Formularz UPL-1P służy do udzielenia pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji podatkowych składanych w formie papierowej w imieniu podatnika, płatnika lub inkasenta. Jest odrębnym drukiem od UPL-1, który dotyczy wyłącznie deklaracji elektronicznych.
1. Czym jest formularz UPL-1P?
UPL-1P to urzędowy druk, na podstawie którego podatnik (lub inny podmiot zobowiązany do składania deklaracji) udziela konkretnej osobie pełnomocnictwa szczególnego do podpisywania deklaracji papierowych.
Pełnomocnik wskazany w UPL-1P może składać podpis na deklaracjach podatkowych w imieniu mocodawcy, ale wyłącznie na dokumentach składanych w postaci papierowej.
Najważniejsze cechy pełnomocnictwa UPL-1P są następujące:
- tylko deklaracje papierowe – pełnomocnictwo nie obejmuje e-deklaracji;
- pełnomocnictwo szczególne – upoważnia wyłącznie do podpisywania papierowych deklaracji podatkowych, nie daje ogólnego prawa reprezentacji przed organami;
- złożenie w właściwym organie – dokument składa się we właściwym organie podatkowym i co do zasady podlega opłacie skarbowej 17 zł.
To proste narzędzie, które formalnie uprawnia wskazaną osobę do podpisywania papierowych deklaracji w imieniu podatnika.
2. UPL-1 a UPL-1P – najważniejsze różnice
| Kwestia | UPL-1 | UPL-1P |
|---|---|---|
| Zakres | Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych elektronicznie | Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych papierowo |
| Forma deklaracji | e-deklaracje (wysyłka przez Internet) | deklaracje papierowe |
| Charakter | pełnomocnictwo szczególne | pełnomocnictwo szczególne |
| Organ właściwy | urząd właściwy w sprawach ewidencji podatników i płatników lub Szef KAS przy formie elektronicznej | organ podatkowy właściwy w sprawach podatku, którego deklaracja dotyczy |
| Opłata skarbowa | co do zasady 0 zł | co do zasady 17 zł |
Nie ma przeciwwskazań, aby ta sama osoba była pełnomocnikiem do podpisywania zarówno deklaracji papierowych, jak i elektronicznych, ale wówczas musi dysponować dwoma odrębnymi pełnomocnictwami: UPL-1 oraz UPL-1P.
3. Kto i kiedy powinien złożyć UPL-1P?
3.1. Kto może być mocodawcą (udzielającym pełnomocnictwa)?
UPL-1P składają przede wszystkim następujące podmioty:
- podatnicy – osoby fizyczne i prawne,
- płatnicy – np. pracodawcy rozliczający zaliczki na PIT pracowników,
- inkasenci – jeżeli przepisy nakładają na nich obowiązek składania deklaracji.
Przykładowi mocodawcy to:
- jednoosobowy przedsiębiorca, który powierza księgowej podpisywanie deklaracji podatkowych w formie papierowej,
- spółka z o.o., która upoważnia główną księgową do podpisywania deklaracji VAT składanych papierowo,
- stowarzyszenie, które wskazuje biuro rachunkowe jako pełnomocnika do podpisywania deklaracji.
3.2. Kto może być pełnomocnikiem?
Pełnomocnikiem w UPL-1P może być każda osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, której podatnik chce powierzyć podpisywanie deklaracji. Najczęściej są to:
- pracownik firmy, np. księgowa,
- właściciel lub pracownik biura rachunkowego,
- doradca podatkowy, radca prawny, adwokat,
- członek rodziny – jeśli faktycznie zajmuje się rozliczeniami podatkowymi.
3.3. Kiedy złożyć UPL-1P?
UPL-1P składa się przed pierwszym podpisaniem deklaracji papierowej przez pełnomocnika.
Oto typowe sytuacje, w których konieczne jest złożenie UPL-1P:
- przedsiębiorca przekazuje obsługę rozliczeń do biura rachunkowego, ale deklaracje nadal wysyła w wersji papierowej,
- spółka zmienia osobę odpowiedzialną za podpisywanie deklaracji papierowych,
- podatnik przebywa za granicą i upoważnia inną osobę do podpisywania za niego deklaracji papierowych.
