Odoo a KSeF – konfiguracja ERP

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowy w Polsce system transmisji ustrukturyzowanych e-faktur do organów podatkowych. Integracja KSeF z systemem Odoo umożliwia automatyzację tego procesu bezpośrednio z poziomu oprogramowania ERP, eliminując ręczne przepisywanie danych i znacznie upraszczając obowiązki sprawozdawcze.

W niniejszym przewodniku pokazujemy, jak krok po kroku skonfigurować integrację KSeF w Odoo, aby w pełni zautomatyzować wystawianie i przesyłanie e-faktur.

Historia i dostępność modułu KSeF w Odoo

Integracja KSeF z Odoo była wyczekiwana przez polskich użytkowników systemu. Moduł integracji KSeF został wdrożony do Odoo 30 stycznia 2026 roku i jest dostępny w wersjach Community 18.0 oraz 19.0. Wersja Enterprise wkrótce otrzyma ten moduł w ramach automatycznych aktualizacji serwera.

Dodatkowo dostępny jest dedykowany moduł KSeF2 Integration dla Odoo 18, który oferuje szersze możliwości, w tym automatyczne pobieranie faktur zakupowych i pełną obsługę sesji.

Wymagania systemowe

Zanim przystąpisz do konfiguracji, upewnij się, że Twój system spełnia następujące wymagania:

Krok 1 – przygotowanie certyfikatów i kluczy

Zanim przystąpisz do konfiguracji w Odoo, przygotuj certyfikat oraz klucz prywatny z portalu KSeF:

• zaloguj się na portal podatnika,
• wygeneruj certyfikat o rozszerzeniu .cert,
• pobierz klucz prywatny o rozszerzeniu .key,
• zapamiętaj hasło do klucza (będzie potrzebne podczas konfiguracji).

Krok 2 – konfiguracja danych firmy

Pierwszym krokiem konfiguracji w Odoo jest sprawdzenie i prawidłowe ustawienie numeru NIP:

1. Przejdź do Ustawienia → Firmy → [Twoja firma] → Zaktualizuj informacje.
2. Zlokalizuj pole NIP.
3. Upewnij się, że NIP jest w formacie PLXXXXXXXXXXXXX – jeśli brakuje prefiksu „PL”, konfiguracja KSeF się nie powiedzie.

Krok 3 – konfiguracja klucza prywatnego

W formularzu danych firmy przejdź do ustawień KSeF i dodaj klucz prywatny:

1. Zlokalizuj sekcję konfiguracyjną KSeF (zazwyczaj na dole formularza).
2. Kliknij przycisk „→ klucze”.
3. W otwartym formularzu dodaj plik klucza pobrany z portalu KSeF (plik z rozszerzeniem .key).
4. Wprowadź hasło do klucza ustawione podczas generowania w KSeF.
5. Zapisz konfigurację.

Krok 4 – konfiguracja certyfikatu

Po skonfigurowaniu klucza dodaj certyfikat:

1. Z menu nawigacyjnego wróć do ustawień.
2. Przejdź do sekcji certyfikatów.
3. Wypełnij formularz, ustawiając pole Nazwa oraz dodając plik Certyfikat (rozszerzenie .cert).
4. Zapisz certyfikat.
5. Upewnij się, że certyfikat jest przypisany do właściwej firmy.

Krok 5 – włączenie integracji KSeF

Po skonfigurowaniu klucza i certyfikatu włącz wysyłkę faktur:

1. Otwórz Ustawienia → Fakturowanie (lub Księgowość, zależnie od używanego modułu).
2. Przewiń do sekcji „Polska lokalizacja”.
3. Zaznacz pole wyboru „Zezwól na integrację KSeF”.
4. Wybierz wcześniej skonfigurowany certyfikat.
5. Zapisz ustawienia.

W tym momencie integracja KSeF działa w środowisku testowym, które jest ustawieniem domyślnym.

