Krajowy System e-Faktur (KSeF) od 2026 roku wprowadza rewolucję w raportowaniu VAT poprzez Jednolity Plik Kontrolny (JPK_VAT).
Obowiązkowe oznaczenia KSeF – NrKSeF, OFF, BFK i DI – muszą być stosowane w ewidencji sprzedaży i zakupów od rozliczenia za luty 2026 r. Zmiany wymagają aktualizacji systemów księgowych i precyzyjnego oznaczania faktur, aby uniknąć wezwań do korekty i kar.
W tym artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak stosować oznaczenia KSeF w JPK, kiedy używać poszczególnych kodów, jakie są konsekwencje błędów oraz jakie praktyki wdrożeniowe warto przyjąć. Bazujemy na oficjalnych wytycznych Ministerstwa Finansów i projektach rozporządzeń.
Czym są oznaczenia KSeF i dlaczego stają się obowiązkowe?
Oznaczenia KSeF to kody identyfikujące status faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, dodane do struktury JPK_VAT z deklaracją. Kluczowym polem jest NrKSeF, czyli unikalny numer nadawany automatycznie przez system KSeF.
Od 1 lutego 2026 r. NrKSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT, niezależnie od wielkości firmy czy daty przystąpienia do KSeF. Jeżeli na dzień złożenia JPK numeru jeszcze nie ma, należy użyć jednego z kodów zastępczych: OFF, BFK lub DI, a następnie złożyć korektę po nadaniu numeru.
Cel zmian to zwiększenie spójności ewidencji VAT z KSeF, ułatwienie kontroli skarbowych i automatyzacja weryfikacji faktur. Zmiany obejmują ewidencję sprzedaży i zakupów – również u małych firm i podmiotów zagranicznych.
Szczegółowe warunki stosowania oznaczeń KSeF
Oznaczenia wprowadza się w części ewidencyjnej JPK_V7M lub JPK_V7K w polach dedykowanych dla sprzedaży i zakupów. Systemy księgowe (np. Streamsoft Firmino, Symfonia) mogą automatycznie sugerować właściwy kod na podstawie statusu dokumentu.
1. NrKSeF – podstawowe oznaczenie dla faktur w KSeF
Stosuj to oznaczenie w następujących sytuacjach:
- warunki stosowania – wypełnia się, gdy faktura została wystawiona w KSeF i na dzień złożenia JPK_VAT posiada nadany numer identyfikujący;
- gdzie stosować – w ewidencji sprzedaży i zakupów; dla zakupów również wtedy, gdy dostawca wystawił fakturę w KSeF, a nabywca ją otrzymał elektronicznie;
- przykład – faktura z 15 lutego 2026 r. wystawiona w KSeF, numer nadany tego samego dnia – w JPK za luty wpisujemy NrKSeF = „KSeF123456789”.
Podanie NrKSeF dotyczy wszystkich trybów wystawiania faktur (w tym offline, w czasie awarii lub niedostępności systemu), o ile numer został nadany przed wysłaniem JPK.
2. OFF – tryb awaryjny lub offline
Wykorzystaj ten kod, gdy wystawienie lub odbiór faktury w KSeF jest tymczasowo niemożliwe:
- warunki stosowania – dla faktur wystawionych poza KSeF z powodu awarii systemu, niedostępności KSeF lub w trybie offline, jeśli na dzień JPK nie ma jeszcze numeru KSeF;
- procedura – po nadaniu numeru KSeF należy złożyć korektę JPK i zastąpić OFF numerem w polu NrKSeF;
- przykład – awaria KSeF 20 lutego: faktura offline z oznaczeniem OFF; po synchronizacji z KSeF – korekta ewidencji z NrKSeF.
3. BFK – faktury spoza KSeF
Zastosuj BFK dla dokumentów, które nie trafią do rejestru KSeF:
- warunki stosowania – dla dokumentów niezarejestrowanych w KSeF (np. faktury papierowe, od podmiotów nieobowiązkowych do KSeF, faktury VAT RR);
- gdzie stosować – zwykle sugerowane automatycznie przez systemy przy imporcie dokumentów „spoza KSeF”;
- przykład – faktura od rolnika ryczałtowego – oznaczenie BFK, bez możliwości nadania NrKSeF.
