Nadawanie uprawnień pracownikowi lub księgowej w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) to kluczowy proces umożliwiający działanie w imieniu Twojej firmy. Procedurę można przeprowadzić na dwa sposoby: elektronicznie lub papierowo, w zależności od preferencji i sytuacji. Obie metody są równoważne – wybierz tę, która najlepiej pasuje do Twojej organizacji.
Metoda 1 – nadawanie uprawnień elektronicznie
Elektroniczny sposób to opcja najszybsza i najwygodniejsza. Oto szczegółowe kroki:
Krok po kroku
-
Wejdź na stronę KSeF. Otwórz przeglądarkę i przejdź pod adres:
https://ksef.mf.gov.pl/web/login -
Zaloguj się do systemu. Użyj jednego z dostępnych sposobów uwierzytelnienia:
- profil zaufany,
- kwalifikowany podpis elektroniczny,
- kwalifikowana pieczęć elektroniczna (dla spółek).
-
Przejdź do zakładki „Uprawnienia”. Po zalogowaniu do Aplikacji Podatnika KSeF odnajdź i wybierz sekcję „Uprawnienia”.
-
Wskaż pracownika i określ zakres uprawnień. Wprowadź dane i zdefiniuj, co dokładnie użytkownik może robić:
- podaj numer PESEL, imię i nazwisko pracownika,
- precyzyjnie określ zakres uprawnień – np. przeglądanie faktur, wystawianie, pełny dostęp,
- zatwierdź przyznanie uprawnień w systemie.
Metoda 2 – nadawanie uprawnień papierowo
Jeśli preferujesz tradycyjną formę lub jest to pierwszy użytkownik platformy w Twojej organizacji, możesz skorzystać z formularza papierowego. To bezpieczne rozwiązanie przy pierwszym nadawaniu dostępu lub gdy zależy Ci na papierowej ścieżce akceptacji.
Procedura papierowa
-
Pobierz i wypełnij formularz ZAW-FA. Upewnij się, że korzystasz z aktualnej wersji formularza i wypełnij go starannie czytelnymi danymi.
-
Podaj dane pracownika. Wskaż osobę (pracownika lub księgową), której chcesz nadać uprawnienia do KSeF, wraz z zakresem działań w Twoim imieniu.
-
Złóż dokument w urzędzie skarbowym. Prześlij wypełniony formularz ZAW-FA do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Co powinna zawierać informacja o pracowniku?
Aby poprawnie nadać uprawnienia, przygotuj następujące dane:
- Numer PESEL – identyfikator osoby, której nadajesz dostęp;
- Imię i nazwisko – dokładne dane personalne użytkownika;
- Zakres uprawnień – np. tylko odbiór faktur, wystawianie, pełny dostęp.
Rodzaje uprawnień w KSeF
W modelu standardowym możesz nadać dwa typy uprawnień: uprawnienia bezpośrednie – dla zatrudnionego pracownika, który działa w systemie wprost; uprawnienia pośrednie – dla innego podmiotu, np. pracownika biura rachunkowego, działającego w Twoim imieniu.
Ważne wskazówki
Jasno określ zakres uprawnień. Zanim przyznasz dostęp, zdecyduj, jakie czynności pracownik będzie mógł wykonywać. Może to być:
- tylko odbiór i przeglądanie faktur,
- wystawianie i odbieranie faktur,
- zarządzanie uprawnieniami dla innych osób,
- pełny dostęp do wszystkich funkcji.
Ustal zasady korzystania z KSeF. Warto uwzględnić w umowie o pracę lub w osobnej umowie klauzule dotyczące odpowiedzialności za używanie dostępu do systemu, zwłaszcza przy współpracy z biurem rachunkowym.
Weryfikuj nadane uprawnienia. Nadawanie i odbieranie dostępów odbywa się w interfejsie oprogramowania po potwierdzeniu Twoich uprawnień – regularnie sprawdzaj, czy zakres ról jest aktualny i adekwatny.
Kiedy korzystać z jednej i drugiej metody?
Nadawanie elektroniczne jest rekomendowane, gdy:
- masz już dostęp do KSeF i chcesz szybko dodać pracownika,
- dysponujesz odpowiednim sposobem uwierzytelnienia (profil zaufany, podpis kwalifikowany),
- chcesz zmienić lub rozszerzyć istniejące uprawnienia.
Nadawanie papierowe jest wskazane, gdy:
- to pierwszy użytkownik platformy w Twojej organizacji,
- preferujesz tradycyjną formę dokumentacji,
- chcesz mieć papierowe potwierdzenie złożone w urzędzie.
Szybkie porównanie metod
Poniższa tabela pomaga porównać najważniejsze różnice między sposobami nadawania uprawnień:
| Metoda | Szybkość | Wymagania | Najlepiej sprawdza się, gdy | Potwierdzenie |
|---|---|---|---|---|
| Elektroniczna | natychmiast | profil zaufany / podpis kwalifikowany / pieczęć kwalifikowana | potrzebujesz szybko dodać lub zmienić uprawnienia | historia działań w systemie KSeF |
| Papierowa (ZAW-FA) | kilka dni (czas urzędowy) | poprawnie wypełniony formularz i złożenie w urzędzie | to pierwszy użytkownik lub wymagana jest tradycyjna ścieżka | urzędowe potwierdzenie złożenia |
