Od 1 kwietnia 2026 r. wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) obejmie wszystkich przedsiębiorców nieobjętych pierwszą fazą. To przełom dla polskiego biznesu, zwłaszcza MŚP, które dotąd korzystały z tradycyjnego fakturowania.
Harmonogram wdrażania KSeF – trzy etapy
Proces wprowadzenia obowiązkowego e-fakturowania podzielono na trzy etapy:
- 1 lutego 2026 r. – duzi podatnicy, których obrót w 2024 r. przekroczył 200 mln zł;
- 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali podatnicy VAT, w tym JDG i spółki;
- 1 stycznia 2027 r. – mikroprzedsiębiorcy z miesięcznym obrotem do 10 tys. zł brutto.
Kogo obejmuje obowiązek od 1 kwietnia 2026 r.?
Od kwietnia 2026 r. obowiązek dotyczy szerokiej grupy podmiotów. Najważniejsze z nich to:
Podatnicy objęci obowiązkiem:
- jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG),
- spółki handlowe i cywilne,
- podatnicy VAT czynni i zwolnieni,
- podatnicy korzystający z unijnej procedury OSS (One Stop Shop) posiadający polski NIP,
- wszystkie pozostałe podmioty prowadzące działalność gospodarczą i wystawiające faktury w Polsce.
Wyjątek stanowią „wykluczeni cyfrowo” – przedsiębiorcy, których łączna wartość sprzedaży w miesiącu (z VAT) nie przekracza 10 tys. zł brutto. Mogą oni pozostać przy tradycyjnym fakturowaniu do końca 2026 r., a obowiązek KSeF obejmie ich od 1 stycznia 2027 r.
Kto jest zwolniony z obowiązku KSeF?
Ustawodawca przewidział wyłączenia. Do podmiotów zwolnionych należą:
- konsumenci (osoby prywatne) niebędący podatnikami VAT,
- niektórzy nierezydenci bez polskiego numeru NIP,
- podmioty posługujące się wyłącznie numerem PESEL,
- organizacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej w Polsce.
Co przedsiębiorcy muszą wiedzieć o odbiorze faktur?
Od 1 lutego 2026 r. odbieranie faktur zakupowych odbywa się wyłącznie przez KSeF. Oznacza to, że nawet firmy, które jeszcze nie muszą wystawiać faktur w systemie, muszą być gotowe na ich odbiór w KSeF — dotyczy to zarówno dużych, jak i małych oraz średnich przedsiębiorstw.
Przygotowanie firm na zmianę
Resort finansów zapowiadał łagodniejsze podejście do kar w 2026 r., ale przygotowania warto zacząć już teraz, aby wdrożenie przebiegło bez zakłóceń. Oto praktyczna lista działań:
- Weryfikacja uprawnień – ustal, kto w firmie będzie wystawiał i odbierał faktury w KSeF, przypisz role i pełnomocnictwa (np. UPL-1);
- Aktualizacja systemów – sprawdź zgodność programu księgowego/ERP z KSeF i zaplanuj integrację lub korzystanie z aplikacji MF;
- Procedury i obieg – opisz proces wystawiania, odbioru i akceptacji faktur, w tym obsługę korekt i duplikatów;
- Szkolenia zespołu – przeszkol pracowników w zakresie KSeF, nadawania uprawnień i pracy na numerach KSeF;
- Testy i pilotaż – wykonaj testowe wystawianie/odbieranie faktur, aby wykryć błędy jeszcze przed terminem.
Jeśli nie masz pewności, czy i kiedy obowiązek dotyczy Twojej firmy, skontaktuj się z doradcą podatkowym lub sprawdź aktualne wytyczne na oficjalnych stronach Ministerstwa Finansów.