Jeżeli podatnik sam podpisuje deklaracje papierowe (np. członek zarządu uprawniony do reprezentacji spółki), UPL-1P nie jest potrzebny.
4. Gdzie i w jakiej formie złożyć formularz UPL-1P?
Formularz UPL-1P można złożyć w formie papierowej lub elektronicznej. W formie papierowej składa się go do organu podatkowego właściwego w sprawach podatku, którego dotyczy dana deklaracja (np. urząd skarbowy właściwy dla VAT, PIT lub CIT). Dokument można złożyć osobiście w urzędzie albo wysłać pocztą listem poleconym (liczy się data stempla pocztowego).
W formie elektronicznej UPL-1P można złożyć przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP – do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
W odróżnieniu od UPL-1, który trafia do urzędu właściwego w sprawach ewidencji podatników i płatników lub do Szefa KAS (przy formie elektronicznej), UPL-1P jest kierowany do organu właściwego ze względu na konkretny podatek.
5. Opłata skarbowa za UPL-1P
Złożenie formularza UPL-1P co do zasady podlega opłacie skarbowej w wysokości 17 zł. Opłatę wnosi się na rachunek właściwego urzędu gminy/miasta (właściwego miejscowo dla siedziby organu podatkowego, do którego kierowane jest pełnomocnictwo). Dowód uiszczenia opłaty należy dołączyć do pełnomocnictwa lub udostępnić organowi zgodnie z przyjętą praktyką.
Istnieją ustawowe zwolnienia z opłaty skarbowej (np. w niektórych sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych lub gdy pełnomocnikiem jest małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo). Zwolnienia te zależą od konkretnego stanu faktycznego i należy je weryfikować indywidualnie w ustawie o opłacie skarbowej.
6. Jak długo obowiązuje pełnomocnictwo UPL-1P?
Pełnomocnictwo UPL-1P działa od momentu skutecznego złożenia i zarejestrowania przez organ.
Może obowiązywać bezterminowo – gdy nie wskazano daty zakończenia, albo na czas określony – gdy w formularzu podano datę ważności. Odwołanie lub zmianę pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji papierowych zgłasza się na druku OPL-1P (analogicznie jak OPL-1 dotyczy e-deklaracji).
7. Instrukcja wypełnienia UPL-1P – krok po kroku
Poniższa instrukcja opiera się na aktualnych wzorach formularzy UPL-1P oraz wytycznych Ministerstwa Finansów i praktyce stosowanej przy pełnomocnictwach podatkowych.
Krok 1. pobierz właściwy formularz
Aktualny wzór UPL-1P jest dostępny na portalu podatki.gov.pl w sekcji pełnomocnictw.
Formularz znajdziesz na stronie: Formularze pełnomocnictw Ministerstwa Finansów – pod adresem:
https://www.podatki.gov.pl/pelnomocnictwa/formularze-pelnomocnictwa/
Możesz skorzystać z jednej z poniższych metod:
- wydrukować formularz i wypełnić go ręcznie (czytelnie, drukowanymi literami),
- wypełnić w wersji interaktywnej (np. PDF) i wydrukować,
- wypełnić i wysłać elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP (jeśli metoda ta jest przewidziana dla danej wersji formularza).
Krok 2. dane identyfikacyjne mocodawcy (podatnika/płatnika/inkasenta)
W części dotyczącej mocodawcy wpisuje się dane podmiotu udzielającego pełnomocnictwa. Dla osoby fizycznej uzupełnij następujące pola:
- PESEL (jeżeli został nadany) lub NIP,
- imię i nazwisko,
- datę urodzenia (jeśli wymagane),
- adres zamieszkania lub siedziby działalności (ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość, kraj).
Dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej wpisz:
- NIP,
- pełną nazwę (firmę) podmiotu,
- adres siedziby (ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość, kraj).
Dane muszą być zgodne z CEIDG, KRS lub innymi rejestrami oraz z dotychczasowymi zgłoszeniami identyfikacyjnymi do urzędu skarbowego.
