Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowy system wystawiania faktur ustrukturyzowanych, który stopniowo obejmuje wszystkich podatników VAT.
Do 31 grudnia 2026 r. nadal możesz wystawiać faktury poza KSeF (papierowe lub elektroniczne), pod warunkiem że w danym miesiącu łączna wartość tak wystawionych faktur nie przekroczy 10 000 zł brutto. Ograniczenie to obowiązuje w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r.
Harmonogram wdrożenia KSeF – kluczowe daty
Wdrożenie KSeF odbywa się etapami, co daje firmom czas na dostosowanie się do nowych wymogów:
- Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek dotyczy przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (brutto); ci podatnicy muszą wystawiać faktury wyłącznie w KSeF, bez prawa korzystania z limitu 10 000 zł;
- Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek rozszerza się na pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkiem najmniejszych podmiotów); do 31 grudnia 2026 r. można wystawiać faktury poza KSeF, jeśli miesięczna suma sprzedaży udokumentowana takimi fakturami nie przekroczy 10 000 zł brutto;
- Od 1 stycznia 2027 r. – pełny obowiązek dla wszystkich przedsiębiorców, także tych najmniejszych, niezależnie od miesięcznej sprzedaży fakturowanej.
Okres przejściowy ma ułatwić adaptację, szczególnie mniejszym firmom, ale wymaga ścisłego monitorowania obrotów.
Jak obliczać limit 10 000 zł – praktyczne zasady
Limit 10 000 zł brutto liczy się miesięcznie, od daty wystawienia faktury, a nie od dnia sprzedaży. Suma obejmuje wszystkie kwoty brutto (z VAT) z faktur podlegających obowiązkowi KSeF.
Co wlicza się do limitu?
Do limitu wlicza się wartość wszystkich faktur wystawianych poza KSeF w danym miesiącu.
Faktura jest przypisana do miesiąca jej wystawienia (np. sprzedaż w kwietniu, faktura w maju – liczy się do limitu majowego).
Co nie wlicza się do limitu?
Do limitu nie wliczasz następujących dokumentów i sytuacji:
- sprzedaży z kas fiskalnych (paragony, w tym faktury uproszczone do 450 zł),
- faktur wyłączonych z KSeF na podstawie rozporządzeń wykonawczych (art. 106s ustawy o VAT),
- dokumentów, które nie są fakturami obowiązkowo wystawianymi w KSeF.
Przykład – jeśli w kwietniu 2026 r. wartość faktur poza KSeF wyniesie 8 000 zł brutto, możesz je wystawić poza systemem. Jeżeli w maju suma przekroczy 10 000 zł (np. ostatnia faktura powoduje przekroczenie), to od tej faktury i wszystkich kolejnych musisz wystawiać je w KSeF.
Limit resetuje się co miesiąc i nie zależy od obrotów sprzed kwietnia 2026 r. – nawet firmy z wyższymi wcześniejszymi obrotami mogą korzystać z ułatwienia, dopóki nie przekroczą progu.
Konsekwencje przekroczenia limitu i ryzyka prawne
Po przekroczeniu miesięcznego limitu faktura powodująca przekroczenie oraz wszystkie kolejne w danym miesiącu muszą być wystawione w KSeF.
Wystawienie faktury poza KSeF, gdy jest to obowiązkowe, grozi sankcjami (w tym karno‑skarbowymi), ryzykiem braku prawa do odliczenia VAT oraz podważeniem ważności dokumentu.
Dla odbiorców faktur – od 1 lutego 2026 r. odbiór faktur odbywa się przez KSeF; przesyłanie kopii poza systemem jest niedozwolone, dopuszczalne jest wyłącznie potwierdzenie z KSeF.
Wyjątki i zwolnienia z KSeF – co możesz wystawiać poza systemem trwale?
Niektóre faktury nie muszą trafiać do KSeF niezależnie od daty:
- transakcje wyłączone rozporządzeniami (np. określone sektory),
- niska wartość sprzedaży w okresie przejściowym (do końca 2026 r.),
- faktury dobrowolne poza KSeF pozostają możliwe, jednak dla automatyzacji zalecane jest korzystanie z systemu.
Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców
Aby uniknąć błędów w okresie przejściowym, zastosuj poniższe działania:
- Monitoruj miesięczne obroty – prowadź bieżący rejestr faktur podlegających limitowi; użyj arkuszy Excel lub oprogramowania księgowego zintegrowanego z KSeF;
- Wybierz metodę wystawiania – do 10 000 zł możesz wystawiać papier lub e‑faktury poza KSeF, powyżej tego progu – wyłącznie KSeF (podpis: Profil Zaufany, e‑dowód lub kwalifikowany podpis);
- Przygotuj się wcześniej – testuj KSeF już teraz (działa dobrowolnie), a duże firmy powyżej 200 mln zł sprzedaży – od 1 lutego 2026 r. bez odroczenia;
- Szkolenia i narzędzia – skorzystaj z darmowych webinarów Ministerstwa Finansów oraz oprogramowania kompatybilnego z KSeF;
- Dla najmniejszych – jeśli obroty fakturowane są poniżej 10 000 zł/mc, masz pełną swobodę do końca 2026 r.; od 2027 r. obowiązek dotyczy wszystkich.
