Krajowy System e-Faktur (KSeF) wzbudza mieszane uczucia wśród polskich firm. Przedsiębiorcy widzą wyraźne korzyści z cyfryzacji, ale praktyka wdrożeń obnażyła luki, które spowalniają codzienną pracę.
Gotowość firm do wdrożenia – wyniki są zachęcające
77% ankietowanych przedsiębiorców deklaruje wysoki stopień gotowości do korzystania z KSeF. Jedynie 11% ocenia przygotowanie jako niewielkie, a 2% jako bardzo niewielkie. Tylko 1% firm w ogóle nie rozpoczęło przygotowań.
Warto jednak odnotować, że niemal 10% badanych nie potrafiło ocenić poziomu przygotowania swojej organizacji, co sugeruje braki informacyjne w części firm.
Korzyści, które przekonują przedsiębiorców
Wśród największych benefitów przedsiębiorcy najczęściej wskazują:
- Brak konieczności przechowywania papierowych faktur – 24% wskazań;
- Większa automatyzacja procesów – 24% wskazań;
- Stały dostęp do faktur – 22% wskazań.
Poza wynikami ankiety przedsiębiorcy doceniają także jednolitość systemu – wszyscy podatnicy korzystają z tego samego mechanizmu do wystawiania i przechowywania e‑faktur. To rozwiązanie zwalnia firmy z obowiązku gromadzenia i archiwizacji dokumentów.
Poza ankietą przedsiębiorcy często podkreślają też dodatkowe atuty KSeF:
- poprawa płynności wymiany dokumentów między przedsiębiorcami,
- brak konieczności przygotowywania duplikatów faktur,
- brak obowiązku przesyłania plików JPK FA na żądanie organów podatkowych.
Główne obawy i problemy – system ma swoje słabości
Mimo ogólnego entuzjazmu, badania Grant Thornton pokazują najczęstsze problemy zgłaszane przez firmy:
- Brak powiadomień o nowych fakturach – 24% wskazań;
- Brak podglądu faktury przed jej wystawieniem – 20% wskazań;
- Problemy ze stabilnością systemu – 18% wskazań, w tym przeciążenia i sporadyczne awarie.
Respondenci wskazują też na inne trudności operacyjne:
- niewystarczające wsparcie techniczne,
- obawy dotyczące bezpieczeństwa danych,
- ograniczenie rodzaju dostępnych faktur,
- problematyczne formy logowania, choć ten problem wskazywało znacznie mniej respondentów.
Jedna z księgowych z Krakowa zwróciła uwagę na szczególnie uciążliwy brak: oznaczenia, czy dana faktura została już przejrzana lub pobrana. Jej zdaniem taki filtr znacząco usprawniłby pracę księgowych i przedsiębiorców.
Wyzwania techniczne i organizacyjne
Wdrożenie KSeF wymagało od firm konkretnych działań, które często okazywały się wymagające:
- Przygotowanie procedur wewnętrznych – 14% wskazań;
- Dostępność programistów – 13% wskazań;
- Inne problemy techniczne – 10% wskazań;
- Brak szczegółowej wiedzy na temat KSeF – 10% wskazań.
System wymaga od firm integracji KSeF z systemami księgowymi, przeszkolenia personelu oraz uzyskania uwierzytelnienia do wystawiania e‑faktur – to realne koszty i czas po stronie przedsiębiorców.
Głos księgowych – odpowiedzialność głównie po stronie przedsiębiorców
Księgowi wskazują na trudności w obsłudze sytuacji nietypowych, w tym szczególnie przy rozliczaniu zagranicznych faktur (33% wskazań).
Wśród największych obaw dominują: niewystarczające przygotowanie klientów do korzystania z KSeF (28,2% księgowych) oraz niejasne przepisy i interpretacje podatkowe (27,7%).
Odpowiedzialność za wdrożenie i funkcjonowanie KSeF spoczywa przede wszystkim na właścicielach firm. Upoważnienia w KSeF nadaje wyłącznie przedsiębiorca – księgowy nie może zrobić tego samodzielnie, a certyfikaty stanowią dane wrażliwe i nie powinny być udostępniane.
Stowarzyszenia branżowe akcentują nieuzasadnione oczekiwania, że to audytorzy przejmą pełną odpowiedzialność za wdrożenie systemu – w praktyce KSeF jest „przede wszystkim sprawą przedsiębiorców”.
Stabilność systemu – problem, który się ujawnił
Już pierwszy roboczy dzień obowiązywania KSeF przyniósł trudności ze stabilnością, także po stronie zintegrowanego Profilu Zaufanego. Incydenty te uwypukliły brak niezawodności systemu w okresach szczytowych obciążeń.
