PIT‑28S to roczne zeznanie podatkowe składane w imieniu przedsiębiorstwa w spadku, gdy zmarły przedsiębiorca (lub wspólnik spółki cywilnej/jawnej) rozliczał się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
Formularz składa zarządca sukcesyjny lub osoba wykonująca czynności zachowawcze, a zeznanie obejmuje wyłącznie przychody uzyskane po dacie zgonu przedsiębiorcy.
Poniżej znajdziesz kompletny poradnik – od tego, kto musi złożyć PIT‑28S, przez terminy, aż po szczegółową instrukcję wypełniania.
1. Czym jest PIT‑28S?
PIT‑28S to roczne zeznanie o wysokości przychodów opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, składane dla przedsiębiorstwa w spadku.
Formularz z literą „S” (jak spadek) służy do rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych za okres po śmierci przedsiębiorcy, który przed śmiercią wybrał opodatkowanie w formie ryczałtu.
Najważniejsze cechy PIT‑28S są następujące:
- dotyczy przedsiębiorstwa w spadku, a nie nowego przedsiębiorcy,
- obejmuje przychody osiągnięte po śmierci przedsiębiorcy, aż do końca roku podatkowego lub do zakończenia zarządu sukcesyjnego,
- opodatkowanie odbywa się na zasadach wybranych przez zmarłego – do końca roku kontynuowany jest jego ryczałt.
2. Dla kogo jest PIT‑28S?
PIT‑28S składa się nie „dla siebie”, lecz w imieniu przedsiębiorstwa w spadku.
2.1. Podmioty uprawnione do złożenia PIT‑28S
Uprawnionym do złożenia PIT‑28S jest przede wszystkim zarządca sukcesyjny powołany zgodnie z ustawą o zarządzie sukcesyjnym; w braku zarządcy może to zrobić osoba wykonująca czynności zachowawcze (np. małżonek lub spadkobierca – w zakresie dopuszczonym przepisami).
Zeznanie nie jest składane przez dowolnego spadkobiercę, lecz przez osobę, która zgodnie z prawem zarządza przedsiębiorstwem w spadku lub czasowo zabezpiecza jego sprawy.
2.2. Warunek – ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Formularz PIT‑28S stosuje się, gdy zmarły przedsiębiorca (lub wspólnik spółki cywilnej/jawnej) wybrał ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, składając oświadczenie do urzędu skarbowego w terminie do 20. dnia miesiąca po miesiącu uzyskania pierwszego przychodu (albo do końca roku, jeżeli pierwszy przychód uzyskano w grudniu).
Jeśli zmarły rozliczał się inaczej (np. skala, liniowy), PIT‑28S nie ma zastosowania – właściwy będzie inny formularz (np. PIT‑36S).
3. Jakie przychody rozlicza się w PIT‑28S?
PIT‑28S dotyczy przychodów zmarłego przedsiębiorcy po jego śmierci, opodatkowanych ryczałtem i osiąganych przez przedsiębiorstwo w spadku.
Typowo rozlicza się następujące przychody:
- z pozarolniczej działalności gospodarczej (jednoosobowej) opodatkowanej ryczałtem,
- ze spółki cywilnej lub jawnej, w której zmarły był wspólnikiem rozliczającym się ryczałtem – w części przypadającej na jego udział,
- z najmu opodatkowanego ryczałtem, jeżeli najem wchodził w skład przedsiębiorstwa i był rozliczany jako przychód przedsiębiorcy.
Przychody uzyskane do końca roku po śmierci przedsiębiorcy rozlicza się na PIT‑28S, o ile działalność jest kontynuowana przez przedsiębiorstwo w spadku.
4. Kiedy składa się PIT‑28S – terminy
Terminy są takie same jak dla standardowego PIT‑28. Najważniejsze daty to:
- zeznanie PIT‑28/PIT‑28S składa się za rok podatkowy (co do zasady kalendarzowy),
- formularz składa się od 15 lutego do 30 kwietnia roku następnego,
- ostateczny termin to 30 kwietnia roku następującego po roku podatkowym (jeżeli to sobota lub święto – pierwszy dzień roboczy po tym terminie).
Przykład: za przychody opodatkowane ryczałtem w 2025 r. zeznanie PIT‑28S składa się do 30 kwietnia 2026 r.