Krok 3. dane pełnomocnika
W kolejnej części formularza podaj dane osoby, która ma być pełnomocnikiem:
- PESEL (jeśli posiada) albo NIP – w zależności od tego, którym identyfikatorem się posługuje,
- imię i nazwisko,
- adres zamieszkania (ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość, kraj),
- opcjonalnie dane kontaktowe (e-mail, telefon) – ułatwią kontakt urzędu z pełnomocnikiem.
Pełnomocnik musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych (osoba pełnoletnia, nieubezwłasnowolniona).
Krok 4. określenie zakresu pełnomocnictwa
W części opisowej wskaż, że pełnomocnik jest upoważniony do podpisywania deklaracji składanych w formie papierowej w imieniu mocodawcy. W zależności od wzoru formularza możesz wskazać jeden z wariantów:
- pełnomocnictwo do podpisywania wszystkich deklaracji papierowych składanych do wskazanego organu,
- pełnomocnictwo do podpisywania określonego rodzaju deklaracji, np. VAT, PIT lub CIT,
- pełnomocnictwo ograniczone do wskazanego okresu (np. rok podatkowy lub konkretne daty).
Jeżeli formularz przewiduje pola „ważne od” i „ważne do”, wypełnij je zgodnie z zamiarem albo pozostaw „ważne do” puste – wtedy pełnomocnictwo jest bezterminowe.
Krok 5. wskazanie właściwego organu podatkowego
Wybierz i wpisz organ podatkowy, do którego kierowane jest pełnomocnictwo. Przyjmij następujące zasady:
- dla PIT i CIT – urząd skarbowy właściwy według miejsca zamieszkania lub siedziby podatnika,
- dla VAT – urząd skarbowy właściwy w sprawach VAT danego podatnika,
- dla podatków lokalnych – właściwy organ gminy lub miasta (o ile dany podatek i procedura są obsługiwane przez UPL-1P w tej jednostce).
W formularzu najczęściej wpisuje się nazwę urzędu (np. „Naczelnik Urzędu Skarbowego w …”) oraz – jeśli przewidziano – kod urzędu.
Krok 6. opłata skarbowa
Przed złożeniem UPL-1P uiść opłatę skarbową 17 zł na rachunek właściwego urzędu gminy/miasta, w którego obszarze ma siedzibę organ podatkowy będący adresatem pełnomocnictwa. W tytule przelewu wskaż: „opłata skarbowa – pełnomocnictwo UPL-1P – imię i nazwisko / nazwa podatnika”, a dowód zapłaty dołącz do pełnomocnictwa (lub przekaż w sposób przyjęty przez daną jednostkę).
Krok 7. podpisy mocodawcy i pełnomocnika
Formularz musi być podpisany przez mocodawcę lub osoby uprawnione do reprezentacji (np. członków zarządu spółki). W przypadku osoby fizycznej składa się własnoręczny podpis podatnika, a w przypadku spółki – podpis osoby ujawnionej w rejestrze jako uprawniona do reprezentacji.
Często formularz przewiduje także miejsce na podpis pełnomocnika potwierdzający przyjęcie pełnomocnictwa – w praktyce urzędy oczekują akceptacji, zwłaszcza przy formie papierowej. Przy wysyłce elektronicznej dokument podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym albo innym środkiem autoryzacji w e-Urzędzie Skarbowym.
Krok 8. złożenie formularza
Po wypełnieniu i podpisaniu UPL-1P możesz skorzystać z jednej z poniższych dróg złożenia:
- osobiście w urzędzie skarbowym lub innym właściwym organie podatkowym (warto uzyskać potwierdzenie wpływu na kopii),
- pocztą – listem poleconym, zachowując dowód nadania,
- elektronicznie – przez e-Urząd Skarbowy lub ePUAP; po wysyłce pobierz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO/UPP) jako dowód skutecznego złożenia.
8. Najczęstsze pytania dotyczące UPL-1P (FAQ)
Czy pełnomocnictwo ogólne PPO-1 lub szczególne PPS-1 zastępuje UPL-1P?
Nie. Do podpisywania deklaracji podatkowych konieczne jest odrębne pełnomocnictwo UPL-1 (dla e-deklaracji) lub UPL-1P (dla deklaracji papierowych). Pełnomocnictwo ogólne czy PPS-1 nie jest wystarczające.
Czy UPL-1P upoważnia także do wysyłki deklaracji elektronicznych?