4. DI – pozostałe przychody i dokumenty wewnętrzne
Warunki stosowania – DI stosuje się dla dokumentów niebędących fakturami w rozumieniu KSeF (np. WEW, FP, inne dowody wewnętrzne).
Przykład – paragon z NIP kwalifikowany do ujęcia w ewidencji: oznaczenie DI.
Poniżej znajdziesz syntetyczne zestawienie czterech oznaczeń i zasad ich użycia:
| Oznaczenie | Warunki stosowania | Ewidencja sprzedaży | Ewidencja zakupów | Korekta po NrKSeF? |
|---|---|---|---|---|
| NrKSeF | Faktura w KSeF z numerem na dzień JPK | Tak | Tak | Nie |
| OFF | Awaria/offline bez numeru | Tak | Tak | Tak |
| BFK | Dokumenty poza KSeF (papier, VAT RR) | Tak | Tak | Nie |
| DI | Inne (WEW, FP) | Tak | Tak | Nie |
Jak oznaczenia KSeF wpływają na ewidencję sprzedaży i zakupów?
Ewidencja sprzedaży
Najważniejsze zasady dla sprzedaży są następujące:
- faktury w KSeF – NrKSeF jest obowiązkowy; systemy zwykle uzupełniają go automatycznie po wysyłce do KSeF;
- tryby zastępcze – w razie awarii użyj OFF; po nadaniu numeru KSeF złóż korektę JPK;
- zmiany w JPK – nowe pole NrKSeF w strukturze XML JPK_VAT pozwala na jednoznaczną identyfikację dokumentu.
Ewidencja zakupów
Faktury od dostawców wystawione w KSeF należy wykazywać z NrKSeF, o ile numer został nadany na dzień składania JPK. Dotyczy to wszystkich podatników, także tych, którzy sami nie wystawiają faktur w KSeF.
Jeżeli numeru jeszcze nie ma, stosuje się OFF/BFK/DI zgodnie z charakterem dokumentu, a po jego nadaniu należy złożyć korektę.
Wymagane dane uzupełniające – NIP dostawcy (z kodem kraju), nazwa, data wystawienia i data otrzymania faktury, zgodnie z § 11 ust. 4a rozporządzenia.
Praktyczne wskazówki – jak wdrożyć oznaczenia w systemie księgowym?
Aby sprawnie wdrożyć nowe kody w JPK, postępuj według poniższych kroków:
- Aktualizacja oprogramowania – od lutego 2026 r. upewnij się, że system jest zintegrowany z KSeF (np. Streamsoft Firmino: Ustawienia > Integracje > KSeF; Symfonia – funkcje zbiorczego oznaczania);
- Automatyzacja – korzystaj z podpowiedzi kodów w module księgowania dokumentu i w razie potrzeby je edytuj;
- Zbiorcze operacje – dla starszych dokumentów używaj funkcji masowego uzupełniania oznaczeń w JPK_V7;
- Testy – przed pierwszym obowiązkowym JPK wykonaj próbę na danych za styczeń 2026 r., aby sprawdzić zgodność;
- Dokumentacja – prowadź krótkie uzasadnienia zastosowanych kodów, co ułatwi ewentualną kontrolę.
Błędy do uniknięcia
Pominięcie NrKSeF może skutkować wezwaniem do korekty i karą z art. 109 ust. 3h ustawy o VAT (do 10% kwoty podatku). Brak korekty po użyciu OFF narusza spójność ewidencji i zwiększa ryzyko sankcji.
Konsekwencje braku zgodności i harmonogram wdrożenia
Projekt nie przewiduje odrębnej sankcji za brak oznaczenia, ale braki będą skutkować wezwaniem do korekty JPK, a w konsekwencji mogą generować kary. Organy porównają ewidencje z rejestrem KSeF.
Harmonogram – od 1 lutego 2026 r. składamy pierwsze JPK z obowiązkowymi oznaczeniami (za luty). Przygotowanie techniczne i szkolenia warto rozpocząć już w 2025 r.
