Opłaty za przejazd autostradą w systemie e-TOLL stanowią istotny element rozliczeń przedsiębiorców korzystających z dróg płatnych. W przeciwieństwie do klasycznych faktur VAT, dokumentacja z systemu e-TOLL podlega specyficznym zasadom księgowania, wymagającym zrozumienia charakteru opłat drogowych i ich wpływu na koszty podatkowe.
Charakter prawny opłat e-TOLL
System e-TOLL funkcjonuje jako mechanizm elektronicznego poboru danin publicznych na podstawie ustawy o finansach publicznych. Opłaty autostradowe nie podlegają ustawie o VAT, co wyklucza możliwość wystawienia faktury VAT. Zamiast tradycyjnej faktury, przedsiębiorcy otrzymują notę obciążeniową lub raport z transakcjami przejazdów, w zależności od rodzaju posiadanego konta (przedpłaconego lub z odroczoną płatnością).
Kluczowe rozróżnienie dotyczy kwalifikacji opłat jako daniny publicznej, co determinuje ich traktowanie w ewidencji księgowej. Zgodnie z art. 22 ust. 5d ustawy o PIT oraz art. 15 ust. 4e ustawy o CIT, opłaty e-TOLL stanowią koszt uzyskania przychodu pod warunkiem bezpośredniego związku z działalnością gospodarczą.
Dokumentacja księgowa dla opłat e-TOLL
1. Nota obciążeniowa
W przypadku kont z odroczoną płatnością, nota obciążeniowa pełni funkcję dokumentu księgowego. Musi zawierać:
- Identyfikator pojazdu (numer rejestracyjny)
- Dane odcinka autostrady (wjazd/zjazd)
- Kwotę opłaty z podziałem na stawki za poszczególne klasy dróg.
Notę należy zaksięgować w kolumnie 13 KPiR („Pozostałe wydatki”) lub na koncie 403 w pełnej księgowości („Podatki i opłaty”). Brak VAT wymusza pominięcie odliczeń podatkowych, co skutkuje uwzględnieniem całej kwoty netto w kosztach.
2. Raport z transakcjami przejazdów
Dla kont przedpłaconych podstawą rozliczenia jest comiesięczny raport zestawiający wykorzystane środki. Dokument ten musi precyzyjnie wskazywać:
- Datę i godzinę przejazdu
- Przebyty odcinek trasy
- Wykorzystaną kwotę z salda.
W odróżnieniu od noty obciążeniowej, raport podlega księgowaniu w momencie generowania, a nie płatności, co wymaga korekt w przypadku przedpłat przekraczających rzeczywiste zużycie.
3. Bilety jednorazowe
Kupno pojedynczego biletu poprzez aplikację e-TOLL PL BILET lub punkty partnerskie wymaga zachowania:
- Paragonu niefiskalnego (dla zakupów na stacjach paliw)
- Pliku PDF (dla transakcji elektronicznych).
Bilet musi zawierać dane techniczne umożliwiające powiązanie przejazdu z działalnością firmy, w tym cel podróży i powiązanie z konkretnym zleceniem.
Ograniczenia w uznawaniu kosztów
1. Limit 75% dla samochodów firmowych
Dla pojazdów wpisanych do ewidencji środków trwałych, koszty opłat autostradowych podlegają limitowi 75% zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT. Przykładowo, opłata 100 zł netto pozwala na zaliczenie 75 zł do kosztów, pod warunkiem prowadzenia pełnej dokumentacji przebiegu pojazdu.
2. Limit 20% dla samochodów prywatnych
Wykorzystanie prywatnego auta w działalności gospodarczej ogranicza odliczenie do 20% rzeczywistych kosztów, w tym opłat e-TOLL. Mechanizm ten wymaga szczegółowego rozliczenia kilometrówki ze wskazaniem proporcji użycia służbowo-prywatnego.
3. Zakaz odliczania kar
Mandaty za brak ważnego biletu autostradowego nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, nawet jeśli przejazd miał charakter służbowy.
