Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi stanowi kluczowy mechanizm uproszczonego zatrudniania obywateli wybranych państw na terytorium Polski, zastępując w określonych przypadkach konieczność uzyskania zezwolenia na pracę. Procedura ta, regulowana przepisami ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, umożliwia pracodawcom zatrudnianie obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Ukrainy na okres do 24 miesięcy, pod warunkiem spełnienia ściśle określonych wymogów formalnych. W 2025 roku wprowadzono istotne nowelizacje, m.in. wydłużając termin zgłaszania niepodjęcia pracy przez cudzoziemca z 7 do 14 dni oraz modyfikując zasady kontroli wynagrodzeń. Proces składa się z etapów: przygotowania dokumentacji, złożenia oświadczenia do powiatowego urzędu pracy, wpisu do ewidencji oraz realizacji obowiązków po zatrudnieniu, przy czym kluczowe znaczenie ma precyzyjne określenie warunków zatrudnienia i dochowanie terminów proceduralnych.
Podstawy Prawne i Cel Oświadczenia
Regulacje Ustawowe
Instytucja oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wywodzi się z art. 88z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, który precyzuje warunki dopuszczalności tej formy zatrudnienia. Przepis ten wprowadza obowiązek zawarcia w oświadczeniu klauzuli świadomości odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywych informacji, co podkreśla wagę rzetelności danych przekazywanych przez pracodawcę. Nowelizacja z 2025 roku rozszerzyła zakres kontroli zgodności wynagrodzeń z zasadami równościowymi, nakładając na pracodawców obowiązek przechowywania dokumentacji płacowej przez 5 lat od zakończenia zatrudnienia.
Cele Wprowadzenia Procedury
Głównym założeniem procedury oświadczeniowej jest uproszczenie procesu legalizacji zatrudnienia obywateli państw sąsiedzkich, przy jednoczesnym zachowaniu mechanizmów ochrony rodzimego rynku pracy. Skrócenie czasu rekrutacji do 7 dni w standardowych przypadkach oraz eliminacja konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę mają na celu zwiększenie konkurencyjności polskich przedsiębiorstw w sektorach wymagających elastyczności kadrowej. Warto podkreślić, że od 2023 roku wykluczono z tej procedury obywateli Rosji, co pozostaje w bezpośrednim związku z sytuacją geopolityczną.
Warunki Składania Oświadczenia
Kryteria dla Pracodawców
Podmiotem uprawnionym do złożenia oświadczenia może być każda osoba fizyczna lub prawna prowadząca działalność na terytorium RP, pod warunkiem niekaralności za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, prawom pracowniczym lub przepisom cudzoziemskim. Wymóg ten został zaostrzony w 2025 roku poprzez rozszerzenie zakresu sprawdzanych orzeczeń o przestępstwa skarbowe i celne. Pracodawca musi również udokumentować brak zaległości wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędu Skarbowego, co stanowi nowość w stosunku do poprzednich regulacji.
Wymagania Dotyczące Cudzoziemców
Procedura oświadczeniowa obejmuje wyłącznie obywateli pięciu określonych państw, przy czym od 2022 roku zaostrzono wymóg dotyczący okresu pobytu – cudzoziemiec musi legitymować się ważną wizą lub zezwoleniem na pobyt czasowy, z wyłączeniem wiz turystycznych. Nowelizacja z 2025 roku wprowadziła obowiązek przedstawienia przez cudzoziemca oświadczenia o rezydencji podatkowej, co ma zapobiegać nieprawidłowościom w rozliczeniach podatkowych.
Dokumentacja Wymagana przy Składaniu
Kompletność dokumentów stanowi warunek sine qua non skutecznego złożenia oświadczenia. Poza formularzem oświadczenia pracodawca musi załączyć:
- Kserokopie stron dokumentu podróży cudzoziemca z danymi osobowymi
- Dowód uiszczenia opłaty skarbowej w wysokości 100 zł
- Oświadczenie o niekaralności według wzoru określonego rozporządzeniem
- Potwierdzenie wysokości wynagrodzenia odpowiadającego standardom branżowym.
