W Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) nie jest możliwe wystawienie faktury z datą wsteczną. System automatycznie przypisuje datę wystawienia jako dzień przesłania dokumentu do KSeF, co eliminuje praktykę antydatowania faktur.
Zmiana zasad od 2026 roku
Dotychczasowe przepisy były bardziej elastyczne – fakturę VAT można było wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po sprzedaży, co dawało przedsiębiorcom pole do przesuwania dat.
Nowy system wprowadza jednoznaczną zasadę: za datę wystawienia faktury uznaje się dzień jej faktycznego przesłania do KSeF. Oznacza to koniec możliwości antydatowania i konieczność lepszej organizacji pracy nad dokumentami.
Dwie kluczowe daty na fakturze w KSeF
W KSeF na fakturze funkcjonują dwie różne daty – każda pełni inną funkcję i musi odpowiadać rzeczywistym zdarzeniom gospodarczym:
| Pole na fakturze | Co oznacza |
|---|---|
| Data sprzedaży (lub wykonania usługi) | rzeczywisty dzień dostawy towaru lub wykonania usługi; może być wcześniejsza niż data wystawienia i musi odzwierciedlać faktyczny moment sprzedaży |
| Data wystawienia | dzień, w którym faktura została wysłana do KSeF; system przypisuje ją automatycznie w momencie rejestracji dokumentu |
Praktyczny przykład
Usługę wykonano 30 stycznia, a fakturę wysłano do KSeF 5 lutego. Na dokumencie pojawią się zatem dwie daty, zgodne z rzeczywistością: data sprzedaży – 30 stycznia oraz data wystawienia – 5 lutego. To rozwiązanie pozwala udokumentować transakcję z przeszłości bez możliwości manipulowania datą wystawienia.
Antydatowanie – co mówi prawo?
Antydatowanie faktur jest zakazane. Dokument można wystawić po ustawowym terminie, ale data wystawienia musi odzwierciedlać dzień faktycznego wysłania do KSeF. Zmiana tej daty grozi naruszeniem ciągłości numeracji i odpowiedzialnością skarbową.
Przed wysłaniem do KSeF można edytować fakturę, jednak po przekazaniu do systemu data wystawienia staje się niezmienna i odpowiada dniu transmisji.
Konsekwencje opóźnionego wystawienia faktury
Jeśli przekroczysz dopuszczalny termin (np. po 15. dniu następnego miesiąca), faktura zostanie przyjęta, ale z aktualną datą systemową. Może to skutkować:
- rozbieżnością dat wykrywalną przez system i zwiększonym ryzykiem kontroli skarbowej,
- zaburzeniem ciągłości numeracji faktur,
- koniecznością korekty JPK_V7, deklaracji VAT lub zaliczek na podatek dochodowy.
Termin wystawienia faktury w KSeF
Zasada ogólna pozostaje bez zmian: fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonania usługi. Wyjątki dotyczą m.in. usług budowlanych, dla których przewidziano dłuższe terminy.
Jeśli zależy Ci, aby data wystawienia nie była późniejsza niż ostatni dzień miesiąca, dopilnuj wysyłki faktury do KSeF w tym właśnie terminie.
Możliwość wystawienia faktury w terminie
Istnieje wąskie okno techniczne: jeżeli wyślesz fakturę do KSeF z nieznacznym opóźnieniem, ale przed wysyłką ustawisz na niej datę wystawienia mieszczącą się w terminie, system może zaakceptować ją jako zgodną z terminem. Przykład: 16 czerwca 2026 r. podatnik wysyła do KSeF fakturę z datą wystawienia 15 czerwca 2026 r. – zostanie uznana za wystawioną w terminie.
Zasada ta nie działa w drugą stronę – jeśli data wystawienia na fakturze będzie późniejsza niż data rzeczywistego przesłania, to datą wystawienia będzie data wysyłki do KSeF.
Tryb offline w KSeF 2.0
W trybie offline (KSeF 2.0) datą wystawienia jest data wskazana przez podatnika w odpowiednim polu, ale status i weryfikacja następują po przekazaniu dokumentu do systemu. Nie można w ten sposób nadać daty wstecz sprzecznej z zasadami obsługi trybu offline.
