Od 1 kwietnia 2026 r. Orlen wprowadził nowy sposób wystawiania faktur za paliwo dla klientów biznesowych z polskim NIP. Zamiast papierowych wydruków przedsiębiorcy otrzymują potwierdzenie transakcji z kodem QR, który daje dostęp do faktury wyłącznie w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).
Schemat funkcjonowania nowego systemu
Po zakupie paliwa na firmę na stacji Orlenu kierowca dostaje potwierdzenie z kodem QR. Na jego podstawie można pobrać i zweryfikować fakturę ustrukturyzowaną w KSeF.
Oznacza to, że nie ma możliwości wydruku faktury bezpośrednio na miejscu w punkcie sprzedaży.
Okres przejściowy – od 1 lutego do 31 marca 2026 r.
Od 1 lutego 2026 r. Orlen S.A. był zobowiązany do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w KSeF, ale do 31 marca 2026 r. stosował wyjątek przewidziany w przepisach: równolegle udostępniał klientom wydruk z drukarki fiskalnej oraz wizualizację faktury na stacji.
Kto podlega nowym zasadom?
Zmiany dotyczą wyłącznie przedsiębiorców posiadających polski NIP dokonujących zakupów na stacjach Orlenu.
Klienci indywidualni (osoby fizyczne nieprowadzące działalności) nadal otrzymują papierowe faktury z kodem QR umożliwiającym pobranie wizualizacji z KSeF.
Podmioty zagraniczne również otrzymują papierowe faktury z kodem QR.
Kluczowe daty i zasady
Poniższa tabela porządkuje najważniejsze terminy i ich konsekwencje:
| Okres | Zasada na stacji | Dotyczy |
|---|---|---|
| 1 lutego–31 marca 2026 r. | Faktury w KSeF; dodatkowo możliwy wydruk fiskalny i/lub wizualizacja na stacji | Wszyscy nabywcy zgodnie z zasadami przejściowymi Orlenu |
| od 1 kwietnia 2026 r. | Brak wydruku na miejscu; dostęp do faktury wyłącznie przez KSeF na podstawie kodu QR | Przedsiębiorcy z polskim NIP |
| do 1 stycznia 2027 r. | Zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur w KSeF | Mali podatnicy ze sprzedażą do 10 tys. zł brutto miesięcznie |
Praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorców
Wszystkie faktury za paliwo kupione przez firmę trafiają bezpośrednio do KSeF i tam powinny być odczytywane przez księgowość. Wydruki z kasy fiskalnej nie są widoczne w KSeF.
Aby proces przebiegał sprawnie, warto uporządkować wewnętrzne działania i uprawnienia w organizacji:
- Uprawnienia w KSeF – nadaj odpowiednie role osobom z księgowości i/lub dostawcy usług księgowych, by mogli pobierać i weryfikować faktury;
- Integracja systemów – skonfiguruj import dokumentów z KSeF do systemu finansowo‑księgowego (ERP), aby automatyzować obieg i księgowanie;
- Procedura obiegu dokumentów – opisz, kto i kiedy pobiera fakturę z KSeF, jak ją weryfikuje oraz jak przekazuje do akceptacji kosztów;
- Szkolenie kierowców/pracowników – poinstruuj, że kluczowe jest zachowanie potwierdzenia z kodem QR i poprawne podanie NIP przy transakcji;
- Archiwizacja i kontrola – ustal częstotliwość pobierania, miejsca przechowywania wizualizacji oraz sposób monitorowania kompletności faktur.
Przechowywanie i dostęp do dokumentów
Dla firm z wieloma punktami poboru lub oddziałami faktury w KSeF są widoczne z poziomu nabywcy, co ułatwia scentralizowane zarządzanie dokumentami. Dotyczy to także jednostek samorządu terytorialnego i innych podmiotów będących nabywcami paliwa.
Wyjątek dla małych podatników
Podatnicy, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 tys. zł brutto, są zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur w KSeF do 1 stycznia 2027 r.