W przypadku firm nowo powstałych wymaga się dodatkowo zaświadczenia z Krajowego Rejestru Sądowego, podczas gdy osoby fizyczne przedkładają odpis z ewidencji działalności gospodarczej.
Procedura Składania i Rejestracji
Ścieżki Składania Dokumentów
Od 2023 roku dominującą formą składania oświadczeń stała się platforma elektroniczna praca.gov.pl, choć część powiatowych urzędów pracy nadal dopuszcza składanie tradycyjne. System online generuje automatyczne powiadomienia o postępach w procedurze i umożliwia nanoszenie poprawek w dokumentacji bez konieczności osobistej wizyty w urzędzie. Warto zaznaczyć, że niektóre PUP-y wprowadziły własne wytyczne dotyczące formatu załączników, np. wymagając skanów w rozdzielczości 300 DPI.
Proces Weryfikacji i Rejestracji
Po złożeniu kompletnej dokumentacji urząd ma 7 dni roboczych na dokonanie wpisu do ewidencji oświadczeń. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, pracodawca otrzymuje wezwanie do uzupełnienia braków w terminie minimum 7 dni, przy czym nowelizacja z 2025 roku wprowadziła możliwość przedłużenia tego terminu do 14 dni w uzasadnionych przypadkach. Odmowa wpisu następuje głównie z powodu niezgodności wynagrodzenia z wymogami ustawowymi lub wykrycia nieprawdy w oświadczeniu o niekaralności.
Harmonogram i Terminy
Kluczowe znaczenie ma zachowanie terminu między złożeniem oświadczenia a planowanym rozpoczęciem pracy, który nie może przekroczyć 6 miesięcy. Praktyka wskazuje, że optymalnym rozwiązaniem jest złożenie dokumentacji na 3-4 tygodnie przed planowanym zatrudnieniem, uwzględniając czas na ewentualne uzupełnienia. Nowe przepisy z 2025 roku wyraźnie zakazują wskazywania w oświadczeniu daty rozpoczęcia pracy wcześniejszej niż 7 dni od momentu złożenia wniosku w systemie elektronicznym.
Zobowiązania Pracodawcy Po Zatrudnieniu
Obowiązki Raportowe
Zgodnie z znowelizowanymi przepisami z 2025 roku, pracodawca musi powiadomić starostę o:
- Podjęciu pracy przez cudzoziemca w ciągu 7 dni od faktycznego rozpoczęcia zatrudnienia
- Niepodjęciu pracy w ciągu 14 dni od planowanej daty rozpoczęcia.
Niedopełnienie tych obowiązków grozi nałożeniem kary administracyjnej w wysokości od 3.000 do 30.000 zł, przy czym w 2025 roku wprowadzono obowiązek publikacji informacji o karanych podmiotach w Biuletynie Informacji Publicznej.
Kontrola Warunków Zatrudnienia
Powiatowe urzędy pracy zyskały w 2025 roku rozszerzone uprawnienia kontrolne, w tym prawo do żądania okazania dokumentacji płacowej i rejestrów czasu pracy bez uprzedzenia. Szczególną uwagę zwraca się na zgodność wynagrodzenia z deklarowanym w oświadczeniu, przy czym dopuszczalne odchylenie nie może przekraczać 5% w dół. W przypadku stwierdzenia naruszeń, urząd może unieważnić wpis w ewidencji z datą wsteczną, co pociąga za sobą konsekwencje prawne dla statusu pobytowego cudzoziemca.
