Krajowy System e-Faktur (KSeF) zmienia sposób, w jaki polskie firmy wymieniają dokumenty finansowe. Streamsoft Firmino to program do wystawiania faktur, który integruje się bezpośrednio z tym systemem, umożliwiając płynne przejście na nowe przepisy bez komplikacji.
Firmino automatyzuje wysyłkę i odbiór e-faktur, ogranicza ręczne czynności oraz zapewnia bieżący podgląd statusów dokumentów.
Czym jest integracja KSeF w Firmino?
Integracja z KSeF w Streamsoft Firmino to bezpośrednia obsługa e-faktur ustrukturyzowanych zgodnie z wymaganiami Ministerstwa Finansów. System umożliwia wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF, odbieranie faktur zakupowych i kosztowych oraz monitorowanie statusu dokumentów w czasie rzeczywistym.
Nie zmienia się Twój codzienny sposób pracy – wystawiasz faktury tak jak dotychczas, a zmienia się jedynie sposób ich wysyłki: zamiast „Wyślij e-mailem” wybierasz „Wyślij do KSeF”.
Główne funkcjonalności
W ramach integracji KSeF w Firmino otrzymujesz kluczowe narzędzia usprawniające codzienną pracę:
- wysyłanie faktur sprzedażowych do KSeF – każdy dokument jest automatycznie konwertowany do wymaganego formatu ustrukturyzowanego;
- masowe wysyłanie faktur – możliwość jednoczesnego przesyłania wielu dokumentów, np. pod koniec dnia roboczego;
- wystawianie w trybie offline – gdy KSeF jest czasowo niedostępny, możesz wystawić dokumenty i wysłać je najpóźniej następnego dnia roboczego;
- podgląd statusów dokumentów – bieżące śledzenie przetwarzania faktury po stronie KSeF;
- odbieranie faktur zakupowych i kosztowych – automatyczny import dokumentów z KSeF jednym kliknięciem;
- urzędowe poświadczenia odbioru (UPO) – obsługa i pobieranie UPO dla dokumentów wysłanych do KSeF;
- wizualizacja faktur – podgląd struktury XML oraz czytelnej wizualizacji dokumentu.
Krok po kroku – wysyłanie faktury do KSeF
Proces wysyłania faktury sprzedażowej do Krajowego Systemu e-Faktur przebiega sprawnie i wymaga kilku prostych kroków:
- Wystaw fakturę sprzedażową w systemie Firmino.
- Przejdź do okna zatwierdzania dokumentu.
- Wybierz opcję „Wyślij do KSeF”.
- Potwierdź wysyłkę – dokument zostanie przesłany do KSeF.
- Obserwuj status przetwarzania faktury zwracany przez KSeF.
Po wysłaniu dokument automatycznie otrzymuje numer KSeF przydzielony przez system.
Masowe wysyłanie – wydajność pracy
Jeśli wystawiasz wiele faktur dziennie, skorzystasz z funkcji masowej wysyłki dokumentów. W kilka sekund prześlesz całą partię e-faktur do KSeF.
System wspiera także bufor faktur, który pozwala zbierać dokumenty i wysyłać je zbiorczo, w dogodnym momencie.
Automatyczny import kosztów z KSeF
Firmino automatycznie importuje faktury zakupowe i kosztowe z KSeF – bez ręcznego pobierania i przepisywania danych. Wszystkie dokumenty wyświetlają się w jednym miejscu.
Zachowujesz pełną kontrolę nad księgowaniem – sam decydujesz, które pozycje trafią do ewidencji.
Bezpieczeństwo i autoryzacja
Integracja z KSeF w Firmino wspiera dwie metody uwierzytelniania: token – umożliwia bezpieczną komunikację systemu z KSeF; certyfikat kwalifikowany – alternatywna metoda autoryzacji.
Token generujesz w Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU) KSeF za pomocą Profilu Zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego.
Integracja z systemami księgowymi
Firmino współpracuje z innymi programami księgowymi Streamsoft, usprawniając wymianę danych:
- Ala – Księga Podatkowa – import faktur kosztowych i zakupowych z bufora KSeF;
- Streamsoft Prestiż – automatyczne księgowanie dokumentów;
- Streamsoft PRO – pełna synchronizacja e-faktur.
Biurom rachunkowym ułatwia to pobieranie opisanych faktur kosztowych bezpośrednio z konta klienta i ich szybkie zaksięgowanie.
Obsługa dokumentów kosztowych
W module księgowości online dostępny jest import faktur kosztowych i zakupowych z KSeF, a także opisywanie dokumentów dla lepszej organizacji i kontroli.
Funkcjonalność dokumentów cyklicznych umożliwia automatyczną wysyłkę e-faktur do KSeF w wybranych odstępach czasu, według zdefiniowanego wzoru.
Pozostałe rodzaje faktur
Firmino obsługuje KSeF dla szerokiego katalogu dokumentów finansowych:
- Faktura VAT – standardowy dokument potwierdzający sprzedaż towarów lub usług;
- Faktura marża – rozliczenie na zasadzie marży, m.in. dla biur podróży czy towarów używanych;
- Faktura pro forma – oferta/wezwanie do zapłaty, niewchodząca do ewidencji księgowej;
- Faktura korygująca (korekta) – dokumentująca zmiany w uprzednio wystawionej fakturze;
- Dokument sprzedaży wewnątrzwspólnotowej – rozliczenie transakcji w ramach UE;
- Faktura eksportowa – rozliczenie dostaw poza UE;
- Faktura walutowa – wystawiana w walucie obcej z automatycznym przeliczeniem kursów;
- Faktura zaliczkowa – potwierdzająca otrzymanie zaliczki przed finalną sprzedażą.
Powiadomienia i monitoring
System wysyła powiadomienia o istotnych działaniach związanych z fakturami w KSeF, dzięki czemu zawsze wiesz, co dzieje się z dokumentami. Bieżące statusy eliminują potrzebę ręcznego sprawdzania KSeF.
Model bezpłatny
Obsługa KSeF w Firmino dostępna jest za 0 zł. Dla małych firm program oferuje bezpłatnie do trzech faktur miesięcznie, a integracja z KSeF nie generuje dodatkowych kosztów.
Interfejs przyjazny dla użytkownika
Streamsoft Firmino wyróżnia się intuicyjnym interfejsem i obsługą „w 3 klikach”. Dostępna jest także aplikacja mobilna, aby wygodnie pracować z fakturami poza biurem.
Autouzupełnianie danych kontrahenta po NIP skraca czas pracy i ogranicza ryzyko błędów.
Dodatkowe możliwości
Program oferuje również rozbudowane narzędzia przydatne w codziennej sprzedaży:
- baza produktów i usług – centralne zarządzanie katalogiem;
- lista kontrahentów – szybki dostęp do danych odbiorców;
- statusy płatności za faktury – śledzenie dokumentów opłaconych i zaległych;
- nowoczesne szablony – estetyczna i czytelna wizualizacja dokumentów;
- integracja z PayU – płatności natychmiastowe (BLIK, szybki przelew, karta płatnicza).
Gdy odbiorca skorzysta z przycisku zapłaty na fakturze, system automatycznie oznaczy dokument jako opłacony po potwierdzeniu transakcji.
