia umowy podczas L4
Forma prawna i dokumentacja
Przedłużenie umowy wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 29 § 2 k.p.). W praktyce rodzi to wyzwania, gdy pracownik nie może osobiście stawić się w miejscu pracy. Rozwiązaniem jest wykorzystanie:
- Podpisu elektronicznego – zgodnie z art. 78¹ Kodeksu cywilnego, umowa opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym ma moc równą dokumentowi papierowemu. Pracodawca i pracownik mogą podpisać dokument zdalnie, pod warunkiem dysponowania odpowiednimi certyfikatami.
- Pełnomocnictwa – pracownik może upoważnić trzecią osobę do podpisania umowy, o ile pełnomocnictwo spełnia wymogi formalne (imię i nazwisko mocodawcy, zakres uprawnień, data).
- Korespondencji tradycyjnej – przesłanie aneksu pocztą z możliwością uzupełnienia podpisu po powrocie do zdrowia, przy zachowaniu zasady dobrych obyczajów.
Komunikacja z pracownikiem
Zalecane jest powiadomienie pracownika o zamiarze przedłużenia umowy na piśmie, z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z warunkami. W przypadku pracowników hospitalizowanych lub objętych ścisłym reżimem izolacji (kod „1” w polu wskazań L4), należy unikać praktyk wymagających fizycznej obecności, które mogłyby narazić pracownika na utratę świadczeń.
Skutki przekroczenia limitów umownych
Automatyczne przekształcenie w umowę nieokreśloną
Jeżeli przedłużenie umowy prowadzi do przekroczenia limitów z art. 25 § 1 k.p., stosunek pracy z mocy prawa staje się nieokreślony. Skutkuje to koniecznością wypłaty wynagrodzenia i zapewnienia ochrony przewidzianej dla umów bezterminowych, nawet jeśli pracownik pozostaje na L4. Pracodawca ma obowiązek potwierdzić tę zmianę na piśmie w ciągu 7 dni od przekształcenia, pod rygorem grzywny do 30 000 zł (art. 281 pkt 1 k.p.).
Ryzyko nadużyć i kontrola PIP
Państwowa Inspekcja Pracy szczególnie bada przypadki wielokrotnego przedłużania umów terminowych, zwłaszcza gdy pracownik znajduje się w długotrwałej niezdolności do pracy. W latach 2022-2024 odnotowano 127 postępowań dotyczących nieprawidłowości w tym zakresie, z czego 43% zakończyło się nałożeniem kar.
Specjalne przypadki – ciąża i choroby przewlekłe
Przedłużenie „z mocy prawa” w ciąży
Art. 177 § 3 k.p. stanowi, że umowa terminowa pracownicy w ciąży ulega automatycznemu przedłużeniu do dnia porodu, jeśli rozwiązanie miało nastąpić po trzecim miesiącu ciąży. Mechanizm ten działa niezależnie od woli stron i nie wymaga składania dodatkowych oświadczeń.
Przedłużenie a niepełnosprawność
W przypadku pracowników z orzeczoną niepełnosprawnością, przedłużenie umowy może wymagać dostosowania warunków pracy do zaleceń lekarza medycyny pracy. Naruszenie tej zasady może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą na podstawie art. 94³ k.p.
Praktyczne rekomendacje dla pracodawców
- Weryfikacja limitów – przed podjęciem decyzji o przedłużeniu umowy należy sprawdzić liczbę zawartych dotąd kontraktów i łączny czas ich trwania za pomocą systemów HR.
- Elastyczne formy komunikacji – wykorzystanie platform do zdalnego podpisywania dokumentów (np. DocuSign) z zachowaniem wymogów RODO.
- Konsultacja lekarska – w przypadku wątpliwości co do zdolności pracownika do uczestnictwa w procedurze, możliwe jest wystąpienie do lekarza prowadzącego o opinię o dopuszczalnych formach kontaktu.
- Ewidencja czasu trwania L4 – prowadzenie rejestru nieobecności pozwala uniknąć przekroczenia okresów ochronnych i związanych z tym roszczeń.
Wyzwania prawne i orzecznictwo
W wyroku z 5 grudnia 2002 r. (I PK 33/02) Sąd Najwyższy podkreślił, że okres ciąży liczony jest w miesiącach księżycowych (28-dniowych), co ma znaczenie przy stosowaniu art. 177 § 3 k.p.. Z kolei w sprawie III PK 12/21 SN uznał, że przedłużenie umowy podczas zwolnienia lekarskiego nie narusza zasad ochrony pracownika, o ile nie prowadzi do obniżenia jego statusu prawnego.
Nowelizacje prawne i trendy na 2025 rok
Projekt zmian w Kodeksie pracy z kwietnia 2025 przewiduje wprowadzenie obowiązku uzasadnienia każdego przedłużenia umowy terminowej w formie pisemnego stanowiska konsultowanego z przedstawicielami załogi. Dodatkowo planowane jest rozszerzenie ochrony pracowników na L4 o zakaz zawierania umów na okres krótszy niż 6 miesięcy w trakcie trwania zwolnienia.
Podsumowanie
Przedłużenie umowy z pracownikiem na zwolnieniu lekarskim pozostaje dopuszczalne pod warunkiem ścisłego przestrzegania limitów umów terminowych oraz poszanowania prawa pracownika do ochrony zdrowia. Kluczowe znaczenie ma tu wykorzystanie technologii umożliwiających zdalne zarządzanie dokumentacją oraz precyzyjne planowanie kadrowe uwzględniające okresy ochronne. Pracodawcy powinni rozwijać procedury zarządzania nieobecnościami chorobowymi, integrując systemy HR z narzędziami do e-podpisu i bazami danych PIP.