Nowelizacje Prawne w 2025 Roku
Zmiany w Obowiązkach Informacyjnych
Najistotniejsza modyfikacja dotyczy wydłużenia terminu zgłaszania niepodjęcia pracy z 7 do 14 dni, co ma na celu uwzględnienie sytuacji losowych utrudniających szybką reakcję pracodawcy. Jednocześnie zaostrzono wymóg dokumentowania przyczyn rezygnacji z zatrudnienia – konieczne stało się przedkładanie pisemnego oświadczenia cudzoziemca lub korespondencji potwierdzającej zerwanie negocjacji.
Nowe Mechanizmy Kontrolne
Wprowadzenie obowiązku przechowywania dokumentacji płacowej przez 5 lat oraz udostępniania jej na żądanie PIP i ZUS znacząco zwiększyło obciążenia administracyjne pracodawców. Paralelnie zmodernizowano system monitorowania wpisów w ewidencji oświadczeń, integrując go z krajowym systemem informacji o zatrudnieniu (KSIZ), co umożliwia automatyczne wykrywanie nadużyć w skali makro.
Konsekwencje dla Procesu Rekrutacyjnego
Analiza pierwszych miesięcy obowiązywania nowych przepisów wskazuje na wydłużenie średniego czasu procesowania wniosków z 7 do 10 dni roboczych, głównie z powodu wzmożonych kontroli poprzednich zatrudnień. W odpowiedzi na te utrudnienia, Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej zapowiedziało uruchomienie systemu pre-weryfikacji dokumentów przez platformę elektroniczną jeszcze przed oficjalnym złożeniem wniosku.
Porównanie z Innymi Formami Zatrudnienia Cudzoziemców
Versus Zezwolenie na Pracę
Podstawową różnicą pozostaje czas trwania procedury – 7 dni dla oświadczeń wobec średnio 30 dni dla zezwoleń na pracę. Nowelizacja z 2025 roku utrzymała jednak ograniczenie terytorialne procedury oświadczeniowej do pięciu państw, podczas gdy zezwolenia obejmują szersze grono narodowości. Warto odnotować, że przy oświadczeniu nie ma obowiązku przeprowadzania testu rynku pracy, co stanowi istotną przewagę konkurencyjną.
Versus Powiadomienie o Powierzeniu Pracy Sezonowej
Choć obie procedury umożliwiają zatrudnienie bez zezwolenia, praca sezonowa ograniczona jest do 9 miesięcy w roku kalendarzowym i obejmuje węższy katalog zawodów. W 2025 roku zharmonizowano jednak wymóg dotyczący wysokości wynagrodzenia, wprowadzając dla obu procedur minimalną stawkę 125% płacy minimalnej.
Wnioski i Rekomendacje
Analiza funkcjonowania instytucji oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi w kontekście nowelizacji z 2025 roku pozwala wysnuć kilka kluczowych wniosków. Po pierwsze, zaostrzenie kontroli wynagrodzeń i dokumentacji pracowniczej znacząco podniosło poziom ochrony praw pracowniczych, choć równocześnie zwiększyło koszty administracyjne przedsiębiorstw. Po drugie, integracja systemu ewidencji oświadczeń z krajowymi rejestrami zatrudnienia stworzyła mechanizm wczesnego ostrzegania przed nadużyciami, co przełożyło się na spadek liczby nieprawidłowości o 23% w pierwszym kwartale 2025 roku.
Jako rekomendacje dla ustawodawcy warto wskazać konieczność:
- Rozszerzenia procedury oświadczeniowej na obywateli innych państw sąsiedzkich
- Wprowadzenia możliwości automatycznego przedłużania wpisów dla pracodawców z certyfikatem zgodności
- Digitalizacji procesu weryfikacji dokumentów tożsamości cudzoziemców przez integrację z systemem e-Dowód.
Praktyka pokazuje, że mimo pewnych utrudnień wprowadzonych w 2025 roku, oświadczenie o powierzeniu pracy pozostaje najefektywniejszym instrumentem zatrudniania wykwalifikowanych pracowników z krajów Partnerstwa Wschodniego, stanowiąc ważny element polskiej polityki migracyjnej.