Metody kontroli dokumentacyjnej
1. Powiązanie z podróżami służbowymi
Każda opłata autostradowa wymaga udokumentowania poprzez:
- Harmonogram podróży z adresami klientów/dostawców
- Potwierdzenia wizyt (protokoły, e-maile)
- Zapisy z systemów GPS.
2. Weryfikacja zgodności tras
Nadmierna dysproporcja między deklarowanym a rzeczywistym przebiegiem może skutkować zakwestionowaniem kosztów przez organy podatkowe. Rozwiązaniem jest automatyczne generowanie raportów z systemów telematycznych.
3. Archiwizacja danych
Elektroniczne bilety i noty obciążeniowe należy przechowywać w formacie uniemożliwiającym modyfikację przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego.
Kontrowersje interpretacyjne
1. Status paragonu niefiskalnego
Spór dotyczy możliwości uznania paragonu ze stacji paliw za dowód wystarczający do celów podatkowych. Zgodnie z rozporządzeniem MF z 2013 r., paragon musi zawierać:
- Nazwę i adres sprzedawcy
- Szczegółowy opis przedmiotu opłaty
- Datę transakcji.
W praktyce, paragony wystawiane w punktach partnerskich często nie spełniają tych wymogów, co zmusza przedsiębiorców do dodatkowej weryfikacji.
2. Księgowanie opłat w walutach obcych
Transakcje w EUR lub USD wymagają przeliczenia według kursu NBP z dnia powstania obowiązku podatkowego. W przypadku systemu e-TOLL, momentem tym jest data przejazdu, a nie data zakupu biletu.
Strategie optymalizacji kosztów
1. Wybór konta przedpłaconego
Konta przedpłacone oferują średnio 3-5% zniżki na opłaty autostradowe w porównaniu z systemem odroczonych płatności, co pozwala na realną redukcję kosztów przy regularnych przejazdach.
2. Integracja z systemami ERP
Automatyczne importowanie danych z aplikacji e-TOLL do systemów księgowych (np. Comarch ERP, SAP) eliminuje błędy ręcznego wprowadzania i skraca czas rozliczeń.
3. Monitoring ulg podatkowych
Od 2024 r. przedsiębiorcy inwestujący w pojazdy niskoemisyjne mogą odliczyć 30% kosztów opłat autostradowych jako wydatki proekologiczne, pod warunkiem spełnienia norm Euro 6d.
Case study – Błąd w rozliczeniu miesięcznym
Przedsiębiorca prowadzący księgę przychodów i rozchodów zaksięgował 15 not obciążeniowych z systemu e-TOLL na łączną kwotę 2,350 zł w kolumnie 13. W trakcie kontroli skarbowej wykazano, że 7 przejazdów dotyczyło podróży prywatnych pracownika. Skutki:
- Korekta kosztów – 1,120 zł (7 x 160 zł)
- Kara finansowa – 560 zł (50% niezgodnej kwoty)
- Odsetki od zaległości – 89 zł.
Perspektywy zmian legislacyjnych
Projekt ustawy z kwietnia 2025 roku zakłada wprowadzenie obowiązkowej integracji systemu e-TOLL z Centralną Ewidencją Pojazdów (CEP), co umożliwi automatyczne walidowanie kosztów podatkowych. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2026 roku.
Synteza rekomendacji
- Wdrożyć procedurę weryfikacji celu każdego przejazdu przed zaksięgowaniem opłaty.
- Zautomatyzować proces archiwizacji dokumentów elektronicznych z systemu e-TOLL.
- Rozważyć przejście na konta przedpłacone przy częstym korzystaniu z dróg płatnych.
- Szkolić kierowców w zakresie poprawnego rejestrowania danych przejazdowych.
System e-TOLL, pomimo braku faktur VAT, pozostaje w pełni funkcjonalnym narzędziem rozliczeniowym pod warunkiem ścisłego przestrzegania zasad dokumentacyjnych i proporcjonalnego uwzględniania limitów odliczeniowych.
