Krajowy System e-Faktur (KSeF) przechodzi transformację z wersji 1.0 na 2.0, wprowadzając nowe API, zmodyfikowaną strukturę faktur FA(3) oraz ulepszenia funkcjonalne, które mają usprawnić e-fakturowanie dla przedsiębiorców. Główna różnica to brak kompatybilności API między wersjami, co wymusza aktualizację oprogramowania, oraz dodanie trybu offline i integracji z innymi systemami skarbowymi.
Harmonogram wdrożenia KSeF 2.0 – od testów do pełnej obligatoryjności
Przejście na KSeF 2.0 odbywa się według ściśle określonego planu. Środowisko testowe KSeF 1.0 zostało wyłączone 1 września 2025 r., więc nowi użytkownicy testują już wyłącznie KSeF 2.0.
- 30 września 2025 r. – uruchomienie nowego środowiska testowego KSeF 2.0 oraz testów otwartych API, umożliwiających dostawcom oprogramowania weryfikację integracji;
- 15 października 2025 r. – integracja API KSeF 2.0 ze środowiskiem przedprodukcyjnym (DEMO);
- 26–31 stycznia 2026 r. – przerwa techniczna – system KSeF 1.0 (w tym Moduł Certyfikatów i Uprawnień, MCU) będzie niedostępny;
- 28 stycznia 2026 r. – możliwość weryfikacji usług KSeF 2.0 w środowisku produkcyjnym;
- 1 lutego 2026 r. – pełne uruchomienie KSeF 2.0 jako jedynej wersji produkcyjnej; trwałe wyłączenie KSeF 1.0, w tym MCU. Nadawanie nowych uprawnień i certyfikatów wyłącznie w nowej wersji.
Użytkownicy KSeF 1.0 w wersji produkcyjnej mogą korzystać z niej do 26 stycznia 2026 r.. Migracja faktur i uprawnień właścicielskich (z ZAW-FA) do KSeF 2.0 jest automatyczna – inne dane nie podlegają przeniesieniu.
Dla przedsiębiorców obligatoryjność KSeF 2.0 rozkłada się etapami:
| Etap | Termin | Kogo dotyczy |
|---|---|---|
| I | 1 lutego 2026 r. | Firmy z obrotami powyżej 200 mln zł brutto w 2024 r. |
| II | 1 kwietnia 2026 r. | Pozostałe firmy, w tym mniejsze podmioty. |
| III | 1 stycznia 2027 r. | Wszyscy przedsiębiorcy, w tym wcześniej zwolnieni (do 10 tys. zł miesięcznie). |
Dokumentacja API KSeF 2.0 jest dostępna od 30 czerwca 2025 r., co pozwala integratorom rozpocząć przygotowania z wyprzedzeniem.
Techniczne różnice – API, struktura faktur i integracje
Największą techniczną zmianą jest brak kompatybilności API – API KSeF 1.0 nie obsługuje certyfikatów w nowej wersji, dlatego konieczne jest przejście na API 2.0. Nowa architektura KSeF 2.0 zapewnia lepszą wydajność i skalowalność.
Porównanie kluczowych elementów struktury faktur:
| Obszar | KSeF 1.0 (FA(2)) | KSeF 2.0 (FA(3)) |
|---|---|---|
| Struktura faktury | Podstawowa, mniej elastyczna | Rozszerzona: dodatkowe pola dla JST, grup VAT, załączników; zmiany w prezentacji terminu płatności |
| API | Wersja 1.0, niekompatybilna | Nowe API z testami otwartymi i integracją DEMO |
| Integracja z PEF | Oddzielne systemy (faktury B2G) | Pełna integracja – faktury publiczne trafiają automatycznie do KSeF |
| Obsługa certyfikatów | Poprzez MCU w 1.0 | Wyłącznie API 2.0 po 1 lutego 2026 r. |
KSeF 2.0 wprowadza nowe narzędzia – aplikację mobilną, tryb awaryjny i offline (wystawianie faktur poza systemem w razie awarii) oraz integrację z e-Urzędem Skarbowym.
Funkcjonalne i legislacyjne usprawnienia w KSeF 2.0
KSeF 2.0 nie jest tylko aktualizacją techniczną – wnosi praktyczne ułatwienia:
- Tryb awaryjny i offline – faktury można wystawiać lokalnie podczas awarii KSeF, co minimalizuje przestoje;
- Dobrowolność dla faktur B2C – faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej mogą być poza KSeF;
- Brak obowiązku MPP z numerem KSeF – uproszczenie split payment bez podawania numeru z KSeF;
- Nowa rola „pracownik” w Podmiot3 – rozszerzone role dla pracowników w strukturze podmiotów;
- Migracja danych – automatyczna dla faktur i wybranych uprawnień; brak przenoszenia innych danych z 1.0.
Te zmiany czynią system bardziej elastycznym, szczególnie dla małych firm i transakcji konsumenckich.
Co przedsiębiorcy muszą zrobić przed wdrożeniem KSeF 2.0?
Aby uniknąć problemów, firmy powinny przygotować się już teraz – zwłaszcza przed 1 kwietnia 2026 r. (etap II).
Techniczne przygotowania
Najważniejsze działania po stronie IT obejmują:
- aktualizacja oprogramowania – sprawdź, czy systemy fakturowo-księgowe obsługują API KSeF 2.0 i strukturę FA(3);
- integracja API – rozpocznij testy na środowisku testowym od 30 września 2025 r. lub DEMO od 15 października;
- podpisy elektroniczne – zweryfikuj certyfikaty i autoryzacje – nowe tylko w KSeF 2.0 od lutego 2026 r.;
- testy wysyłki faktur – wykorzystaj otwarte testy API.
Organizacyjne kroki
Równolegle warto zadbać o przygotowanie organizacji:
- szkolenie personelu – przygotuj użytkowników do pracy z trybem offline i nowymi rolami;
- weryfikacja kontrahentów – potwierdź harmonogram i gotowość partnerów (małe podmioty mają więcej czasu);
- monitoring komunikatów MF – śledź aktualizacje na ksef.podatki.gov.pl.
Wczesne działanie pozwoli uniknąć kar za brak obligatoryjnych e-faktur od 2026 r. i zapewni płynne przejście.
Podobieństwa między KSeF 1.0 a 2.0 – ciągłość dla użytkowników
Mimo różnic, podstawowe mechanizmy pozostają niezmienne: obie wersje opierają się na e-fakturach ustrukturyzowanych, wymagają certyfikatów kwalifikowanych lub profilu zaufanego do autoryzacji oraz służą wymianie faktur między podatnikami. Migracja uprawnień właścicielskich zapewnia ciągłość dla obecnych użytkowników.