W tym samym terminie należy zapłacić podatek wynikający z deklaracji.
5. Gdzie i jak złożyć PIT‑28S?
PIT‑28S można złożyć elektronicznie (np. przez E‑Urząd Skarbowy/Twoje e‑PIT – jeśli dostępny wariant dla przedsiębiorstwa w spadku – lub w programach komercyjnych obsługujących formularze S) albo w wersji papierowej (osobiście w urzędzie skarbowym lub listem poleconym – decyduje data stempla).
Zeznanie składa się do urzędu skarbowego właściwego według ostatniego miejsca zamieszkania zmarłego przedsiębiorcy (zwykle tego samego, w którym rozliczał się za życia).
6. Skąd pobrać formularz PIT‑28S?
Aktualny wzór PIT‑28S (z broszurą informacyjną) pobierzesz w serwisie Ministerstwa Finansów podatki.gov.pl, a także na oficjalnej podstronie dotyczącej PIT‑28S: https://www.gov.pl/web/finanse/pit-28s.
Na stronie MF znajdziesz plik PDF do wydruku, nierzadko wersję edytowalną oraz broszurę z opisem pól formularza.
7. Budowa formularza PIT‑28S – najważniejsze części
Struktura PIT‑28S jest zbliżona do klasycznego PIT‑28, z dodatkowymi oznaczeniami dla przedsiębiorstwa w spadku. W formularzu znajdziesz m.in. następujące sekcje:
- sekcja A – miejsce i cel złożenia zeznania,
- sekcja B – dane identyfikacyjne przedsiębiorstwa w spadku oraz zarządcy sukcesyjnego/osoby składającej,
- sekcje C–G – przychody opodatkowane ryczałtem z podziałem na stawki,
- sekcja H – odliczenia od przychodu,
- sekcja I – obliczenie należnego ryczałtu,
- sekcja J – odliczenia od podatku (ulgi),
- sekcja K – informacje uzupełniające,
- sekcja L – podpis składającego.
Zawsze korzystaj z najnowszego wzoru (oznaczenie PIT‑28S(…)) dostępnego na podatki.gov.pl – nazwy i numeracja pól mogą się różnić między latami.
8. Instrukcja wypełnienia PIT‑28S – krok po kroku
Poniższa instrukcja opiera się na ogólnych zasadach PIT‑28 oraz specyfice przedsiębiorstwa w spadku. Równolegle korzystaj z oficjalnej broszury do PIT‑28S dostępnej wraz z formularzem.
Krok 1. Przygotuj dane i dokumenty
Do prawidłowego wypełnienia będą potrzebne w szczególności:
- dane identyfikacyjne zmarłego przedsiębiorcy (PESEL/NIP) oraz przedsiębiorstwa w spadku,
- dane zarządcy sukcesyjnego (lub osoby wykonującej czynności zachowawcze): imię, nazwisko, PESEL/NIP, adres,
- ewidencja przychodów przedsiębiorstwa w spadku za okres po śmierci (z rozbiciem na stawki ryczałtu),
- wysokość zapłaconych składek: na ubezpieczenia społeczne (ZUS) – o ile podlegają odliczeniu od przychodu – oraz na ubezpieczenie zdrowotne w zakresie i na zasadach obowiązujących w danym roku podatkowym,
- dokumenty potwierdzające prawo do ulg i odliczeń (np. IKZE, darowizny, ulgi rehabilitacyjne) – o ile mają związek z przychodami przedsiębiorstwa w spadku,
- informacje o ryczałcie wpłaconym w trakcie roku.
Krok 2. Część wstępna – identyfikator i rok podatkowy
U góry formularza wpisz identyfikator podatkowy (co do zasady NIP zmarłego przedsiębiorcy) oraz rok, za który składasz zeznanie (np. 2025). Następnie zaznacz, czy jest to złożenie zeznania po raz pierwszy, czy korekta (w przypadku korekty może być wymagane uzasadnienie).
Krok 3. Sekcja A – miejsce i cel złożenia
Wskaż urząd skarbowy właściwy według ostatniego miejsca zamieszkania zmarłego przedsiębiorcy oraz cel złożenia formularza (złożenie zeznania lub korekta zeznania).