Środowisko testowe a produkcyjne

Moduł KSeF w Odoo domyślnie pracuje w środowisku testowym, co pozwala bezpiecznie sprawdzić konfigurację bez skutków prawnych.

Ważne! Przed przejściem na produkcję:

Wykonaj poniższe kroki kontrolne:

• przetestuj moduł na zduplikowanej bazie danych,
• weryfikuj całą funkcjonalność w środowisku testowym,
• upewnij się, że faktury są prawidłowo formatowane i wysyłane.

Po zakończeniu testów możesz zmienić środowisko na produkcyjne.

Przejście na środowisko produkcyjne

Aby faktury były wysyłane do rzeczywistego systemu KSeF (z mocą prawną), wykonaj następujące kroki:

1. Włącz tryb deweloperski w Odoo.
2. Przejdź do Ustawienia → Techniczne → Parametry systemu.
3. Wyszukaj parametr: l10n_pl_edi_ksef.mode.
4. Zmień wartość z „test” na „prod”.
5. Zapisz zmianę.

⚠️ Ostrzeżenie: po zmianie środowiska na produkcyjne wszystkie wysyłane faktury będą rejestrowane w KSeF i będą wywoływać skutki prawne.

Konfiguracja dla modułu KSeF2 Integration

Instalacja modułu:

Aby zainstalować moduł, wykonaj następujące kroki:

1. Pobierz moduł.
2. Rozpakuj zawartość.
3. Przenieś katalog do folderu modułów na serwerze Odoo 18.
4. Zmień właściciela katalogów zgodnie z ustawieniami serwera.
5. W Odoo włącz tryb deweloperski.
6. Przejdź do Aplikacje i zaktualizuj listę aplikacji.
7. Usuń filtr „Aplikacje” i wyszukaj frazę „ksef”.
8. Aktywuj moduł.

Ustawienia firmy dla KSeF2:

Przejdź do Ustawienia → Firmy → [Twoja firma] → zakładka KSeF i skonfiguruj pola zgodnie z poniższą tabelą:

Zaawansowane ustawienia:

Moduł KSeF2 oferuje dodatkowe opcje konfiguracji:

Kluczowe funkcjonalności integracji

Po prawidłowej konfiguracji moduł KSeF w Odoo oferuje następujące możliwości:

• Wysyłanie e-faktur – zgodnie ze schematem FA(3);
• Automatyczne pobieranie numerów KSeF – wraz z aktualnymi statusami dokumentów;
• Zamykanie sesji – oraz pobieranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO);
• Automatyczne sprawdzanie statusu – dla każdej wysłanej faktury;
• Pobieranie e-faktur zakupowych – funkcja dostępna w module KSeF2;
• Obsługa całego procesu w Odoo – bez przełączania się między systemami.

Praktyczne korzyści integracji

Implementacja KSeF w Odoo przynosi wymierne korzyści dla firmowego systemu zarządzania:

• Ograniczenie błędów – dzięki eliminacji ręcznego przepisywania danych;
• Przyspieszenie pracy zespołu – poprzez automatyzację kluczowych procesów;
• Pełna kontrola – nad statusem każdej faktury;
• Scentralizowany system – cały proces w jednym oprogramowaniu;
• Brak dodatkowych logowań – do oddzielnych systemów;
• Zgodność z obowiązkami prawnymi – poprzez automatyczne rejestrowanie e-faktur.

Autor

Paweł Radłowski

Księgowy z 4-letnim doświadczeniem, absolwent Finansów i Rachunkowości SGH. Autor 3 ponad 250 artykułów o podatkach, automatyzacji księgowości i e-commerce, publikowanych w mediach elektronicznych i papierowych. Wdrożył 30+ projektów elektronicznego obiegu dokumentów, a jego szkolenia (800 h) pomogły już ponad 70 przedsiębiorcom obniżyć koszty administracji średnio o 18%.