Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0) od 2026 roku, przedsiębiorcy i biura rachunkowe muszą dostosować swoje procesy do nowych realiów cyfrowego fakturowania. DGCS System, w pełni zintegrowany z KSeF, oferuje gotowe narzędzia do konfiguracji, wysyłania, pobierania i księgowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, minimalizując obciążenia administracyjne i zapewniając zgodność z przepisami.
Czym jest KSeF i dlaczego DGCS jest kluczowym wsparciem?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w jednolitym formacie XML, która porządkuje i automatyzuje obieg dokumentów.
Od 2026 roku KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców – każda faktura musi trafić do systemu w dniu wystawienia.
DGCS System wyróżnia się pełną integracją z KSeF 2.0, dostępną w cenie abonamentu, bez dodatkowych kosztów. Obejmuje to moduły księgowe, fakturowanie i magazyn oraz dedykowane portale, m.in. DGCS Portal KSeF, które automatyzują procesy dla biur rachunkowych i firm. Użytkownicy zyskują automatyczną synchronizację faktur, ochronę przed duplikatami i szybsze księgowanie.
Konfiguracja DGCS System do pracy z KSeF 2.0
Pierwszym krokiem jest konfiguracja programu DGCS System, obejmująca nadawanie uprawnień, generowanie tokenów lub użycie certyfikatów kwalifikowanych oraz połączenie z serwerem KSeF. W parametrach pracy można wskazać serwer testowy lub produkcyjny i włączyć automatyczne logowanie przy starcie aplikacji.
Kluczowe opcje konfiguracji:
- Nadawanie uprawnień w KSeF – biura rachunkowe konfigurują dostęp do faktur klientów bez pełnomocnictw, pracownik loguje się i widzi dokumenty wszystkich klientów przypisanych do biura;
- Generowanie tokenów i certyfikatów – jednorazowa konfiguracja z użyciem tokenu (ważnego do unieważnienia) lub certyfikatu kwalifikowanego zapewnia bezpieczne połączenie;
- Ustawienia w DGCS Portal KSeF – dostępne z poziomu: ustawienia → KSeF (kółko zębate) lub moduł fakturowanie → ustawienia księgowe → KSeF.
Po konfiguracji program automatycznie pobiera faktury z KSeF w czasie rzeczywistym, z filtrami po klientach i oznaczeniem dokumentów jako sprzedażowych lub zakupowych.
Wysyłanie e-faktur z DGCS System
Wystawianie faktur w DGCS jest proste i zautomatyzowane. Po zapisaniu dokumentu w module Fakturowanie i Magazyn program generuje plik XML zgodny ze standardami KSeF i wysyła go do systemu zgodnie z wybranymi regułami.
Automatyzacja wysyłki:
- Opcja „Przygotuj dokumenty do KSeF po zapisie” – automatycznie oznacza dokument do przekazania do KSeF po jego wystawieniu (ustawienie „Automatycznie po wystawieniu dokumentu”);
- Opcja „Wysyłaj e-faktury po zapisie” – natychmiastowa wysyłka dokumentu na serwer KSeF;
- Integracja z MójKsięgowy24.pl – wymiana numeru KSeF przy pobieraniu i wysyłaniu dokumentów.
Dla biur rachunkowych: zaznacz w uprawnieniach opcję wystawiania faktur w imieniu klienta (obok przeglądania i pobierania). Dokumenty mogą trafiać do KSeF zbiorczo lub pojedynczo, a struktura XML jest automatycznie weryfikowana przez program.
Pobieranie i księgowanie faktur z KSeF
DGCS System umożliwia bezpośrednie pobieranie faktur kontrahentów do modułów księgowych i ich sprawne zaksięgowanie. Proces obejmuje:
- Automatyczne pobieranie – faktury synchronizowane w czasie rzeczywistym przez DGCS Portal KSeF, z wykrywaniem i blokadą duplikatów;
- Opisywanie i weryfikacja – przedsiębiorca uzupełnia opisy w portalu (zastępując notatki na odwrocie), biuro zatwierdza, odrzuca lub dodaje komentarz;
- Księgowanie – po akceptacji dokumenty otrzymują właściwe cechy (np. KPiR od 2026 r.) i są księgowane w DGCS, z możliwością wpisania numeru KSeF;
- Obsługa ulg – automaty przepisują numer KSeF z dokumentów źródłowych przy uldze za złe długi.
W module Duże Biuro DGCS System dodano bezpośrednie księgowanie z KSeF oraz usprawniono parametry dla plików zewnętrznych (domyślnie odznaczone „Sprawdzaj też po nazwie”).
Poniższa tabela porównuje zakres funkcji w aplikacjach DGCS:
| Funkcja | DGCS System | DGCS Portal KSeF |
|---|---|---|
| Pobieranie faktur | Automatyczne z modułów księgowych | Czas rzeczywisty, filtry po klientach |
| Wysyłka e-faktur | Po zapisie dokumentu | Zbiorczo lub pojedynczo |
| Księgowanie | Bezpośrednie z numerem KSeF | Po zatwierdzeniu przez biuro |
| Bezpieczeństwo | Token/certyfikat | Brak pełnomocnictw, archiwizacja |
DGCS Portal KSeF – narzędzie dla biur rachunkowych
DGCS Portal KSeF to platforma wspomagająca, integrująca KSeF z programami księgowymi – nie zastępuje systemu finansowo‑księgowego, lecz uporządkowuje obieg dokumentów i komunikację między przedsiębiorcą a biurem.
Najważniejsze korzyści pracy w portalu to:
- Automatyzacja obiegu – faktury w jednym miejscu, edycja opisów przez przedsiębiorcę, szybkie zatwierdzanie przez księgowego;
- Narzędzia – filtrowanie, akceptacja/odrzucenie, komentarze, archiwizacja (opcjonalne usuwanie po zakończeniu współpracy);
- Zalety – oszczędność czasu, mniej korekt, zgodność z przepisami, rozwiązanie skalowalne dla dużych biur i małych firm.
W MójKsięgowy24.pl ustawienia wprowadza się analogicznie – z pełną synchronizacją numerów KSeF.
Korzyści z integracji DGCS z KSeF
Poniżej zebraliśmy kluczowe przewagi, które odczujesz od pierwszego dnia pracy:
- Zgodność i bezpieczeństwo – pełna obsługa nowych przepisów (w tym KPiR od 2026 r.), ograniczenie ryzyka błędów i kar;
- Efektywność – krótszy czas przetwarzania faktur i eliminacja ręcznego importu;
- Elastyczność – dla przedsiębiorców: samodzielna edycja opisów; dla biur: masowe zarządzanie dokumentami i klientami;
- Brak dodatkowych kosztów – pełna integracja w abonamencie DGCS System.
Podsumowanie praktycznych wskazówek wdrożeniowych
Aby sprawnie wdrożyć DGCS z KSeF, wykonaj kolejno:
- Zaktualizuj program do wersji obsługującej KSeF 2.0.
- Skonfiguruj połączenie (token lub certyfikat kwalifikowany).
- Włącz automatyzacje wysyłki i pobierania dokumentów.
- Przetestuj działanie na serwerze testowym KSeF.
- Przeszkol zespół i klientów z obsługi DGCS Portal KSeF.