Krok 4. Sekcja B – dane identyfikacyjne
Poprawnie odróżnij dane zmarłego przedsiębiorcy/przedsiębiorstwa w spadku od danych osoby składającej (zarządcy sukcesyjnego/osoby wykonującej czynności zachowawcze). Pola podatnika wypełnia się danymi zmarłego z odpowiednim oznaczeniem przedsiębiorstwa w spadku, a osobno podaje się pełne dane składającego.
Stosuj się ściśle do opisów pól w aktualnej wersji PIT‑28S – błędne wskazanie podatnika lub osoby składającej grozi wezwaniem do wyjaśnień.
Krok 5. Sekcje C–G – przychody według stawek ryczałtu
Wykazujesz przychody opodatkowane ryczałtem z podziałem na stawki (np. 2%, 3%, 5,5%, 8,5%, 12,5%, 14%, 15%, 17% – stawki zależą od roku i rodzaju działalności).
Dla przedsiębiorstwa w spadku uwzględnij wyłącznie przychody osiągnięte po śmierci przedsiębiorcy; przychody sprzed śmierci rozlicza się odrębnie na „zwykłym” formularzu zmarłego. Przychody rozbij według właściwych stawek, zgodnie z profilem działalności i przepisami.
Dla każdej stawki wpisz łączny przychód, a następnie – jeżeli formularz to przewiduje – przychód po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne (podstawa opodatkowania).
Dane czerp z ewidencji przychodów prowadzonej dla przedsiębiorstwa w spadku.
Krok 6. Sekcja H – odliczenia od przychodu
W tej części wykażesz m.in. składki na ubezpieczenia społeczne zapłacone w związku z działalnością przedsiębiorstwa w spadku oraz inne odliczenia od przychodu dopuszczalne w danym roku (np. wybrane darowizny lub wydatki rehabilitacyjne – jeśli przepisy pozwalają i mają związek z przychodami przedsiębiorstwa).
Pamiętaj o limitach i ograniczeniach dla poszczególnych ulg – szczegóły w broszurze do PIT‑28S i ustawie o ryczałcie.
Krok 7. Sekcja I – obliczenie należnego ryczałtu
Tu następuje obliczenie podatku według stawek. Postępuj tak:
- Zsumuj podstawy opodatkowania w poszczególnych stawkach.
- Pomnóż każdą podstawę przez odpowiednią stawkę ryczałtu.
- Zsumuj wyniki – otrzymasz łączny należny ryczałt.
Formularz przeprowadzi Cię przez następujące kroki:
- obliczenie przychodu po odliczeniach,
- obliczenie podatku według stawek,
- ustalenie łącznej kwoty podatku.
W tej sekcji uwzględnij także ryczałt wpłacony w trakcie roku, aby ustalić dopłatę lub nadpłatę.
Krok 8. Sekcja J – odliczenia od podatku (ulgi)
W PIT‑28S – podobnie jak w PIT‑28 – możesz skorzystać z wybranych ulg, m.in. częściowego odliczenia składki zdrowotnej (w zakresie właściwym dla ryczałtu w danym roku) oraz innych ulg przewidzianych dla ryczałtowców (np. IKZE – zgodnie z aktualnymi przepisami).
Wpisz odpowiednie kwoty odliczeń i oblicz podatek po odliczeniach. Sprawdź w aktualnej broszurze, które ulgi są dostępne w danym roku, bo katalog ulg w ryczałcie jest węższy niż w skali.
Krok 9. Sekcja K – informacje uzupełniające
W tej części podaje się informacje dodatkowe, takie jak:
- dane potrzebne do rozdzielenia przychodów pomiędzy wspólników (jeżeli dotyczy),
- dodatkowe informacje o działalności przedsiębiorstwa w spadku,
- opcjonalne przekazanie 1,5% podatku na OPP (jeżeli formularz przewiduje takie pola).
W przypadku korekty może się tu znaleźć uzasadnienie korekty.
Krok 10. Sekcja L – podpis składającego
Podpis składającego składa zarządca sukcesyjny albo osoba wykonująca czynności zachowawcze; wskaż wyraźnie, że działasz w tym charakterze (we właściwym polu formularza). Przy wysyłce online podpisz formularz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, Profilem Zaufanym lub inną dopuszczalną metodą.
