Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) całkowicie eliminuje noty korygujące z obrotu fakturami ustrukturyzowanymi. Wszystkie poprawki – także drobne formalne – muszą być realizowane wyłącznie przez faktury korygujące wystawiane przez sprzedawcę w KSeF. Noty obciążeniowe nie będą wystawiane w KSeF, ponieważ nie są fakturami w rozumieniu ustawy o VAT.
Wprowadzenie do zmian w KSeF
Krajowy System e-Faktur to centralna platforma Ministerstwa Finansów, która od 1 lutego 2026 r. staje się obowiązkowa dla wszystkich podatników VAT w Polsce. Faktury ustrukturyzowane otrzymują unikalny numer identyfikujący w KSeF, co usprawnia weryfikację, ale jednocześnie narzuca ścisłe zasady korygowania dokumentów.
Zmiany wynikają z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT (w brzmieniu od 1 lutego 2026 r.), który nakłada obowiązek wystawiania faktur wyłącznie przy użyciu KSeF. Dokumenty pozasystemowe mogą funkcjonować w ograniczonym zakresie, ale nie zastępują faktur zarejestrowanych w systemie i nie integrują się z KSeF.
Noty korygujące w KSeF – całkowite odejście w przeszłość
Noty korygujące jako samodzielny dokument przestają istnieć w obrocie fakturami ustrukturyzowanymi. System nie przewiduje ich wystawiania – każda korekta, także formalna, wymaga faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę w KSeF.
Co dokładnie się zmienia?
Dotychczas nabywca mógł prostować drobne błędy formalne (np. literówki w nazwie, adresie czy NIP) notą korygującą, o ile nie wpływały one na podstawę opodatkowania ani kwotę VAT. Po 1 lutego 2026 r. nabywca nie może już samodzielnie wystawić noty korygującej – zgłasza błąd sprzedawcy, a ten wystawia fakturę korygującą w KSeF.
Zmiany merytoryczne (wartość, stawka VAT, podstawa opodatkowania) nadal wymagają faktury korygującej – to bez zmian. Nowością jest objęcie tym obowiązkiem również poprawek formalnych. Faktura korygująca w KSeF musi wskazywać numer identyfikujący korygowaną fakturę, zapewniając pełną identyfikowalność dokumentów.
Przykłady praktyczne
Poniższa tabela pokazuje, jak zmienia się sposób postępowania w typowych sytuacjach korekt:
| Sytuacja | Dotychczas (przed KSeF) | Po 1 lutego 2026 r. w KSeF |
|---|---|---|
| Błąd w nazwie nabywcy (literówka) | Nabywca wystawia notę korygującą | Nabywca zgłasza sprzedawcy; sprzedawca wystawia fakturę korygującą w KSeF |
| Błędny NIP | Nota korygująca lub faktura korygująca | Faktura korygująca do zera oraz nowa faktura prawidłowa |
| Zmiana stawki VAT | Tylko faktura korygująca przez sprzedawcę | Faktura korygująca w KSeF |
Noty korygujące poza KSeF mogą być używane wyłącznie przy dokumentach pozasystemowych; nie mają jednak mocy wobec faktur z KSeF i nie są w nim rejestrowane.
Noty obciążeniowe w KSeF – brak obowiązku i miejsca w systemie
Noty obciążeniowe (księgowe) pozostają poza KSeF i nie podlegają obowiązkowi e-fakturowania. To dowody księgowe używane m.in. przy refakturowaniu kosztów (np. opłat za media czy prowizji bankowych), które nie stanowią faktur w rozumieniu ustawy o VAT.
Kluczowe powody wykluczenia
Najważniejsze przyczyny pozostawienia not obciążeniowych poza KSeF to:
- Status dokumentu – zgodnie z interpretacją Dyrektora KIS z 29 maja 2025 r. (nr 0114-KDIP1-3.4012.383.2025.1.AMA) noty obciążeniowe są dowodami księgowymi na gruncie ustawy o rachunkowości, a nie przepisów VAT;
- Zakres KSeF – KSeF obejmuje wyłącznie faktury ustrukturyzowane dotyczące czynności opodatkowanych VAT; jeśli czynność nie podlega VAT, nie wystawia się e-faktury;
- Brak procedury w systemie – przepisy wprowadzające obowiązkowy KSeF nie przewidują mechanizmu obsługi not księgowych, więc pozostają one poza systemem.
Różnice między notami korygującymi a obciążeniowymi
Porównanie w skrócie:
| Typ noty | Cel | Status w KSeF od 2026 r. |
|---|---|---|
| Korygująca | Poprawa błędów na fakturze | Znikają w KSeF; zastępują je faktury korygujące |
| Obciążeniowa | Refakturowanie kosztów | Pozostaje poza KSeF, brak obowiązku e-fakturowania |
W praktyce przedsiębiorcy mogą nadal wystawiać noty obciążeniowe tradycyjnie (papierowo lub PDF), jednak nie zintegrują się one z KSeF, co może komplikować rozliczenia pomiędzy stronami.
Jak przygotować się do zmian?
Przedsiębiorcy powinni już teraz dostosować oprogramowanie i procedury księgowe do KSeF, aby uniknąć przestojów i błędów po 1 lutego 2026 r.:
- Szkolenia dla zespołów – przeszkol pracowników z obsługi KSeF, zgłaszania błędów i ścieżki wystawiania faktur korygujących;
- Integracja z KSeF – wybierz system ERP/fakturowy z pełną integracją (np. Atom ERP), generujący automatycznie faktury korygujące z numerem KSeF;
- Zmiana kontraktów – wprowadź do umów klauzule o szybkim zgłaszaniu błędów i terminach na korekty po stronie sprzedawcy;
- Testy pilotażowe – korzystaj z fakultatywnego KSeF (dostępnego od lipca 2024 r.), aby przećwiczyć procesy i integracje;
- Monitoring interpretacji – śledź na bieżąco stanowiska KIS i resortu finansów, bo praktyka może się zmieniać.
Dla not obciążeniowych rozważ w wybranych przypadkach wystawianie bezpośrednich faktur sprzedaży, aby uniknąć dublowania dokumentów i uprościć rozliczenia.