Nie. UPL-1P dotyczy wyłącznie deklaracji składanych w formie papierowej. Do podpisywania deklaracji elektronicznych niezbędny jest formularz UPL-1.
Czy ta sama osoba może być pełnomocnikiem w UPL-1 i UPL-1P?
Tak. Ta sama osoba może podpisywać zarówno deklaracje elektroniczne, jak i papierowe, ale musi mieć udzielone dwa pełnomocnictwa: UPL-1 oraz UPL-1P.
Czy UPL-1P trzeba składać do każdego urzędu osobno?
Co do zasady UPL-1P składa się do organu właściwego w sprawach podatku, którego dotyczy deklaracja. Jeśli podatnik składa deklaracje do kilku różnych organów (np. różne urzędy, różne podatki), może być konieczne złożenie kilku pełnomocnictw – w zależności od zakresu pełnomocnictwa oraz właściwości organów.
Czy trzeba składać nowe UPL-1P co roku?
Nie. Jeśli pełnomocnictwo nie zostało ograniczone czasowo, pozostaje ważne do momentu jego odwołania lub zmiany. Nowy druk jest potrzebny tylko w następujących sytuacjach:
- zmiana pełnomocnika,
- zmiana zakresu pełnomocnictwa,
- chęć ograniczenia lub przedłużenia okresu obowiązywania (jeśli pierwotnie był określony).
Jak odwołać lub zmienić pełnomocnictwo UPL-1P?
Odwołanie lub zmianę pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji papierowych zgłasza się na druku OPL-1P. W przypadku e-deklaracji używa się formularza OPL-1.
Co jeśli pełnomocnik podpisze deklarację papierową bez złożonego UPL-1P?
Podpisanie deklaracji przez osobę, która nie ma skutecznie złożonego pełnomocnictwa UPL-1P, może zostać uznane za podpis złożony przez osobę nieuprawnioną. Skutki praktyczne mogą być następujące:
- urząd wezwie do usunięcia braków formalnych,
- organ zażąda złożenia pełnomocnictwa,
- w skrajnych przypadkach deklaracja może zostać uznana za niezłożoną prawidłowo – z konsekwencjami dla terminów i sankcji.
Czy można złożyć UPL-1P w trakcie kontroli podatkowej lub czynności sprawdzających?
Tak. Pełnomocnictwo można złożyć także w trakcie toczących się czynności – ważne, aby organ został o nim poinformowany i aby pełnomocnictwo zostało skutecznie zarejestrowane przed działaniami wymagającymi udziału pełnomocnika (np. podpisaniem korekty deklaracji).
9. Gdzie pobrać aktualny formularz UPL-1P?
Aktualne wzory pełnomocnictw, w tym UPL-1P – pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanych w formie papierowej, są dostępne na oficjalnym portalu Ministerstwa Finansów. Pliki obejmują wersje do druku oraz (zazwyczaj) interaktywne PDF.
Formularz pobierzesz ze strony: „Formularze pełnomocnictw” na podatki.gov.pl –
https://www.podatki.gov.pl/pelnomocnictwa/formularze-pelnomocnictwa/
10. Praktyczne wskazówki dla biur rachunkowych i przedsiębiorców
Stosuj poniższe zalecenia, aby uniknąć problemów formalnych:
- upewnij się, że dla każdego klienta, którego deklaracje papierowe podpisujesz, złożono aktualny UPL-1P (a dla e-deklaracji – UPL-1),
- przy zmianie księgowej lub biura rachunkowego niezwłocznie odwołaj dotychczasowe pełnomocnictwo (OPL-1P/OPL-1) i ustanów nowe na formularzu UPL-1P/UPL-1,
- przechowuj kopie pełnomocnictw i potwierdzeń ich złożenia (UPO/UPP, pieczęć wpływu) w dokumentacji – to ułatwia wykazanie umocowania,
- przy zmianach organizacyjnych (np. zmiana zarządu, przejęcie, przekształcenie) sprawdź, czy nie trzeba zaktualizować pełnomocnictw, w tym UPL-1P i UPL-1.
Dbałość o kompletność pełnomocnictw i potwierdzeń złożenia minimalizuje ryzyko zakwestionowania podpisu pod deklaracją.
