Wykonanie raportu dobowego z kasy fiskalnej stanowi fundamentalny element prawidłowego rozliczenia działalności gospodarczej w Polsce. Jego brak lub nieregularne sporządzanie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. W niniejszym opracowaniu szczegółowo omówiono procedury postępowania w przypadku pominięcia tego obowiązku, z uwzględnieniem aktualnych regulacji prawnych, technicznych aspektów funkcjonowania różnych typów kas oraz praktycznych rekomendacji dla przedsiębiorców.
1. Podstawy prawne obowiązku sporządzania raportów dobowych
Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r., podatnik zobowiązany jest do wystawienia raportu dobowego po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, najpóźniej przed rozpoczęciem pierwszej transakcji w dniu następnym. Dokument ten pełni funkcję raportu zerującego, co oznacza, że po jego wygenerowaniu kasa resetuje liczniki obrotów i rozpoczyna rejestrację nowej doby sprzedaży.
Kluczowe różnice w obowiązkach wynikają z typu posiadanej kasy:
- Kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii – Wymagają fizycznego wydruku raportu.
- Kasy online – Dopuszczają wystawienie raportu wyłącznie w formie elektronicznej, bez konieczności druku.
Naruszenie tych przepisów podlega sankcjom z Kodeksu karnego skarbowego, w tym karze grzywny do 240 stawek dziennych.
2. Procedura naprawcza w przypadku braku raportu dobowego
2.1 Natychmiastowe działania przedsiębiorcy
Gdy przedsiębiorca zorientuje się, że nie wykonał raportu dobowego, obowiązany jest wygenerować go niezwłocznie, nawet jeśli nastąpiło to po terminie. W zależności od typu kasy:
- Kasy tradycyjne – Należy wydrukować raport przed rozpoczęciem sprzedaży kolejnego dnia. Na dokumencie widnieć będzie data dnia jego wystawienia, lecz należy go zaksięgować w okresie odpowiadającym rzeczywistej sprzedaży.
- Kasy online – Raport generuje się elektronicznie poprzez funkcję „Zakończenie dnia” w menu urządzenia. Dane automatycznie trafiają do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).
Przykład:
Sprzedaż z 10 maja (500 zł) nie została rozliczona raportem. 11 maja przed otwarciem sklepu przedsiębiorca drukuje raport z datą 11.05, lecz w ewidencji wykazuje kwotę 500 zł jako przychód za maj. Tego samego dnia po zakończeniu sprzedaży (600 zł) generuje kolejny raport, który obejmuje wyłącznie transakcje z 11.05.
2.2 Konsekwencje kumulacji obrotów
Brak raportu dobowego powoduje sumowanie obrotów w pamięci kasy. W przypadku wielokrotnych zaniedbań organy skarbowe mogą uznać to za nierzetelne prowadzenie ewidencji, co stanowi podstawę do nałożenia kary. Dla przykładu:
- Jednorazowe opóźnienie – Uznawane za błąd proceduralny bez sankcji, pod warunkiem szybkiej korekty.
- Systematyczne naruszenia – Mogą skutkować grzywną lub postępowaniem karno-skarbowym.
3. Specyfika postępowania w zależności od typu kasy fiskalnej
3.1 Kasy tradycyjne (papierowy/elektroniczny zapis kopii)
- Wymóg druku – Obowiązkowy po każdej dobie sprzedaży. Brak wydruku uniemożliwia prawidłową kontrolę dokumentacji.
- Procedura awaryjna – Jeśli drukarka ulegnie awarii, należy niezwłocznie zgłosić ten fakt do serwisu i wdrożyć ręczne ewidencjonowanie sprzedaży do czasu naprawy.
3.2 Kasy online podłączone do CRK
- Automatyzacja przesyłu danych – Raporty dobowe przekazywane są do CRK co 2 godziny, eliminując ryzyko ich utraty.
- Elastyczność druku – Wydruk papierowy wymagany jest tylko na żądanie klienta lub organu kontrolnego. Wykonanie raportu w systemie (bez druku) spełnia wymogi prawne.
Przedsiębiorcy korzystający z kas online powinni regularnie weryfikować stan połączenia internetowego, aby uniknąć przerw w transmisji danych.
4. Aspekty rozliczeniowe i księgowe
4.1 Zakres informacji w raporcie dobowym
Każdy raport powinien zawierać:
- Łączną wartość sprzedaży z podziałem na stawki VAT.
- Liczbę wystawionych i anulowanych paragonów.
- Unikalny numer identyfikacyjny kasy.
4.2 Księgowanie „spóźnionych” raportów
Mimo daty widniejącej na dokumencie, przychód należy przypisywać do miesiąca, w którym faktycznie odbyła się sprzedaż. Przykład:
Raport z 1 kwietnia dotyczący sprzedaży z 31 marca uwzględnia się w rozliczeniu za marzec.
W systemach księgowych (np. wFirma.pl) zaleca się stosowanie oznaczenia „RO” (rozliczenie ogólne) dla transakcji kasy fiskalnej.
5. Prewencja i najlepsze praktyki
5.1 Automatyzacja procesów
- Harmonogramy czasowe – Ustawienie przypomnień w systemie kasowym o konieczności wykonania raportu.
- Integracja z oprogramowaniem księgowym – Automatyczne przesłanie danych do programu księgowego po zamknięciu dnia.
5.2 Szkolenia personelu
Regularne instruktaże pracowników dotyczące:
- Procedury zamykania dnia.
- Obsługi funkcji awaryjnych kas.
5.3 Kopie zapasowe dokumentacji
Przechowywanie wydruków raportów przez okres 5 lat, zgodnie z art. 74 § 1 Ordynacji podatkowej.
6. Analiza przypadków nadzwyczajnych
6.1 Przejście między miesiącami
Gdy brak raportu dobowego występuje w ostatnim dniu miesiąca:
- Raport generowany 1 dnia nowego miesiąca przypisuje się do poprzedniego okresu rozliczeniowego.
- Konieczne jest ręczne skorygowanie dat w systemie księgowym.
6.2 Awaria systemu kasowego
W scenariuszu całkowitej niedostępności kasy przedsiębiorca powinien:
- Powiadomić urząd skarbowy o awarii w ciągu 3 dni.
- Przejściowo ewidencjonować sprzedaż na ręcznych paragonach.
- Po naprawie wprowadzić brakujące dane do systemu.
7. Ewolucja regulacji a przyszłość raportów dobowych
Prognozuje się, że wraz z upowszechnieniem kas online zniesiony zostanie obowiązek drukowania raportów dobowych na rzecz wyłącznie elektronicznego przesyłu do CRK. Wprowadzenie sztucznej inteligencji do analizy danych fiskalnych może dodatkowo zautomatyzować proces rozliczeń, redukując ryzyko błędów ludzkich.
8. Podsumowanie i rekomendacje
Zaniedbanie obowiązku wystawienia raportu dobowego wymaga natychmiastowej reakcji, obejmującej:
- Niezwłoczne wygenerowanie zaległego dokumentu.
- Korektę ewidencji księgowej.
- Wdrożenie środków zapobiegawczych (szkolenia, automatyzacja).
Przedsiębiorcom zaleca się korzystanie z kas online, które minimalizują ryzyko błędów proceduralnych poprzez integrację z CRK. W przypadku wątpliwości interpretacyjnych niezbędna jest konsultacja z doradcą podatkowym lub księgowym.
