Fakturownia jest w pełni zintegrowana z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) 2.0, a integracja jest bezpłatna dla wszystkich użytkowników – niezależnie od abonamentu. Połączysz konto przez proste uwierzytelnienie automatyczne lub manualne, aby automatycznie wysyłać faktury sprzedażowe i pobierać faktury zakupowe.
W erze obligatoryjnego KSeF od 2026 roku przedsiębiorcy potrzebują narzędzi, które automatyzują procesy i nadążają za zmianami przepisów. Fakturownia nie tylko spełnia wymogi Ministerstwa Finansów, ale też na bieżąco dostosowuje się do nowych wytycznych. Poniżej znajdziesz potwierdzenie integracji z KSeF, instrukcję połączenia krok po kroku oraz praktyczne ustawienia, tryby pracy i wskazówki, jak uniknąć pułapek.
Dlaczego integracja Fakturownia + KSeF to must-have dla księgowych i przedsiębiorców?
KSeF to centralny system MF do obiegu elektronicznych faktur XML, obowiązkowy dla większości firm od lutego 2026 roku (z okresem przejściowym do 2027). Fakturownia zapewnia bezpłatną integrację z KSeF, obejmując automatyczne przesyłanie faktur sprzedażowych, pobieranie faktur kosztowych (wkrótce w pełni automatyczne), podgląd statusów, numerów KSeF i UPO.
Najważniejsze korzyści integracji:
- darmowa dla wszystkich planów – bez ukrytych opłat;
- automatyczna adaptacja – do zmian w wytycznych MF;
- integracje z e-commerce – już dostosowane do API KSeF (np. faktury cykliczne wysyłane automatycznie);
- testowanie w wersji demo – od grudnia 2025, bez skutków podatkowych.
Fakturownia obsługuje środowisko demo (do ćwiczeń) i produkcyjne – z pełną funkcjonalnością: wysyłka, odbiór, statusy oraz e-maile do klientów z numerem KSeF.
Czy Fakturownia jest zintegrowana z KSeF? – potwierdzenie i szczegóły techniczne
Tak – integracja w wersji produkcyjnej KSeF 2.0 jest dostępna i aktywna od 2026 roku. Obejmuje następujące możliwości:
- automatyczne generowanie certyfikatów w KSeF przez Fakturownię (uwierzytelnienie automatyczne),
- wgrywanie certyfikatów z KSeF (tryb manualny dla zaawansowanych),
- tryby pracy: automatyczny, ręczny i hybrydowy (w okresie 01.02.2026–01.01.2027).
Integracja działa poprzez API, z pełnym wsparciem dla dokumentów kwalifikujących się do KSeF. Integracje zewnętrzne (np. sklepy online) mogą wymagać dostosowania do dokumentacji API Fakturowni.
Najważniejsze elementy integracji podsumowuje tabela:
| Aspekt integracji | Szczegóły | Dostępność |
|---|---|---|
| Wysyłka sprzedażowa | Automatyczna po „Zapisz”, ręczna lub hybrydowa | Tak, dla firm PL (zagraniczne ręcznie) |
| Pobieranie faktur zakupowych | Automatyczne (wkrótce), ręczne lub hybrydowe | Tak |
| Certyfikaty | Generowane automatycznie lub wgrywane manualnie | Profil Zaufany, kwalifikowany podpis/pieczęć |
| Koszt | Bezpłatny | Dla wszystkich |
| Demo | Pełna symulacja wysyłki/odbioru | Od grudnia 2025 |
Jak połączyć Fakturownia z KSeF? – instrukcja krok po kroku
Krok 1 – logowanie i dostęp do ustawień
Zaloguj się do Fakturowni na konto firmy, którą chcesz zintegrować. Przejdź do Ustawienia > Integracje i dodatki, znajdź KSeF 2.0 i kliknij „Połącz” lub „Autoryzuj”.
Krok 2 – wybór metody uwierzytelnienia
Automatyczne (zalecane dla większości) – Fakturownia generuje certyfikaty w KSeF. Podpisz plik autoryzacyjny (Profil Zaufany, kwalifikowany podpis lub pieczęć), wgraj go (np. authorization_1234567890.xml) i kliknij Wyślij. System w tle przeprowadzi całą procedurę.
Manualne (zaawansowane) – wygeneruj w KSeF certyfikaty uwierzytelniający i offline, pobierz je i wgraj do Fakturowni.
Autoryzacja zakończona pomyślnie!
Wskazówka: zacznij od wersji demo, aby bezpiecznie przećwiczyć proces i uniknąć błędów w produkcji.
Krok 3 – konfiguracja trybów wysyłki i pobierania
Po autoryzacji osobno ustawiasz wysyłkę faktur sprzedażowych i pobieranie faktur zakupowych.
Opcje trybów (hybrydowy dostępny 01.02.2026–01.01.2027):
- Automatyczny – faktura po „Zapisz” trafia do KSeF (dla firm PL); obsługuje integracje e-commerce i cykliczne; dokumenty zagraniczne/osób prywatnych obsługujesz ręcznie (obowiązkowo po weryfikacji dla zagranicznych, dobrowolnie dla prywatnych);
- Ręczny – na fakturze dostępne są przyciski Zapisz (lokalnie) lub Zapisz i wyślij do KSeF (z aktualizacją statusu i numeru);
- Hybrydowy – rekomendowany w okresie przejściowym, łączy automat i ręczną kontrolę dla elastyczności.
Fakturownia rekomenduje tryb hybrydowy na start.
Ustawienia szczegółowe pobierania
Aby przyspieszyć księgowanie, włącz automatyczne zaciąganie faktur kosztowych do zakładki Wydatki (z UPO, numerem KSeF i plikiem XML). Gdy potrzebujesz pełnej kontroli, korzystaj z pobierania ręcznego na żądanie.
Krok 4 – statusy, numery KSeF i wysyłka do klienta
Po wysłaniu system aktualizuje dokument i jego metadane:
- faktura otrzymuje numer KSeF i status (np. „wysłana”, „zweryfikowana”),
- do klienta trafia automatyczny e-mail z numerem KSeF,
- przy dokumencie dostępne są dane UPO i plik XML.
Ważne ograniczenia: automatyczna wysyłka dotyczy wyłącznie dokumentów dla firm z Polski. Dokumenty muszą spełniać wymogi KSeF (np. kompletność danych i poprawność formalna).
Tryb automatyczny vs. ręczny vs. hybrydowy – który wybrać?
Poniżej szybkie porównanie trybów, aby ułatwić podjęcie decyzji:
| Tryb | Zalety | Wady | Dla kogo? |
|---|---|---|---|
| Automatyczny | Zero dodatkowych kliknięć, pełna zgodność z integracjami e-commerce | Tylko firmy PL; dokumenty zagraniczne obsługujesz ręcznie | Firmy z dużą liczbą faktur PL |
| Ręczny | Pełna kontrola nad każdą fakturą | Czasochłonny | Małe firmy, eksport |
| Hybrydowy | Elastyczność w okresie przejściowym | Tymczasowy (do 2027) | Uniwersalny wybór na start |
Najczęstsze problemy i rozwiązania
Oto najczęstsze problemy i sprawdzone sposoby ich rozwiązania:
- Błąd autoryzacji – sprawdź poprawność podpisu; w praktyce najlepiej sprawdza się Profil Zaufany;
- Dokumenty zagraniczne – zawsze obsługuj ręcznie po weryfikacji danych;
- Integracje zewnętrzne – upewnij się, że rozwiązanie jest dostosowane do API Fakturowni;
- Testy – korzystaj z wersji demo do bezpiecznej symulacji procesów.
