Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowa platforma do wystawiania i przesyłania faktur elektronicznych w Polsce. Jednak jak każdy system informatyczny, może ulec awarii.
W sytuacji przestoju warto wiedzieć, jak działać, aby uniknąć problemów podczas kontroli i kar finansowych.
Jak rozpoznać awarię KSeF?
Nie każdy problem z dostępem do systemu oznacza awarię uprawniającą do specjalnych procedur. Aby móc stosować tryby awaryjne, awaria musi być oficjalnie ogłoszona przez Ministerstwo Finansów.
Informacje o awariach można sprawdzić w następujących źródłach:
- Biuletyn Informacji Publicznej (BIP) Ministerstwa Finansów – główne miejsce publikacji komunikatów;
- Oprogramowanie interfejsowe – informacja dostępna bezpośrednio w aplikacji do fakturowania;
- Specjalny, niezależny od KSeF interfejs – system ostrzegający niezależnie od stanu platformy, który można zintegrować z programem księgowym w celu automatycznego śledzenia dostępności.
Istotne jest, że bez oficjalnego komunikatu administracji brak dostępu do KSeF nie uprawnia do stosowania trybu awaryjnego. Z perspektywy kontroli organów podatkowych ogólne stwierdzenie „system nie działał” nie jest wystarczające.
Dwa scenariusze awarii KSeF
Awaria systemu – tryb awaryjny
Awaria systemu to sytuacja, w której centralna infrastruktura KSeF jest niedostępna, a fakt ten został oficjalnie potwierdzony komunikatem Ministerstwa Finansów. Może to być zarówno zaplanowana przerwa techniczna, jak i nagła awaria.
W trybie awaryjnym podatnik może wystawiać faktury poza systemem. Kluczowe zasady to:
- każdy podatnik objęty obowiązkiem KSeF może wystawić fakturę w trybie awaryjnym podczas ogłoszonej awarii,
- faktury wystawiane w tym trybie muszą wskazywać datę zgodną ze stanem faktycznym – dokument otrzymuje datę rzeczywistego wystawienia,
- po przywróceniu systemu faktury trzeba przesłać do KSeF w terminie 7 dni od momentu zakończenia awarii.
Jeśli w ciągu tych 7 dni zostanie ogłoszona kolejna awaria, termin liczy się od dnia zakończenia tej nowej awarii.
Awaria całkowita
Awaria całkowita to wyjątkowy scenariusz, w którym podatnicy wracają do tradycyjnych metod wystawiania faktur – nie przesyła się ich do KSeF, a dokumenty wystawiane są w zwykłej formie elektronicznej lub papierowej.
Informacje o awarii całkowitej będą przekazywane szeroko – przez telewizję, radio, prasę i internet – ze względu na wagę sytuacji.
Zasady i terminy przesyłania faktur
Kary finansowe za nieterminowe przesłanie faktur nie będą stosowane do końca 2026 roku, jednak już teraz warto znać obowiązujące procedury.
Poniżej zebrano terminy obowiązujące po przywróceniu systemu:
| Scenariusz | Termin przesyłki | Uwagi |
|---|---|---|
| Zwykła awaria | 7 dni od przywrócenia | liczone od dnia zakończenia awarii |
| Kolejna awaria w ciągu 7 dni | liczenie od nowej awarii | termin 7 dni rozpoczyna się na nowo |
| Awaria całkowita | brak przesyłki do KSeF | faktury wystawiane poza systemem |
Dokumentacja – klucz do bezpieczeństwa
Prawidłowa dokumentacja awarii jest niezbędna w przypadku kontroli. Podstawowym dowodem uprawniającym do stosowania trybu offline lub awaryjnego są oficjalne komunikaty Ministerstwa Finansów.
Co archiwizować?
Dla bezpieczeństwa warto gromadzić następujące dowody:
- Zrzuty ekranu – komunikatów o awarii z BIP MF i oprogramowania interfejsowego;
- Pliki PDF – zapisane z Biuletynu Informacji Publicznej;
- Linki do komunikatów – wraz z krótkim opisem czasu trwania niedostępności;
- Wewnętrzne notatki – zawierające datę, godzinę i źródło informacji o awarii.
Dodatkowe materiały potwierdzające rzeczywisty problem:
- logi systemowe pokazujące nieudane próby połączeń z KSeF,
- błędy integracji i przerwy w dostępie do internetu,
- raporty z systemów monitorujących,
- komunikaty od dostawców usług IT lub operatorów sieci,
- wewnętrzne zgłoszenia awarii w firmie.
Nie chodzi o tworzenie rozbudowanej dokumentacji technicznej, lecz o zachowanie podstawowych informacji, które pozwolą wykazać, że problem faktycznie wystąpił.
Zasady fakturowania podczas awarii
Podczas awarii KSeF podatnik wystawia faktury w ustrukturyzowanej formie, którą można wygenerować offline, korzystając z tego samego wzoru, co w systemie.
Ważne elementy procedury:
- data faktury powinna być zgodna ze stanem faktycznym,
- dla nabywcy datą otrzymania faktury jest dzień, w którym faktycznie otrzymał dokument od sprzedawcy,
- faktura musi być przesłana do KSeF w ciągu 7 dni od przywrócenia systemu.
Najczęstsze błędy
Podatnicy najczęściej popełniają dwa błędy: brak certyfikatu KSeF – niezbędnego do wygenerowania kodu „CERTYFIKAT” na wizualizacji awaryjnej (warto pozyskać certyfikaty z wyprzedzeniem); oraz pomylenie trybów awaryjnych – niedosłanie faktury po awarii, gdy nie ogłoszono „awarii całkowitej”, prowadzi do nieprawidłowości w rozliczeniach.
Monitoring systemów i bezpieczeństwo
Ministerstwo Finansów oraz administratorzy KSeF stale monitorują działanie platformy, wykorzystując mechanizmy kontroli i systemy alarmowe pozwalające na szybkie wykrywanie oraz usuwanie awarii. Celem jest ograniczenie ryzyka przerw i zapewnienie ciągłości wystawiania faktur.
