Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralna platforma Ministerstwa Finansów i obowiązkowy system przesyłania faktur dla przedsiębiorstw. Integracja wFirma z KSeF upraszcza wystawianie i zarządzanie dokumentami, eliminując konieczność logowania się bezpośrednio do Aplikacji Podatnika.
Warunki wstępne – co należy przygotować?
Pierwszym krokiem jest sporządzenie i przekazanie formularza ZAW-FA do KSeF. Następnie w Aplikacji Podatnika należy aktywować uprawnienia do faktur dla Twojej firmy.
Poniżej znajdziesz dwa najważniejsze uprawnienia wraz z ich znaczeniem:
| Uprawnienie | Zakres i zastosowanie |
|---|---|
| Wystawianie faktur | umożliwia wysyłanie faktur w formacie XML przez system KSeF; |
| Przeglądanie faktur | pozwala importować dokumenty zakupu oraz sprzedaży z KSeF. |
Konfiguracji uprawnień mogą dokonywać wyłącznie użytkownicy z rolą: administrator, szef biura rachunkowego lub przedsiębiorca.
Konfiguracja integracji KSeF w systemie wFirma
Krok 1 – dostęp do ustawień integracji
Aby włączyć wysyłkę faktur do KSeF, przejdź do PRZYCHODY » KSeF I INTEGRACJE, a następnie wybierz KONFIGURACJA INTEGRACJI.
Krok 2 – wybór rodzaju faktur do wysyłki
W sekcji Konfiguracja zaznacz, które faktury mają być wysyłane do KSeF. Wysyłaj faktury sprzedaży dla firm B2B – włącz tę opcję, jeśli fakturujesz przedsiębiorców.
Wysyłaj faktury sprzedaży dla konsumentów B2C – włącz, jeśli wystawiasz faktury dla osób fizycznych (PESEL lub status „Brak”).
W dowolnym momencie możesz wstrzymać wysyłkę konkretnego typu, przechodząc do PRZYCHODY » KSeF » KONFIGURACJA INTEGRACJI i odznaczając odpowiednią opcję.
Krok 3 – konfiguracja zaawansowana
Dodaj stałe informacje o firmie, które będą automatycznie uzupełniać strukturę XML przesyłaną do KSeF: PRZYCHODY » KSeF » KONFIGURACJA INTEGRACJI » ZAAWANSOWANE.
Krok 4 – nadawanie uprawnień użytkownikom
Aby przyznać uprawnienia do KSeF pracownikom, przejdź do PRZYCHODY » KSeF I INTEGRACJE » KONFIGURACJA INTEGRACJI » NADAWANIE UPRAWNIEŃ.
Wystawianie i wysyłka faktur do KSeF
Automatyczna wysyłka przy zapisaniu faktury
Po prawidłowej konfiguracji każda wystawiona faktura jest wysyłana automatycznie po jej zapisaniu. Proces nie wymaga dodatkowych działań.
Opcja „Zapisz i wyślij do KSeF”
Dla większej kontroli użyj przycisku ZAPISZ I WYŚLIJ DO KSeF, aby natychmiast przekazać dokument do systemu podczas tworzenia.
Wersje robocze faktur
Możesz wystawiać wersje robocze faktur sprzedaży. Wersja robocza nie jest wysyłana do KSeF – dokument stanie się pełnoprawny dopiero po zatwierdzeniu w opcji ROZLICZ » ZATWIERDŹ FAKTURĘ.
Wersję roboczą może zatwierdzić także kontrahent, jeśli wyślesz mu dedykowany link w wiadomości e‑mail.
Jakie dokumenty można wysyłać?
Poniżej znajdziesz rodzaje dokumentów obsługiwanych przez wFirma w wysyłce do KSeF:
- faktury VAT,
- faktury bez VAT,
- korekty faktur,
- faktury VAT marża,
- faktury zaliczkowe i końcowe.
Ważna uwaga o dacie wystawienia
Data wystawienia faktury powinna być zawsze bieżąca. Domyślnie ustawiana jest na dzień uzyskania statusu 100 oraz nadania numeru dokumentu w KSeF.
Śledzenie statusu wysyłki
Kody statusów
Po wysłaniu faktury do KSeF możesz monitorować jej status bezpośrednio w wFirma. Ikona przy numerze dokumentu wskazuje etap przetwarzania. Oto znaczenie najważniejszych kodów:
| Kod | Znaczenie |
|---|---|
| 100 | poprawna wysyłka i przyjęcie faktury przez KSeF; |
| 200 | poprawne przetworzenie i akceptacja dokumentu przez KSeF. |
Numer dokumentu KSeF
Faktura zostaje oficjalnie zarejestrowana dopiero po nadaniu jej unikalnego numeru KSeF. Numer pojawi się w kolumnie NUMER DOKUMENTU KSEF na liście faktur (dodaj tę kolumnę do widoku).
Historia wysyłki
Szczegółową historię wysyłki znajdziesz w szczegółach faktury – kliknij numer dokumentu w zakładce KSeF.
Oficjalne potwierdzenie odbioru (UPO)
Po pomyślnym przetworzeniu w KSeF możesz pobrać urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO), które stanowi dowód poprawnej rejestracji dokumentu.
Automatyczne wysyłanie faktur e‑mailem
Jeśli korzystasz z automatycznej wysyłki faktur do kontrahentów e‑mailem, dokumenty zostaną wysłane po ich przetworzeniu w KSeF. Kontrahent otrzyma ostateczną, zatwierdzoną wersję faktury.
Księgowanie faktur
Księgowanie następuje po wysłaniu faktury do KSeF i jej poprawnym zarejestrowaniu. Potwierdzeniem jest numer widoczny w kolumnie NUMER DOKUMENTU KSEF.
