Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowa platforma Ministerstwa Finansów, która etapami obejmie wszystkich przedsiębiorców wystawiających faktury w Polsce.
Od 1 lutego 2026 roku rozpocznie się faza obligatoryjna, co zrewolucjonizuje proces fakturowania dzięki eliminacji papieru i automatyzacji wymiany e-faktur ustrukturyzowanych.
Systemy Streamsoft – w tym popularne moduły Ewa (Faktury i Magazyn) oraz Ala (Księga Podatkowa) – są przygotowane na te zmiany i oferują intuicyjną obsługę importu, eksportu oraz komunikacji z KSeF za pośrednictwem narzędzi takich jak Streamsoft Firmino i bufor importu.
Czym jest KSeF i dlaczego staje się obowiązkowy?
KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, udostępniania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w formacie XML. Ujednolica procesy fakturowania, ułatwia kontrolę podatkową i ogranicza błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych.
Do komunikacji z systemem wymagane są tokeny lub certyfikaty z modułu certyfikatów i uprawnień MF. Tokeny mają być dostępne do końca 2026 roku, co umożliwia bezpieczną autoryzację integracji.
Od 1 lutego 2026 roku KSeF wejdzie w etap obligatoryjny – najpierw dla dużych podmiotów, a następnie dla wszystkich podatników VAT, co oznacza elektroniczną transmisję faktur sprzedaży i zakupu. Streamsoft PRO/Prestiż, Ewa i Ala zapewniają automatyczną wysyłkę, pobieranie UPO oraz wygodne zarządzanie statusami dokumentów.
Integracja Streamsoft PRO/Prestiż z KSeF – automatyzacja na najwyższym poziomie
Systemy Streamsoft PRO i Streamsoft Prestiż obsługują pełny cykl e-faktur: od konfiguracji komunikacji, przez eksport do KSeF, po import dokumentów zakupu. Po włączeniu obsługi KSeF i wyborze środowiska (testowego lub produkcyjnego) autoryzacja odbywa się za pomocą tokenów i system jest gotowy do pracy.
Kluczowe funkcje to:
- eksport e-faktur sprzedaży – możliwość natychmiastowej wysyłki po wystawieniu faktury lub grupowej na koniec dnia, z pobieraniem statusów i UPO dla każdej sesji;
- import faktur zakupu – dokumenty z KSeF trafiają do bufora importu, skąd można je łatwo zarejestrować, z historią bufora dla prostego śledzenia;
- automatyzacja – filtry statusów pozwalają na wyświetlanie i ponowną wysyłkę niewysłanych dokumentów, co minimalizuje błędy.
Konfiguracja i obsługa są proste – demonstracje wideo pokazują autoryzację oraz weryfikację statusów krok po kroku.
Streamsoft PCBiznes (Ewa i Ala) – dedykowane rozwiązania dla małych firm i biur rachunkowych
Dla użytkowników Streamsoft PCBiznes, w tym modułów Ewa (faktury VAT, magazyn, JPK) oraz Ala (KPiR, ryczałt, księgowość podatkowa), obsługa KSeF jest intuicyjna i bezpłatna, zintegrowana przez platformę Streamsoft Firmino. Wersje 2026 tych programów są w pełni kompatybilne z KSeF, oferując wieczyste licencje z obsługą JPK i e-faktur.
Proces dla klientów biur rachunkowych w Ali i Ewie
Zasada działania opiera się na współpracy z Streamsoft Firmino – darmowym narzędziem online dla klientów (do 3 faktur za 0 zł, z aplikacją mobilną):
- Klient zakłada konto w Firmino i pobiera dokumenty zakupowe/kosztowe z KSeF.
- Nadaje status „OK” lub „Pomiń”, dodaje opis i zatwierdza cały miesiąc.
- Program biura (Ala lub Ewa) automatycznie pobiera dokumenty, statusy, opisy i daty zatwierdzenia do bufora, skąd trafiają do księgowości.
- W razie poprawek klient loguje się ponownie do Firmino.
- Dla dokumentów „do wyjaśnienia” system wysyła automatyczne maile z numerami KSeF i notatkami.
W module Ewa dostępne są dodatkowe udogodnienia:
- import plików *.polec – przekazanie poleceń księgowania z opisami i numerami KSeF do Ali;
- powiązanie z kartotekami magazynowymi – automatyczna aktualizacja stanów przy rejestracji faktur zakupu z KSeF;
- opis i historia bufora – możliwość dodania krótkiego opisu do dokumentu oraz wgląd w pełną historię bufora.
Ala umożliwia bezpośrednie pobieranie dokumentów sprzedaży i zakupu po jednorazowej konfiguracji integracji.
Poniżej zestawienie kluczowych funkcji modułów Ewa i Ala w kontekście KSeF:
| Funkcja | Ewa (faktury i magazyn) | Ala (księga podatkowa) |
|---|---|---|
| Import z KSeF | Do bufora z aktualizacją kartotek | Do bufora z statusami i opisami z Firmino |
| Eksport do KSeF | Natychmiastowy lub grupowy, z UPO | Przez Firmino i automatyczne maile do klientów |
| Integracja z Firmino | Tak, dla klientów | Tak, pełne pobieranie statusów |
| Dodatkowe | Pliki *.polec do Ali | Obsługa JPK, ryczałt |
Konfiguracja krok po kroku – od tokenów do pełnej automatyzacji
Aby uruchomić integrację KSeF w Streamsoft i przejść do pracy w trybie automatycznym, wykonaj następujące kroki:
- Autoryzacja – wygeneruj tokeny w module Ministerstwa Finansów i zaimportuj je do Streamsoft (dostępność tokenów do końca 2026);
- Konfiguracja w systemie – włącz obsługę KSeF, wybierz środowisko (testowe lub produkcyjne) i przetestuj połączenie;
- Dla biur rachunkowych – skonfiguruj Firmino dla klientów i powiąż integrację z modułami Ewa/Ala;
- Testowanie – użyj środowiska testowego do weryfikacji importu i eksportu dokumentów.
Szczegółowe instrukcje (PDF i wideo) skracają czas wdrożenia i minimalizują ryzyko błędów.
Korzyści dla przedsiębiorców i biur rachunkowych
Integracja Streamsoft z KSeF realnie oszczędza czas: automatyzacja redukuje ręczne wpisywanie, bufor importu przyspiesza księgowanie, a Firmino angażuje klientów w weryfikację dokumentów.
Biura korzystają z automatycznych powiadomień mailowych, a algorytmy w module Ewa aktualizują stany magazynowe bez dodatkowej pracy.
Poniżej szybkie podsumowanie kluczowych profitów:
- mniej błędów dzięki jednolitemu formatowi i walidacjom,
- krótszy czas księgowania dzięki buforowi i automatycznym statusom,
- pełna ścieżka audytu: UPO, historia bufora, statusy z KSeF,
- niższe koszty operacyjne i gotowość na obowiązki regulacyjne.
Streamsoft gwarantuje zgodność z KSeF 2.0, intuicyjną obsługę i wsparcie wdrożeniowe. Wdrażając te systemy, przedsiębiorcy minimalizują ryzyko kar i zyskują realną efektywność w księgowości.