9. Najczęściej zadawane pytania (FAQ) o PIT‑28S
9.1. Czym różni się PIT‑28 od PIT‑28S?
PIT‑28 to standardowe zeznanie roczne ryczałtowca dla własnej działalności (czy najmu), natomiast PIT‑28S to ten sam rodzaj zeznania, ale składany dla przedsiębiorstwa w spadku przez zarządcę sukcesyjnego lub osobę wykonującą czynności zachowawcze za zmarłego przedsiębiorcę/wspólnika.
9.2. Kto podpisuje PIT‑28S?
PIT‑28S nie jest podpisywany przez spadkobierców po kolei. Podpis składa zarządca sukcesyjny, a w braku zarządcy – osoba wykonująca czynności zachowawcze.
9.3. Czy trzeba składać zarówno PIT‑28, jak i PIT‑28S?
Za okres, gdy przedsiębiorca żył, rozlicza się jego „zwykły” formularz (np. PIT‑28). Za okres po śmierci właściwy jest PIT‑28S dla przedsiębiorstwa w spadku. Własne dochody rozliczasz niezależnie – na swoich formularzach.
9.4. Czy w PIT‑28S rozlicza się przychody sprzed śmierci przedsiębiorcy?
Nie. PIT‑28S służy wyłącznie do rozliczenia przychodów uzyskanych po śmierci przedsiębiorcy. Przychody sprzed śmierci rozlicza się na odpowiednich formularzach przypisanych do zmarłego (np. PIT‑28, PIT‑36).
9.5. Czy przedsiębiorstwo w spadku może zmienić formę opodatkowania?
Do końca roku podatkowego, w którym zmarł przedsiębiorca, kontynuuje się formę opodatkowania wybraną przez zmarłego. Zmiana możliwa jest dopiero na kolejny rok podatkowy – już przez następcę prowadzącego działalność we własnym imieniu.
9.6. Jakie ulgi można odliczyć w PIT‑28S?
Możliwe są zarówno odliczenia od przychodu (np. składki społeczne, wybrane darowizny czy wydatki rehabilitacyjne – w granicach przepisów), jak i odliczenia od podatku (np. część składki zdrowotnej, IKZE). Zakres i limity zależą od roku podatkowego – sprawdź zawsze aktualną broszurę.
9.7. Czy PIT‑28S można rozliczyć online?
Tak – o ile e‑Urząd Skarbowy/e‑Deklaracje lub program księgowy obsługuje wariant „S”. Złożenie elektroniczne daje praktyczne korzyści:
- uniknięcie wizyty w urzędzie,
- szybszy zwrot nadpłaty (jeśli wystąpi),
- mniejsze ryzyko błędów rachunkowych dzięki weryfikacjom w systemie.
9.8. Co, jeśli minął termin na złożenie PIT‑28S?
W razie uchybienia terminowi postąp następująco:
- złóż jak najszybciej zaległe zeznanie,
- rozważ złożenie czynnego żalu w celu ograniczenia sankcji,
- uwzględnij odsetki za zwłokę od zaległego podatku.
Szczegóły wynikają z Ordynacji podatkowej.
10. Dobre praktyki przy wypełnianiu PIT‑28S
Warto pamiętać o poniższych zasadach, aby rozliczenie przebiegło sprawnie i bez błędów:
- zadbaj o ewidencję przychodów – im dokładniejsza, tym prostsze i bezpieczniejsze rozliczenie;
- sprawdź dwukrotnie dane osobowe – zarówno zmarłego przedsiębiorcy, jak i zarządcy sukcesyjnego;
- korzystaj z najnowszej wersji formularza – zweryfikuj oznaczenie PIT‑28S(…) na podatki.gov.pl;
- porównaj wyliczenia z ryczałtem wpłaconym w trakcie roku – aby prawidłowo ustalić dopłatę lub nadpłatę;
- skonsultuj wątpliwości z doradcą podatkowym – sukcesja bywa złożona, zwłaszcza przy spółkach i kilku spadkobiercach.
Aktualny formularz PIT‑28S wraz z instrukcją znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów: https://www.gov.pl/web/finanse/pit-28s
